Inställningar för Visma AutoInvoice
Den tidigare funktionen för att skicka e-fakturor har från och med version 6.20 av Visma Compact ersatts med den inbyggda tjänsten Visma AutoInvoice. Tjänsten gör det möjligt att skicka fakturor (debet- och kreditfakturor) elektroniskt, så kallade e-fakturor samt via e-post eller som vanligt brev.
Det är ingen årsavgift som tidigare, du betalar endast för de fakturor du skickar. Det går även att bifoga en bilaga till fakturan du skickar. Bilagan ska vara en pdf-fil på max 5 Mb.
För att kunna skicka e-fakturor till dina kunder måste du kontrollera att de finns upplagda i det nätverk som Visma AutoInvoice använder. Detta kan du göra på två olika sätt, antingen kan du låta programmet kontrollera det åt dig när du skapar en ny faktura till kunden eller kan du själv kontrollera det i fliken AutoInvoice i kundregistret.
Inställningar för företaget
- Välj Register-Företagsinformation, Tjänster.
- Fyll i dina inloggningsuppgifter till Min Sida om det inte redan är gjort. Detta är obligatoriskt för att kunna skicka iväg fakturor med Visma AutoInvoice. Har du inte någon inloggning går du in på www.vismaspcs.se, klicka på Mina tjänster uppe till höger och välj Registrera dig som användare och följ anvisningarna.
- I fältet AutoInvoice, klicka på knappen Inställningar.
- ID och Tjänsteleverantör: är förinställt och kan inte ändras.
- Kontrollera automatiskt om kunden kan ta emot elektroniskt:Detta är förvalt och gör att programmet automatiskt kontrollerar om din kund kan ta emot e-fakturor via AutoInvoice när ny faktura eller order sparas. Om det redan finns upplagda fakturor i ditt program kommer det att stå Välj mottagare eller Kan ta emot e-fakturor på dessa i Hantera fakturor, om kunden finns tillgänglig för tjänsten.
- Skicka alla fakturor via tjänsten: Genom att markera detta alternativ kommer alla fakturor kunna skickas via AutoInvoice som e-faktura, e-post eller brev.
Tips! Det går att göra vanliga pappersfakturor och skriva ut oavsett vilken inställning för utskriftsval du har i programmet. - Aktivera möjlighet att ta emot leverantörsfakturor via e-post: Välj om leverantörsfakturor ska kunna tas emot via e-post. Programmet hanterar inte inläsning av elektroniska dokument, utan registrering av leverantörsfakturor gör du manuellt i programmet.
- E-post vid kontakt och för att ta emot dokument: Ange den för företaget gemensamma e-postadress du vill att leverantörsfakturor samt informationsmeddelanden från tjänsten AutoInvoice ska levereras till. Detta fält är obligatoriskt.
- Kontrollera att inställningen Utjämning mot moms på flik Inställningar inte är markerad.
- Spara och stäng rutan när du gjort dina inställningar.
Inställningar på kunderna
Har du inte valt att alla fakturor ska skickas via Visma AutoInvoice eller om du vill ändra utskriftsval gör du det på respektive kund. Vill du ändra utskriftsval på en enskild faktura gör du det i Hantera fakturor i samband med att fakturan ska skickas.
- Välj Register - Kundregistervälj kund och flikAutoInvoice.
- Markera Utskriftsval och klicka på knappen till vänster för att välja hur fakturor ska skickas till kunden:
- Elektroniskt via AutoInvoice: Fakturan skickas helt elektroniskt till kundens ekonomisystem så att de kan läsa in fakturan.
- Brev via AutoInvoice: AutoInvoice ser till att kundfakturan skrivs ut, kuverteras, frankeras och skickas till kunden med A-post.
- E-post via AutoInvoice: dokumentet skickas som en bifogad PDF-fil med e-post.
- Har du gjort utskriftsvalet Elektroniskt via AutoInvoice behöver du även välja mottagare.
- Klicka på Välj/visa mottagare, för att välja mottagare i AutoInvoice. Om kunden är kopplad till tjänsten visas deras uppgifter här. Markera och välj rätt mottagare.
-
Finns inte din kund i listan kan du skicka e-post till AutoInvoice så att kunden läggs upp. Klicka på Ny mottagare, fyll i alla uppgifter, även din e-postadress så får du meddelande när kunden kan ta emot e-faktura.
Referenskod: Kontrollera med din kund om och i så fall vilken referenskod du ska uppge för att fakturan ska kunna godkännas av dem. Referenskod kan även läggas in eller ändras i samband med att du skickar fakturan i Hantera fakturor.
Utländsk kund: För att hitta en utländsk kund vid sökning, behöver rätt landkod vara vald på kunden under fliken Register. Du lägger till landkoder via Inställningar - Landkoder, därefter väljer du in den på kunden i kundregistret. Behåll valet Inhemsk, annars blir inte texten Godkänd för F-skatt på svenska i fakturafilen, vilket krävs för att den ska tolkas rätt.
Nu är du klar med inställningarna. Här kan du läsa vidare om hur du skapar och skickar en faktura via Visma AutoInvoice.