Börja arbeta med Visma Anläggningsregister

Det här dokumentet är en arbetsgång över hur du börjar arbeta i Visma Anläggningsregister. Först presenteras hur du registrerar ditt företag i programmet och sedan hur dialogrutan för tillgångar fungerar. Dokumentet avslutas med hur du lägger in gamla tillgångar i programmet.

Obs! Det är lämpligt att läsa igenom hela dokumentet innan du börjar arbeta i programmet.

Skapa företag

Det första steget är att registrera ditt företag.
När du startar Visma Anläggningsregister får du upp dialogrutan Val av företag, där du ser vilka företag som finns inlagda. Till en början finns enbart Övningsbolaget upplagt.
Du lägger in ditt företag genom att klicka på Nytt.

Här ska du registrera Företagets namn och Organisationsnummer.
Klicka därefter på raden Visa adressuppgifter och skriv in övriga uppgifter om företaget.
Klicka på Fortsätt.

Här väljer du avskrivningsperiod och avskrivningsstart. Det val du gör kommer programmet att ge som förslag när du senare registrerar tillgångar. Uppgifterna styr hur ofta programmet kommer att föreslå planenliga avskrivningar samt när nyinköpta tillgångar ska börja skrivas av.
Du kan också lägga in ett startnummer för nummerserie på anläggningstillgångar. Programmet kommer då att ge ett förslag på tillgångsnummer varje gång du lägger in en ny tillgång.
Välj genom att markera rutan om programmet ska använda resultatenheter och projekt även på balanskonton.
Om du har Markanläggningar klickar du på Visa inställningar för markanläggningar för att markera dina val.

Klicka på Fortsätt.

Här anger du det räkenskapsår som ska vara det första året i programmet.

Du behöver inte lägga upp alla tidigare år. Tillgångar som köpts in tidigare år kan du lägga in i det första räkenskapsåret du lägger upp. Läs mer under rubriken Hur lägger jag in gamla tillgångar i programmet.

Finns det tidigare räkenskapsår i företaget ska de anges i respektive fält.

Klicka på Fortsätt.

Nu ska du välja kontoplan. Välj en av programmets kontoplaner alternativt skapa en egen kontoplan. Har du Visma Administration kan du välja att hämta kontoplanen från företagets bokföring.

Väljer du en av programmets kontoplaner markerar du antingen BAS 96 eller BAS 2006. Du kan senare manuellt komplettera programmets kontoplan med egna konton.
Markerar du alternativet Tom kontoplan skapas företaget utan kontoplan och du får sedan registrera konton själv.
Om du väljer att importera från Visma Administration markerar du först Kontoplan från Visma Administration och sedan klickar du på Importera kontoplan. Här ska du bläddra fram och markera företagskatalogen till företag iVisma Administration. Du får nu upp en lista över alla dina konton i Visma Administration, och vi rekommenderar att du endast markerar de konton du behöver i Visma Anläggningsregister. Läser du in samtliga konton kommer du att få bläddra i hela kontolistan när du arbetar med programmet.

Klicka på Slutför.

Nu kommer du till Snabbguiden. Den går igenom hur du arbetar i programmet.

Klicka på Fortsätt för att komma till nästa steg i guiden eller Stäng för att stänga.

Gruppera tillgångar

Nästa steg är att gruppera dina tillgångar. Anledningen till detta är att du ska kunna ha överblick och för att det ska gå lätt att hitta tillgångarna i programmet. För att ytterligare strukturera kan du skapa undergrupper. Du kan exempelvis skapa huvudgrupper efter var anläggningstillgångarna finns placerade och därefter skapa undergrupper efter typ av anläggningstillgång.

För att skapa första gruppen markerar du katalogen med företagets namn.
Välj Kommando – Grupp – Ny grupp.
Här skriver du in den nya gruppens namn.
Klicka på OK.

Du gör på samma sätt för att skapa nästa grupp.

Obs! Tänk på att den katalog du vill skapa kommer att hamna under den katalog som du har markerad i den vänstra delen av bildskärmen när du väljer Kommando – Grupp – Ny grupp.

Sökvägar

Om du sedan tidigare arbetar med Visma Administration kan du kopiera uppgifter från befintliga register till Visma Anläggningsregister. För att programmet ska kunna hitta dessa uppgifter måste du ange sökväg till företaget i Visma Administration. Om du är osäker på sökvägen kan du starta upp Visma Administration och kontrollera sökvägen i dialogrutan Val av företag.

För att ange sökvägar väljer du Arkiv – Företagsunderhåll – Sökvägar.

Företagsmapp i Visma Administration. Om du har Visma Administration kan du här bläddra dig fram till företagsmappen för det aktuella företaget, och spara sökvägen i detta fält. Från Visma Administration kan du importera leverantörer, konton, projekt och resultatenheter. Klicka på blädderknappen till höger om fältet. Bläddra dig fram till det aktuella företagets mapp.
Överföringsfil till Visma Bokslut. Här anger du var överföringsfilen till Visma Bokslut ska placeras. Klicka på knappen … och bläddra sedan fram mappen och markera den.
SIE-fil periodavskrivning. Här anger du var SIE-filen för periodavskrivning ska placeras. Klicka på knappen … och bläddra sedan fram önskad mapp och öppna den. Döp eventuellt också om filen om du vill att den ska heta något annat än Anl.si.
SIE-fil bokföringsorder. Här anger du var SIE-filen för bokföringsorder ska placeras. Klicka på knappen … och bläddra sedan fram önskad mapp och öppna den. Döp eventuellt också om filen om du vill att den ska heta något annat än Anl.si.

Register

Det är därefter dags att lägga in uppgifter i programmets olika register. (Om du har Visma Administration kan du importera uppgifter från befintliga register.)

Du öppnar respektive register genom att välja Register i huvudmenyn.
I menyn som kommer upp väljer du vilket register du vill arbeta med. Du kan här importera uppgifter från Visma Administration till leverantörsregister, konto, projekt och resultatenheter.
Du startar importen genom att klicka på Importera i respektive registerlista.
Du får nu upp en lista med registeruppgifter från Visma Administration, där du markerar vilka uppgifter du vill kopiera till Visma Anläggningsregister. Vi rekommenderar att gå igenom listan och markera de uppgifter som du behöver i anläggningsregistret. Om du till exempel läser in alla leverantörer som finns i Visma Administration men bara köper in anläggningstillgångar från ett fåtal av dem blir leverantörsregistret svårarbetat i onödan.
För att manuellt registrera uppgifter klickar du på Ny.

Tillgångstyp

När du registrerar tillgångar i programmet krävs uppgift om tillgångstyp. Tillgångstyper används för att du ska kunna gruppera tillgångarna och för att få en enhetlig och korrekt kontering.

Välj Register – Tillgångstyper.

Här hittar du 12 tillgångstyper som följer med programmet:

För att skapa en ny tillgångstyp klickar du på Ny.

Obs! De fält som är markerade med asterisk är obligatoriska.

Börja med att registrera i fälten för Tillgångstyp och Benämning.
I fältet för Avskrivningstyp väljer du ett av de alternativ som finns inlagda i programmet. Du klickar på listpilen till höger om fältet för att få upp en lista över tillgängliga alternativ. Du får en närmare beskrivning av avskrivningstyperna i handboken eller genom att trycka på F1-tangenten i dialogrutan Tillgångstyper. Ditt val av avskrivningstyp styr det förslag på skattemässiga avskrivningar som programmet ger. Det är därför viktigt att du väljer rätt avskrivningstyp. Är du osäker är det bäst att rådgöra med din revisor.
Du väljer därefter på vilka konton som tillgångstypen ska konteras. Du kan antingen välja ett befintligt konto genom att klicka på listpilen eller skapa ett nytt genom att klicka på Ny. Även här är det bästa att kontakta din revisor om du känner dig osäker på vilka konton du ska välja.

Du sparar tillgångstypen genom att klicka på OK.

Arbeta med tillgångar

När du avslutat arbetet med programmets register kan du börja lägga upp de enskilda tillgångarna. Detta kan du göra på två sätt; antingen kan du använda arbetsbilden för tillgångar eller kan du välja en snabbinmatningsfunktion. Det är samma fält som ska registreras för båda alternativen. De fält som är markerade med asterisk är obligatoriska och måste registreras för att tillgången ska sparas.

Flik 1 Värde

Arbetsbilden för tillgångar får du fram genom att välja Arbeta med – Tillgångar – Ny tillgång. I det här dokumentet utgår vi ifrån arbetsbilden för tillgångar.

Om du har lagt in ett värde i fältet Nummerserie tillgångar som du hittar under Arkiv – Företagsunderhåll – Företagsinställningar ger programmet ett förslag på tillgångsnummer.

Får du inget förslag eller om du inte vill acceptera programmets förslag, lägger du själv in numret i fältet Tillgångsnummer. Tillgångsnumret är ett nyckelfält, vilket innebär att programmet använder detta fält för att åtskilja de olika tillgångarna. Du kan därför inte ha samma nummer på flera tillgångar eller ändra tillgångsnumret i efterhand för en tillgång som har börjat skrivas av. Därefter lägger du in en benämning.

Tillgångstyp är ett obligatoriskt fält och genom att klicka på listpilen får du upp en lista på de tillgångstyper som du har registrerat i programmet tidigare, samt de 12 tillgångstyper som följer med programmet.
Därefter anger du numret på den verifikation där inköpet är registrerat, anskaffningsvärde och anskaffningsdatum.
I fälten för Resultatenhet/Projekt kan du välja att fördela på olika resultatenheter och projekt.
I övre högra hörnet på arbetsbilden ser du vilken status din tillgång har. Den kan vara:

Ny tillgång	Tillgång som du håller på att lägga upp
Ej aktiverad	Tillgång som ej är avskriven ännu.
Aktiv	Tillgång som har ett redovisat värde och skrivs av.
Aktiv, helt avskriven	Tillgångar som fortfarande används i verksamheten men är helt avskrivna. Inkluderar även ej avskrivningsbara tillgångar och korttidsinventarier.
Såld (datum)
Utrangerad (datum)

I Avskrivningsstart ger programmet förslag beroende på vilket alternativ du har valt under Arkiv – Företagsunderhåll – Företagsinställningar. Du har möjlighet att ändra förslaget så länge tillgången inte är aktiv.
Fältet Skriv av till restvärde använder du om du har en tillgång som kommer att ha ett bestående värde, efter det att tillgången är fullt avskriven. För att lägga in ett belopp i fältet Skriv av till restvärde för en aktiv tillgång, går du in i dialogrutan Tillgång för den aktuella tillgången och väljer Kommando – Tillgång - Justera Skriv av till restvärde.
Följande fält är fält för avskrivningsmetod och nyttjandeperiod. Du väljer själv om du vill göra en Rak eller Oregelbunden avskrivning. Dessa fält innehåller uppgifter som programmet använder vid beräkning av avskrivning enligt plan.

Obs! Programmet räknar alltid med hela månader vid avskrivningar. Om du anger ett datum mitt i en månad som startdatum för avskrivningar kommer programmet att göra avskrivning för hela den månaden.

Fältet Avskrivningsbart belopp anger hur stort belopp som ska skrivas av, d v s Avskrivningsunderlaget minskat med beloppet i fältet Skriv av till restvärde.
Fältet Avskrivningsunderlag innehåller uppgifter som programmet använder vid beräkning av avskrivning enligt plan. Du kan ändra detta värde efter att du har sparat tillgången, genom att välja Kommando – Tillgång - Korrigera avskrivningsunderlag. Avskrivningsunderlaget korrigerar du endast om du har använt fondmedel eller fått bidrag vid anskaffandet av tillgången.
Programmet uppdaterar fältet Avskriven till och med när du väljer att arbeta med avskrivningar. Första gången föreslår programmet sista datumet innan räkenskapsårets början.
Fälten Nyttjandeperiod kvar och Helt avskriven uppdateras automatiskt.
I fältet IB ack avskrivning visas det ingående värdet för avskrivningar vid räkenskapsårets början. Programmet hämtar uppgiften från avskrivningar gjorda tidigare år. Årets avskrivning beräknas automatiskt.
Fältet Redovisat värde uppdateras automatiskt.
Tillgång under uppförande. Genom att markera denna ruta får tillgången status Under uppförande. Detta innebär att inga avskrivningar görs på tillgången, samt att inga värden beräknas utifrån angivna uppgifter.
I fälten Tillgångsinformation och Anteckningar finns möjlighet att skriva in upp till 1000 tecken i respektive fält.
En direktutskrift av tillgången får du om du klickar på knappen Skriv ut tillgången.
Koppla dokument – Visa dokument. Du kan koppla ett valfritt dokument till en tillgång, t ex en underhållsinstruktion, bruksanvisning etc. Du kopplar genom att bläddra till en fil på hårddisken. Gör enligt följande:

Klicka på Koppla dokument längst ner i tillgångsbilden.

Dialogrutan Koppla dokument visas.

Du kan nu välja mellan alternativen Koppla fil, Koppla mapp och Koppla webbsida. Klicka på Bläddra (för Koppla fil eller Koppla mapp) och peka ut den fil eller mapp du ska koppla till tillgången. Vill du koppla en webbsida till tillgången, markerar du Koppla webbsida och skriver in en webbadress i fältet.
För att kontrollera att det är rätt fil, mapp eller webbsida du kopplat, så kan du klicka på Visa dokument.
Klicka på OK för att stänga dialogrutan Koppla dokument.

När ett dokument är kopplat till en tillgång tänds Visa dokument längst ned i tillgångsbilden. Genom att klicka på knappen visas det dokument du har kopplat. Du tar bort kopplingen till ett dokument genom att välja Ingen koppling i dialogrutan Koppla dokument.

Flik 2 Övrigt

Här har du möjlighet att ange:

Fabrikat/märke.
ID-nummer.
Leverantör. Genom att klicka på listpilen kommer du till registerlistan för leverantörer och kan där markera och plocka valfri leverantör. Om leverantören inte finns upplagd kan du lägga upp den genom att klicka på Ny.
Försäkrad hos.
Försäkringsnummer.
Återanskaffningsvärde. I det här fältet skriver du in beloppet för beräknat återanskaffningsvärde. Återanskaffningsvärdet används framförallt för att få ett korrekt försäkringsbelopp.
Garantin upphör. Om du vill ha med en uppgift om garantin för tillgången, kan du skriva in det datum då garantin upphör att gälla. När du skriver in datumet måste du använda någon av formerna ÅÅÅÅ-MM-DD, ÅÅ-MM-DD eller ÅÅMMDD.
Varna. Programmet varnar för att garantitiden löper ut genom att indikera på tillgångskortet liksom i trädstrukturen. För att använda funktionen fyller du i datum i fältet Garantin upphör. Därefter markerar du i rutan Varna och anger Antal månader innan datum i fältet Garantin upphör som varning ska ske. Varning indikeras på tillgångskortet och i tillgångsträdet. Genom att avmarkera rutan Varna tas indikering och varningstext bort.
Antal etiketter vid utskrift. Ange antal etiketter du vill skriva ut.
Etikett är utskriven. Om en etikett för tillgången har skrivits ut, är den här rutan markerad. Om du redan skrivit ut en etikett för tillgången men vill skriva ut den igen, tar du bort markeringen och väljer Ej Utskrivna för etiketter i Utskriftscentral, för att skriva ut den på nytt.
Placering. Har du många tillgångar blir det enklare att hålla reda på dem om du anger var de finns, dvs deras placering. De platser du vill använda måste finnas upplagda i Visma Anläggningsregister. Finns platsen upplagd klickar du på listpilen och hämtar rätt placering i registerlistan för placeringar. Finns den inte upplagd kan du lägga upp den genom att klicka på Ny i fönstret för placeringar.
Avdelning. Fält där du kan koppla en tillgång till en post i registret Avdelning.
Rum. Fält där du kan koppla en tillgång till en post i registret Rum.
Användare. Fält där du kan koppla en tillgång till en post i registret Användare.
Användare. Fält där du kan koppla en tillgång till en post i registret Användare.
Anteckning. Här finns möjlighet till ytterligare uppgifter om tillgången.

Flik 3 Bild

Bildtext. Text som ska visas tillsammans med inläst bild.
Hämta bild. Här kan du hämta en bild eller foto. Klicka på knappen och bläddra, markera bilden du vill infoga. Vi stödjer formaten bmp, jpg och wmf. För att kunna se hela bilden utan att behöva använda rullningslister, rekommenderas bredd max 320 pixlar och höjd max 240 pixlar. Rekommenderad upplösning max 300 dpi.
Anpassa bildstorlek. Om bilden är större eller mindre än 320 * 240 pixlar, kan du genom att markera denna ruta anpassa bilden till fönstret.

Flik 4 Historik

Under fliken Historik ser du vad som skett med den här tillgången, vilka avskrivningar som har gjorts och vilka justeringar som eventuellt har gjorts.

Du kan göra urval för vad som ska visas i historiken genom att markera/avmarkera alternativen Visa planenliga avskrivningar och Visa ångrade händelser. Samma urval kan göras vid utskrift av historik.

Hur lägger jag in gamla tillgångar i programmet?

Du behöver inte återskapa flera räkenskapsår bakåt i tiden. Det smidigaste är att som första år i programmet skapa föregående räkenskapsår. I detta år lägger du in alla tillgångar som köpts fram till innevarande räkenskapsår.

Fälten i dialogrutan Tillgångar fylls i som beskrivits ovan.
I fältet Anskaffningsdatum kan du lägga in ett äldre datum än räkenskapsåret så länge du arbetar i det först upplagda året i programmet. (Går även att senare lägga in under det första olåsta räkenskapsåret.)
Fältet IB ack avskrivningar fyller programmet automatiskt i med hjälp av anskaffningsdatum, nyttjandeperioden i månader och avskrivningsunderlaget. Skulle värdet inte stämma kan du korrigera så länge du inte har låtit programmet göra några planenliga avskrivningar för den aktuella tillgången. Du ändrar i fältet IB ack avskrivning. När alla tillgångar är registrerade skriver du ut en tillgångslista. Där stämmer du av anskaffningsvärden och ackumulerade planenliga avskrivningar mot ingående balanser i bokföringen för föregående år.
När du gjort alla avstämningar är det lämpligt att ta en säkerhetskopia. Säkerhetskopia tar du genom att välja Arkiv – Säkerhetskopiering – Säkerhetskopiera.
Du gör därefter avskrivningar för föregående verksamhetsår. När du har gjort avskrivningar på en tillgång kan du inte radera den eller korrigera IB ack avskrivning, därför är det som sagt lämpligt att ta en säkerhetskopia innan du arbetar med avskrivningar.
För att arbeta med avskrivningar väljer du Arbeta med – Avskrivningar.

Du kommer in i dialogrutan Avskrivningar och väljer för vilken tidsperiod du vill göra avskrivning genom att registrera i datum i fältet Skriv av till och med. I det föregående året kan du välja att göra avskrivning för hela året på en gång. Du stämmer sedan av mot bokföringen igen, så att utgående värden för föregående verksamhetsår stämmer med bokföringens utgående värden.

Om någon tillgång har skrivits av mer/mindre än plan justerar du genom att öppna arbetsbilden Tillgångar för den aktuella tillgången, och väljer Kommando – Tillgång - Justera avskrivning. I dialogrutan som kommer upp ändrar du till korrekt redovisat värde för den aktuella tillgången.

När allt är avstämt och klart i föregående år skapar du innevarande räkenskapsår och lägger in de tillgångar som köpts under året. Därefter gör du avskrivningar för de perioder som hittills passerat.

Om du tidigare inte har specificerat avskrivningarna på dina tillgångar, utan haft allt bokfört som en totalsumma, måste du innan du börjar använda programmet fördela avskrivningssumman på dina olika inventarier. Om du upplever det som svårt kan det vara bra att få stöd från din revisor. Även om det här innebär extra arbete i början så kommer du i längden att få en betydligt bättre kontroll över dina anläggningstillgångar.

Kolla in filmen där vår supporttekniker Joakim går igenom hur du gör avskrivningar och även hur du ångrar en avskrivning. Se filmen Avskrivningar i Visma Anläggningsregister.

Tillbaka

Support