Registrera tid i Visma WebbTid
Alla medarbetare som är markerade för att använda Visma WebbTid kan logga in och registrera tider via internet.
Så här gör du som ska registrera tid med Visma WebbTid:
- Starta din webbläsare genom att klicka på länken i det e-postmeddelande du fått, alternativt skriv själv in webbadressen som är angiven i e-postmeddelandet, d v s www.vismaspcs.se. De webbläsare du kan använda är Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome och Safari.
- Klicka på Logga in längst upp till höger på sidan.
- På Min sida klickar du på Vismas Internettjänster och väljer sedan Visma WebbTid.
Vid första inloggningen använder du din e-postadress och det temporära lösenord du fått via e-post. Alla användare som loggar in för första gången kommer att bli uppmanade att byta sitt temporära lösenord till ett eget valt lösenord. När du bytt lösenord är det detta lösenord du ska använda i fortsättningen.
Lösenordet ska bestå av minst 7 tecken. Skillnad görs mellan versaler och gemener.
Om du skriver ner ditt lösenord är det viktigt att du förvarar det på ett säkert ställe. Du kan inte logga in till Vismas internettjänster om du har glömt lösenordet, utan du måste då klicka på länken Glömt ditt lösenord?, då får du genast ett nytt skickat till dig via e-post.
Registrera tider
Du kan välja att registrera tid på två olika sätt, dagregistrering eller veckoregistrering.
I dagregistreringen ser du en dag i taget och använder pilarna för att byta dag. Du lägger in kund, projekt osv per dag.
Använder du istället veckoregistreringen ser du en hel vecka i taget och här lägger du in kund, projekt osv i översta rutan och väljer sedan Lägg till/Spara.
Registreringen som du har gjort nu hamnar i rutan nedanför där du skriver in antal timmar som du har jobbat på projektet/kunden.
Här kan du inte jobba med start och slut som du gör i dagregistreringen utan skriver bara in antalet arbetade timmar. Ska du registrera på en annan kund, projekt osv lägger du upp detta i den övre delen och väljer Lägg till/Spara för att kunna registrera tid på det.
Inställningar för obligatoriska fält, inmatningsordning av data m m hämtas från Företagsinställningar – Registrering tider/utlägg i Visma Tid.
Lägg in ett datum
I ett datumfält kan du alltid skriva in datumet eller bläddra till rätt datum med pilarna. Du kan också lägga in datumet via den kalender som finns tillgänglig. Gör så här:
- Klicka på Kalender-knappen.
- Du kan bläddra bakåt respektive framåt mellan månaderna med pilknapparna överst i kalendern. Du väljer ett datum i månaden genom att klicka på det. När du har gjort det stängs kalendern.
Nu visas kalendern.
Olika sätt att registrera
Välj från en lista:
Första fältet kan antingen vara Kund eller Projekt beroende på vilken inmatningsordning som valts i företagsinställningarna i Visma Tid.
- Klicka på registerknappen till höger i första kolumnen eller fäll ner listan med hjälp av kommandot Alt+Pil ned.
- Välj Projekt (eller Kund) i den lista som visas, antingen med hjälp av muspekaren eller med piltangenterna.
- Har du många poster i listan måste du kanske skriva in början av kod eller benämning innan listan fälls ner, skriv t ex in 10 och fäll sedan ner listan. Listan innehåller alla projekt men kan bara visa 500 i taget.
Du kan använda samma sätt att registrera på i övriga fält.
Använd Snabbvalslistan
I tidsregistreringen visas de 15 senast använda kombinationerna av registreringar i en snabbvalslista.
Gör så här om du vill använda en tidigare använd kombination för en ny registrering.
- Klicka på ikonen (pilen) för snabbval i radlisten eller tryck på Ctrl+Pil ned.
- Klicka på det snabbval du vill lägga in, eller markera det med hjälp av piltangenterna
Snabbvalslistan öppnas. Så här kan det se ut:
Nu läggs alla de val som finns i snabbvalet in och du behöver bara komplettera med tid, eventuell extra fakturatext och anteckningar. Snabbvalen visas sorterade på kundens namn i bokstavsordning.
Skriv in koder
Om du kan alla koder kan du mata in dessa i respektive fält utan att fälla ut och välja från en lista.
Skriv in koden i fältet, flytta dig till nästa fält med Tab-tangenten, Enter-tangenten eller muspekaren och fortsätt så tills alla obligatoriska fält är ifyllda.
Du måste skriva in hela koden och exakt rätt kod i varje fält.
När du väljer Spara visas informationen om de koder du skrivit in och först då ser du om någon kod är fel.
Extra fakturatext och interna anteckningar
När markören hamnar i något av dessa fält kan du börja skriva in texten direkt. Textrutan fälls då automatiskt ner. Text som skrivs in i extra fakturatextfältet kommer med på fakturaunderlaget, det gör inte text som skrivs in i fältet Interna anteckningar. Det som skrivs i detta fält kommer med till löneunderlaget.
Radera registreringar
Om du vill ta bort en rad klickar du på krysset längst ut till höger, därefter måste du klicka på Spara för att ändringen ska sparas. Du kan enbart radera registreringar som inte är överförda till Visma Tid. Om du vill radera en rad som är överförd till Visma Tid måste du göra det inne i Visma Tid.
Spara
Alla registreringar måste sparas genom att klicka på knappen Spara.
Synkronisera regelbundet med Visma WebbTid
För att hela tiden ha så aktuella uppgifter som möjligt både i Visma Tid och i Visma WebbTid är det viktigt att regelbundet synkronisera med Visma WebbTid.
När nya projekt, standardaktiviteter, kunder eller medarbetare m m har lagts upp i respektive register i Visma Tid måste du välja Arkiv - Synkronisera med WebbTid och klicka på knappen Synkronisera för att den nya informationen ska finnas tillgänglig för medarbetare som sköter sina registreringar via Visma WebbTid.
Är det så att du för vissa dagar har registrerat dina tider inifrån Visma Tid eller att exempelvis du eller någon annan korrigerat en registrering i Visma Tid som hämtats från Visma WebbTid, så kommer alla dessa registreringar vara synliga, men inte ändringsbara i Visma WebbTid efter en genomförd synkronisering.
Har du klarmarkerat dagarna i Visma Tid ser du detta i Visma Webbtid genom att det har tillkommit en bock.
Vill du ändra en tid måste du göra detta i Visma Tid.
Under tiden som synkroniseringen pågår kan inga nya registreringar i Visma WebbTid sparas. Om en användare ändå försöker spara en registrering i WebbTid när synkroniseringen pågår visas ett meddelande som talar om att synkroniseringen pågår och att registreringarna därför inte kan sparas. Användaren blir uppmanad till att försöka igenom om några sekunder.
