Uppföljning av fastpris- och a conto på projektnivå
I Visma Tid kan du välja vilken typ av fakturering du vill ha på ditt projekt, beroende på vilket avtal du har med kunden. Valet gör du under Register – Projekt, flik 3 Fakturering när du befinner dig i kortläget på projektet.
Du kan välja mellan Löpande fakturering (LF), Löpande fakturering med takpris (LF m TP) läs mer i Arbeta med löpande fakturering och löpande fakturering med takpris, Fastpris med delfakturering (FP) läs mer i Arbeta med fastpris med delfakturering samt á-conto fakturering (AF) läs mer Arbeta med á-conto-fakturering.
I detta dokument visas ett exempel på upplägg av ett fastpris och ett a conto projekt och hur och vad det är som visas i uppföljningen i rapporter. För att göra exemplet tydligt visas hur projekten är upplagda, vilka tidsregistreringar som är gjorda och hur uppföljningen ser ut löpande under projektens gång.
Om du jobbar som redovisningsbyrå kan du även göra denna inställning på kundnivå. Detta kan du läsa mer om i Uppföljning av fastpris á-conto på kundnivå.
Inställningar på projekten
A conto projekt
I vårt exempel har vi lagt upp två olika projekt. Ett projekt med projektnummer 20 och benämning Bokslut/årsredovisning.
- Under Register - Projekt på fliken 2 Prissättning har vi enligt prislista. Denna är prissatt med 600 kr oberoende per aktivitet och oberoende per medarbetare.
- På fliken 3 Fakturering har vi valt Fakturering - A conto-Fakturering (AF).
- Här lägger vi in ett faktura tillfälle med Belopp 4000 kr och Fakturadatum 2009-06-01.
- Vi lägger till ytterligare ett faktureringstillfälle med Fakturadatum 2009-07-30. Där vi lämnar Belopp blankt och väljer att markera rutan för slutfaktura.
Fastpris projekt
- Vi har lagt upp ytterligare ett projekt med projektnummer 30 och benämning Löner.
- Även här har vi valt att jobba med en prislista. Detta har vi ställt in på fliken 2 Prissättning. Denna är prissatt med 600kr, oberoende per aktivitet och oberoende per medarbetare.
- Under Register - Projekt på fliken 3 Fakturering har valt Fakturering - Fastpris med delfakturering (FP).
- Vi lägger in två fakturerings tillfällen på projektet á 5000 kr vardera. Ett med faktura datum 2008-11-30 och det andra med faktura datum 2008-12-31.
I Tider/Utlägg och dagregistrering har vi lagt in följande registreringar.
Uppföljning
För att du ska kunna följa med nedan har vi skapat och godkänner fakturaunderlag 1 för båda projekten t o m 2009-06-01 i första steget. Först till bild 2 har vi skapat fakturaunderlag två.
A conto projekt
Under tiden ett a conto projekt pågår så hamnar justeringsposterna på samma sätt som för fastpris. När ett a conto projekt är slutfakturerat ska det inte finnas någon justeringspost kvar.
I rapportgeneratorn ser uppföljningen ut enligt följande per 2009-06-30. Den översta bilden ifrån rapportgeneratorn är med period t.o.m. 2009-06-30. Utan att slutfakturan är skapad.
Som du kan se i bilden ovan ligger ett negativt belopp i kolumnen Fakturerade tim period för projekt 20- Bokslut/årsredovisning. Detta beror på hur programmet räknar fram det debiterbara beloppet.
Debiterbart belopp period räknar programmet fram genom formeln:
Debiterbart belopp = debiterbara timmar * pris enligt prislista - ev. tidigare a conto fakturor
I vårt exempel är debiterbart belopp 8 timmar*600 kr = 4800 kr.
A conto-beloppet från första fakturatillfället 2009-06-01 (4000 kr) – med omvänt tecken summeras med debiterbara timmar * pris. Detta ger oss följande ekvation:
-4000+4800=800.
Detta betyder att vi t.o.m. 2009-06-30 har fakturerat 800 kr mindre än vad vi skulle ha fakturerat med löpandefakturering.
A conto fakturering består av en eller flera delfaktureringar och avslutas med en slutfaktura. Slutfakturan påminner om löpande fakturering dock med den skillnaden att tidigare fakturerade a conto fakturor läggs tillbaka.
När slutfakturan är skapad och godkänd ser det ut så här per period tom 2009-07-01:
De debiterbara timmarna räknas fram på liknande sätt som Debiterbart belopp:
Debiterbara timmar = fakturerade timmar från tidigare a conto fakturor vänds tillbaka och summeras med debiterbar tid.
I vårt exempel är de debiterbara timmarna 17.
A Conto- timmar från första fakturatillfället 2009-06-01 -1,33. Detta ger oss följande ekvation:
1,33+6,67+9 = 17.
Fastpris
När det gäller uppföljningen för fastprisprojektet fungerar programmet något annorlunda. Justeringsposten som skapas hamnar på projektnivå. Uppföljning av t ex debiterbara belopp osv. måste alltid göras på projektet totalt för att få en korrekt bild.
Debiterbart belopp period räknar programmet fram genom formeln:
Debiterbart belopp = belopp enligt fakturaplan (ännu ej fakturerat)
I vårt exempel är det de 5000 kr som ligger i faktureringstillfälle 1 inne på projektet. Du ser inne på projektet på fliken 3 om ett faktura tillfälle är fakturerat eller inte. Detta syns i kolumnen FUnr, se nedan.
När fakturatillfälle 2 är skapad och godkänd ser det ut så här per period tom 2009-07-01
De debiterbara timmarna räknas fram på följande sätt:
Debiterbara timmar = upparbetade ännu ej fakturerade timmar.
I vårt exempel är de arbetade timmarna 7 timmar (4 timmar 1/6 och 3 timmar 1/7). De första 4 timmarna är med på faktura underlaget vi skapat 2009-06-01 på projektet och är redan fakturerade. Dessa ligger därför i kolumnen fakturerade tim.
Hade fakturaunderlaget för 2009-07-01 inte varit skapat hade dessa tre timmarna legat i kolumnen för debiterbara tim period.
Registrering av timmar på datum efter senaste datum i fakturaplanen
Om det görs registreringar på datum som ligger efter datum angivet i fakturaplanen kommer dessa timmar att ligga kvar som debiterbara timmar.
Ett sätt att förhindra att registreringar sker efter att sista fakturan är skickad är att ange ett slutdatum för projektet på fliken 1 grunduppgifter.
Vid a conto då dessa timmar ska faktureras kund, måste ni ange ett nytt datum i fakturaplanen, belopp 0 kr, men en markering i slutfaktura. Skapa fakturaunderlaget och överför till Visma Administration.
Vid fastpris anges ett nytt datum, belopp 0 kr. Sedan skapas ett fakturaunderlag som överförs direkt till Historiken, (dvs. fakturaunderlag ska inte föras över till Visma Administration.) På så sett blir uppföljningen av fastprisprojektet mer korrekt.