Begränsningar i Visma Eget Aktiebolag 2012
Visma Eget Aktiebolag har konstruerats för att klara av bokföring, årsredovisning och deklaration för mindre aktiebolag med enkla förhållanden och ett fåtal anställda och ägare.
För att förenkla har vi avstått från att ta med funktioner för ett stort antal mindre vanliga eller mer komplicerade situationer.
Detta dokument är en sammanfattning av begränsningarna i Visma Eget Aktiebolag, årgång 2012. Det kan finnas ytterligare ovanliga situationer som inte hanteras, men som inte nämns i nedanstående sammanfattning.
Allmänna förutsättningar
Programmet kan bara användas av aktiebolag som sköter sin bokföring enligt kontantmetoden (även kallad bokslutsmetoden). Bolaget måste ha kalenderår som räkenskapsår. Vid nystart kan förkortat/förlängt räkenskapsår användas, om det avslutas vid ett årsskifte. För aktiebolag som inte är nystartade kan brutna räkenskapsår aldrig hanteras i programmet. Du som idag har ett bolag med brutet räkenskapsår som inte är nystartat, måste först byta till kalenderår och kan inte använda programmet förrän det första räkenskapsåret med kalenderår påbörjas.
Bolaget får inte ingå i koncern och inte ha försatts i konkurs.
Enbart försäljning i Sverige
Programmet är konstruerat för företag som har all försäljning inom Sverige och har sin bokföring i svenska kronor.
Moms
Programmet ger både stöd för momsredovisning per kvartal/månad via skattedeklaration och för årsvis momsredovisning i den egna inkomstdeklarationen.
Ett byte i programmet från årsvis momsredovisning till kvartals- eller månadsmoms måste göras vid ett årsskifte. Även byte av redovisningsperiod från månad till kvartal bör i programmet ske vid ett årsskifte, men kan i begränsad omfattning hanteras även då det sker under ett löpande år.
Programmet hanterar sådan momsredovisning som ska anges i följande fält i en skattedeklaration: 05, 06, 07, 10, 11, 12, 20, 21, 22, 24, 30, 31, 32, 41, 42, 48 och 49.
Jämkning av moms hanteras inte.
Programmet hanterar enbart vinstmarginalbeskattning av enstaka varor och inte för varor som behandlas i klump.
Begränsning i programmet vid varuinköp från andra EG-länder
Programmet kan bara hantera inköp av varor från andra EG-länder i de fall då både leveransen av varorna och betalningen av varorna äger rum under en och samma redovisningsperiod för moms.
Har du exempelvis kvartalsmoms måste registrering av betalningen i programmet ske under samma kvartal som du mottagit varorna. Detta beror på momsredovisningen av inköp av varor från andra EG-länder ska göras under den period då leveransen tas emot, oavsett när betalning sker.
Tillgångar
Du kan bokföra ökning och minskning av värdet på ett begränsat antal olika slag av tillgångar.
De är: Kassa, Bankkonto, Girokonto, Skattekonto, Råvaror, Handelsvaror, Färdiga egentillverkade varor, Övriga lagertillgångar, Varor under tillverkning, Lager av VMB-varor,Byggnader, Markanläggningar, Mark, Förbättring på annans fastighet, Hyresrätt, Goodwill, Patent, Obetalda kundfakturor, Fordringar, Värdepapper, Förutbetalda kostnader, Depositioner, Kapital för direktpensionslöften, Skattefordringar, Betald F-skatt samt Inventarier (endast sådana som är avskrivningsbara).
Ingen särskild anpassning finns i programmet för jord- och skogsbruk som drivs via AB.
Programmet klarar bara av att hantera ett girokonto (knutet till bankgiro eller plusgiro).
Apport vid nystart av bolag hanteras inte. Enbart innehav av kapitalplaceringsaktier kan bokföras, inga lageraktier, andelar i intresseföretag, näringsbetingade andelar etc. S k pågående arbeten hanteras endast då de under löpande år ska bokföras vid den kontanta händelsen. Egenupparbetade tillgångar eller aktivering av eget arbete hanteras inte. Bolaget kan inte låna ut pengar.
Skulder + Eget kapital
Du kan bokföra ökning och minskning av värdet på ett begränsat antal olika slag av skulder. De är: Obetalda fakturor från leverantörer, Gamla leverantörsskulder, Inte inlösta presentkort,Lån för bolagets verksamhet, Aktieägares fordran på bolaget, Skuld för direktpensionslöften, Skatteskulder, Periodiseringsfonder, Ackumulerade överavskrivningar samt Övriga skulder.
Som eget kapital kan bokföras Aktiekapital, Reservfond, Balanserat resultat och Redovisat resultat. Förändring av bokfört balanserat respektive redovisat resultat sker i programmet med automatik sedan användaren lämnat uppgift om datum för årsstämma och beslut om ev utdelning vid årsstämman.
Näringsfastigheter, lokaler m m
Programmet är konstruerat för att under ett och samma år hantera inköp och innehav av enbart näringsfastighet som en anläggningstillgång. Flera fastigheter kan bokföras under vissa omständigheter. Ersättningsfonder hanteras inte.
När en fastighet tas med som ingångsvärde i programmet måste tidigare gjorda avskrivningar vara på samma belopp både bokföringsmässigt och skattemässigt.
Vid försäljning av fastighet måste frånträdet ske samma år som betalning bokförs som mottagen.
Högst en Förbättring på annans fastighet med 5 respektive 10 % i årlig avskrivning kan anges som ingångsvärde då programmet börjar användas. Vid frånträde måste alla i programmet oavskrivna förbättringar på annans fastighet frånträdas vid samma tillfälle.
Skattemässiga avskrivningar på byggnader och markanläggningar samt för förbättring på annans fastighet sker alltid med högsta tillåtna belopp enligt vad som regleras i Skatteverkets allmänna råd. Planenliga avskrivningar på byggnader och markanläggningar samt för förbättring på annans fastighet sker alltid med samma belopp som de skattemässiga avskrivningarna.
Hyresrätt, goodwill, patent m m
Bara en post i form av immateriella rättigheter för Hyresrätt m m respektive högst en immateriell post i form av Goodwill kan anges som ingångsvärde då programmet börjar användas. Samma gäller Patent.
Vid försäljning av tillgångar i form av Hyresrätt m m måste alla dessa tillgångar säljas samtidigt. Samma gäller vid försäljning av Goodwill resp Patent.
Avskrivningar på Hyresrätt m m, Goodwill respektive Patent sker i programmet alltid med 20 % per år av ursprunglig anskaffningskostnad, tills hela anskaffningskostnaden skrivits av.
Pensionskostnader
Placeringar, avsättningar etc på vilka årlig avkastningsskatt ska betalas av bolaget hanteras inte. Inte avdragsgilla pensionskostnader som får bokföras i programmet kan enbart bestå av avsättningar för direktpensioner.
Kapital för direktpensioner som placeras i värdepappersdepå eller kapitalförsäkring pantförskrivs alltid till hela värdet till förmån för personen som fått direktpensionslöftet.
Näringsbidrag
Mottagna näringsbidrag kan bokföras som inkomst när de erhålls för att köpa tillgångar som ska tas upp som en vanlig kostnad vid inköpet. Näringsbidrag som ska minska avskrivningsunderlag på en tillgång hanteras inte på annat sätt än att inköpet av tillgången får registreras som ett nettoköp, där näringsbidraget har dragits av från inköpspriset.
Uppskrivningar och nedskrivningar
Uppskrivningar av värdet på tillgångar hanteras inte av programmet. Programmet hanterar enbart nedskrivningar av värdet på värdepapper och på kapital för direktpensionslöften.
Inventarier m m
Det finns ingen möjlighet att registrera en delförsäljning av inventarier, som ingår i en och samma post i programmets inventarielista.
Betalning av förskott till leverantörer hanteras inte för inköp av inventarier eller andra anläggningstillgångar.
Alla tillgångar som tas upp på avskrivningsplan sedan de anskaffats till bolaget, måste tas i bruk samma år som inköpet registreras i kassaboken (gäller ej byggnader). Leverans av inköpta maskiner, inventarier etc måste tas emot samma år som inköp registreras.
Räkenskapsenlig avskrivning på inköpskostnad för maskiner och inventarier som har en längre användningstid än 3 år beräknas automatiskt av programmet.
Avskrivning sker fr o m anskaffningsåret med lika stora belopp varje räkenskapsår under den användningstid som anges i programmet för olika inventarier, dock fördelad på minst 5 år. Om räkenskapsår är förlängt eller förkortat vid starten av ett aktiebolag kvoteras avskrivningarna automatiskt.
För maskiner och inventarier med angiven användningstid på 0-3 år eller med inköpspris på högst ett halvt av årets prisbasbelopp beräknar programmet alltid direktavdrag.
Ingen ändring av angiven användningstid (ändring av avskrivningsplanen) för inköpta inventarier kan göras i programmet när den första årliga avskrivningen för inventariet tagits med i deklaration/årsredovisning och byte till ny årgång av programmet därefter skett.
Överavskrivningar
Tidigare gjorda överavskrivningar på Inventarier m m, Hyresrätt m m och Goodwill kan anges som ingångsvärden första året programmet börjar användas. Vid beräkning av framtida skattemässiga avskrivningar kommer programmet i så fall automatiskt att minska tidigare gjorda överavskrivningar till dess de planenliga och skattemässiga avskrivningarna är lika stora.
Nya överavskrivningar kommer inte att beräknas. Detta förenklar och ökar begripligheten av årsredovisningen avsevärt, vilket måste värderas mycket högre än den försumbara ekonomiska nackdel med viss utebliven skattekredit som kan uppstå för bolaget de första åren av avskrivningstiden.
Restvärdeavskrivning
Restvärdeavskrivning hanteras inte.
Årsredovisning
Årsredovisningen görs enligt Bokföringsnämndens nya s k K2-regler för årsredovisning i aktiebolag och med de förenklingar och begränsningar som anges i detta dokument.
I ovanliga fall måste korrigeringar av ingående balans göras i bokföringen det första året som K2-reglerna används, vilket framgår av punkt 21 i K2-reglerna. Behov av sådana korrigeringar är dock mycket sällsynta i mindre aktiebolag och hanteras därför inte i programmet.
Utöver vad som följer av de allmänna begränsningarna i programmet och begränsningar i programmets bokföringsdel kan följande ovanligt förekommande poster i K2-reglernas uppställning av innehåll i balansräkningen inte hanteras och inte heller kan anges på deklarationsblanketten INK2: Förskottavseendeimmateriella anläggningstillgångar, Övriga materiella anläggningstillgångar, Pågående nyanläggningaroch förskott avseende materiella anläggningstillgångar, Redovisningsmedel, Växelskulder.
Premier för pensionsförsäkring etc måste bokföras som betalda under räkenskapsåret för att tas med i årsredovisningen. Samma gäller representationskostnader, löner, skattefria milersättningar och traktamenten, inköp av tjänster med omvänd moms samt inte avdragsgilla utgifter.
Tantiem hanteras inte. Avsättningar hanteras inte utöver löften om direktpension.
Om VD finns i bolaget måste VD vara ordinarie styrelseledamot.
Systemkrav
Windows 7, Vista eller XP.
Export av SIE
Du kan exportera bokföringsuppgifter till en SIE-fil av typen SIE-1 (innehåller årssaldon). Export till formatet SIE-4 (transaktionsnivå) hanteras inte i programmet.
Ska du utbyta bokföringsuppgifter med en redovisningsbyrå, så rekommenderar vi att även redovisningsbyrån använder Visma Eget Aktiebolag.