Avtalshantering

I Visma Förening kan du skapa avtal på återkommande fakturering, avtalsfakturering, för att underlätta faktureringen till dina medlemmar.

Det kan gälla t ex medlemsavgifter, träningsavgifter mm. Kontrollera följande innan du skapar avtal:

• Välj Arkiv - Föreningsunderhåll - Medlemsinställningar – Medlemskategorier.

Kontrollera att den medlemskategori du vill använda för avtalet finns upplagd. Du kan också skapa avtal för fria medlemskategorier. Dessa kontrollerar du under Arkiv – Föreningsunderhåll – Medlemsinställningar – Fria medlemskategorier.

• Kontrollera att samtliga medlemmar som berörs av avtalet är upplagda i medlemsregistret och att det finns en medlemskategori eller fri medlemskategori angiven på medlemmarna.

Skapa avtalsmall

1. Välj Arbeta med - Avtalshantering - Avtalsmall.
2. Skapa ny avtalsmall genom att klicka på Ny (Ctrl+N).
3. Ange vad avtalsmallen ska heta. Du kan använda upp till fyra tecken, både bokstäver och siffror. Klicka därefter på OK.



4. Skriv in en benämning på avtalsmallen så att du vet vad den avser. Du kan lämna detta fältet tomt om du vill.
5. Om du väljer att lägga upp din avtalsmall via guiden ska du lägga upp vad som ska faktureras först. Detta gör du nere till vänster i bilden.

Obs! Om du väljer att registrera alla uppgifter manuellt, dvs du använder dig inte av guiden, lägger du upp vad som ska faktureras sist.

• Med hjälp av listpilen vid Artikelnr får du upp artikelregistret. För att få fram artikelregistret måste du markera en tom rad.

Om du vet artikelnumret kan du skriva in det direkt i kolumnen Artikelnr.

• Vill hämta upp befintliga textrader kan du med hjälp av listpilen bredvid Benämning/Text få fram de som finns inlagda under Arkiv - Föreningsunderhåll - Fakturering - Radtexter.
• Vill du skriva in något själv väljer du Kommando - Textrad. Vill du lägga in en tom rad, väljer du Kommando - Skjut in rad.

Obs! På avtalet kommer det inget belopp i kolumnen Summa. När du sedan fakturera avtalet kommer priset med.

Guiden i avtalshanteringen

1. För att få hjälp med att lägga upp avtalsmallen klickar du på Guide.
2. Klicka på Nästa.



3. Nu ska du göra inställningar angående familjehanteringen.

• Du anger om det är ett familjeavtal du vill skapa genom att markera rutan Familjeavtal. Detta innebär att ett avtal skapas för huvudmedlemmen i varje familj oavsett vilken medlemskategori denna tillhör.
• Du kan också välja bort familjemedlemmar genom att markera i rutan Välj bort alla som är medlem i någon familj. Detta kan vara aktuellt t ex då du hanterat deras medlemsavgift i ett familjeavtal eller för medlemmar som inte ingår i någon familj.

4. När du har gjort dina val klickar du på Nästa.



5. Du ska nu välja vilken Medlems-/kundkategori du ska skapa dina avtal för. Du har också möjlighet att välja en fri medlemskategori. Du kan även välja att skapa avtal för alla dina kunder eller alla dina medlemmar.
6. Klicka på Nästa.



7. Nu ska du välja startdatum för ditt avtal. Standardinställningen är att avtalets startdatum alltid skapas framåt i tiden. Du kan välja att skapa avtalsmallen efter datumet som finns i datorn eller välja månad och dag.

Om du vill skapa avtal bakåt i tiden måste du markera Starttidpunkter beräknas från aktuellt år. I rutan ser du vilket startdatum det blir.

Om startdatumet är felaktigt kan du ändra detta genom att ändra dina inställningar.

8. Klicka på Nästa.



9. Nu ska du ange hur länge avtalet ska löpa i månader. Du ser i rutan vilket slutdatumet blir för avtalet.

Om du anger 0 löper avtalet tills vidare och du ser inget slutdatum.

10. Klicka på Nästa.



11. Du ska nu välja vilket datum du vill skapa första fakturan på. Du kan välja samma månad som du har som startdatum på ditt avtal eller välja en annan kalendermånad. Du ska också välja vilken dag i månaden fakturan ska skickas.

• Om värdet för dag är större än 0, blir fakturadag just den dagen i månaden.
• Om värdet för dag är lika med 0, blir fakturadag samma dag som avtalets startdag.
• Om värdet för dag är mindre än 0, räknas fakturadagen så många dagar innan avtalets startdag.

Du ser i rutan vilken fakturadag det blir. Om datumet är felaktigt kan du ändra detta genom att ändra dina inställningar.

12. Klicka på Nästa.



13. Du ska nu ange fakturaintervall, dvs hur ofta du ska skicka ut fakturorna. I rutan ser du vad avtalsperioden får för datum.
14. Klicka på Nästa.



15. Fyll i uppgifter om hur avtalet ska hantera prisuppdateringar, period på fakturan och ändringar av kalkylpriser.
16. Klicka på Nästa.



17. Nu kan du se del val du har gjort i guiden. Kontrollera att alla datumen stämmer med det som du vill ha på ditt avtal.
18. Om det är något som är felaktigt kan du backa i guiden genom att klicka på Föregående och gå tillbaka och göra ändringar. Om alla datum är korrekta klickar du på Nästa.



19. Guiden för din avtalsmall är nu klar. Klicka på Slutför för att spara inställningarna för din avtalsmall.

Du får nu upp en fråga om du vill skapa avtal från avtalsmallen.

20. Om du har lagt in vad som ska faktureras sedan tidigare, klickar du på Ja. Om du inte har lagt in vad du ska fakturera klickar du på Nej och du kan nu lägga in vad du vill fakturera innan du skapar avtalen.

Klickade du på Ja skapas nu avtal enligt de val som du gjort på vald avtalsmall. Dina avtalsfakturor hittar du nu under Arbeta med - Avtalshantering – Avtal.

Skapa avtal manuellt

Om du väljer att registrera alla uppgifter manuellt, registrerar du steg för steg enligt det avtal du vill skapa. För att sedan skapa avtal från avtalsmallen väljer du Kommando – Skapa avtal.

Nu skapas avtal enligt de val som du gjort på vald avtalsmall. Dina avtalsfakturor hittar du nu under Arbeta med - Avtalshantering - Avtal.

Makulera avtal

1. Välj Arbeta med - Avtalshantering - Avtal.
2. Markera i kolumnen till vänster i listläget det avtal du vill makulera.
3. Välj Kommando - Makulera markerade avtal. Det makulerade avtalet får nu en markering i Makulerad.

Om du vill makulera flera avtal, markerar du de avtal det gäller i kolumnen längst till vänster i listläget. När du har markerat de du vill makulera väljer du Kommando - Makulera markerade avtal. De markerade avtalen får nu en markering i Makulerad.

Obs! Om du makulerat ett avtal av misstag måste du går in på varje avtal och plocka bort markeringen för Makulerad på avtalet.

Fakturera avtal

1. Välj Arbeta med - Avtalshantering - Avtal
2. Välj Kommando - Skapa fakturor.

Här ser du alla avtal som ska faktureras till och med det datum du anger.

• Om det finns något avtal i tabellen som inte ska faktureras kan du avmarkera detta i kolumnen längst till vänster. Du kan också välja Avbryt och ändra på det avtalets flik 2. Faktureringsplan.
• Om du vill spärra fakturering tillfälligtvis kan du i stället markera rutan Ej klar på flik 1. Avtal. Glöm inte att ta bort markeringen för att aktivera avtalet för fakturering senare.
• Du kan också välja vilket fakturadatum dina avtalsfakturor ska få beroende på vilket val du gör i rutan Fakturadatum.

3. Klicka på Skapa.

Nu skapas fakturor för alla avtal i tabellen. När fakturorna är skapade finns de under Arbeta med - Kundfakturor och är märkta med fakturatyp Avt. Behöver du göra korrigeringar på avtalsfakturor gör du det på samma sätt som på en vanlig faktura.

4. Välj Utskrift - Fakturor och skriv ut fakturorna.

Avtalsfakturor ligger under valet Normala fakturor. Kontrollera att de är korrekta. Du kan korrigera fakturorna genom att ta bort markeringen för Utskrivet - Faktura, ändra och skriva ut dem igen. Godkänn utskriften när kundfakturorna är korrekta.

5. Skriv ut fakturajournalen.

När journalen är utskriven till skrivare får du möjlighet att godkänna den och samtidigt föra över den automatiskt till bokföringen som nästa verifikat. Detta förutsatt att du inte har en markering vid Manuell registrering av bokföringsunderlag under Arkiv - Föreningsunderhåll - Föreningsinställningar - Bokföring.

Tillbaka