Visma Förening
Visma Förening har utgått ur vårt sortiment. Vi rekommenderar att byta till vårt webbaserade program Visma eEkonomi för föreningar. Läs mer på vismaspcs.se.
Skapa utbetalning via betalfil
Här beskrivs hur du gör en utbetalning i programmet genom att skicka en betalfil till din bank. Du hittar också information om hur du gör en delbetalning av en leverantörsfaktura.
För att kunna skicka betalningar via din bank måste du använda bankernas internetbankslösningar. Kontakta din bank angående dessa tjänster.
Inställningar
- Välj Arkiv - Inställningar - - Betalningar
- Välj den bank du använder för din förening.
- Beroende på vilken bank du har valt går du vidare med följande inställningar:
Annan bank
- Kontrollera om din bank finns med i listan över banker att välja, i så fall väljer du den, annars väljer du Annan bank. När du väljer Annan bank kan dina svenska betalningar endast skickas i betalformatet LB.
- Ange var du vill att betalfilen ska hamna när du skapar den. Detta gör du i fältet Sökväg till mappen där betalfilen sparas. Det måste finnas en sökväg angiven här för att filen ska kunna skapas. Enklaste sättet att ange din sökväg är genom att klicka på mappen till höger om fältet. Den förvalda sökvägen är C:\SPCSfiler.
- Ange sökvägen till din banks hemsida i fältet Sökväg till internetbank. Detta gör du om du vill att internetbanken ska öppnas automatiskt när du har skapat din betalfil.
Danske bank
- Ange vilket format du vill att betalfilen ska sparas i. Välj XML/ISO20022 (pain.001.001.03) om du vill ha ett framtidssäkert format. LB-formatet kommer att fasas ut inom de kommande åren. Båda formaten gör det möjligt att läsa in återrapporteringsfiler. När du skapar
- Ange var du vill att betalfilen ska hamna när du skapar den. Detta gör du i fältet Sökväg till mappen där betalfilen sparas. Det måste finnas en sökväg angiven här för att filen ska kunna skapas. Enklaste sättet att ange din sökväg är genom att klicka på mappen till höger om fältet. Den förvalda sökvägen är C:\SPCSfiler.
- Ange sökvägen till din banks hemsida i fältet Sökväg till internetbank, t ex http://www.danskebank.se. Detta gör du om du vill att internetbanken ska öppnas automatiskt när du har skapat din betalfil.
Handelsbanken
- Ange vilket format du vill att betalfilen ska sparas i. Välj XML/ISO20022 (pain.001.001.03) om du vill ha ett framtidssäkert format. LB-formatet kommer att fasas ut inom de kommande åren. Båda formaten gör det möjligt att läsa in återrapporteringsfiler. När du skapar
- Ange var du vill att betalfilen ska hamna när du skapar den. Detta gör du i fältet Sökväg till mappen där betalfilen sparas. Det måste finnas en sökväg angiven här för att filen ska kunna skapas. Enklaste sättet att ange din sökväg är genom att klicka på mappen till höger om fältet. Den förvalda sökvägen är C:\SPCSfiler.
- Ange sökvägen till din banks hemsida i fältet Sökväg till internetbank, t ex https://www.handelsbanken.se. Detta gör du om du vill att internetbanken ska öppnas automatiskt när du har skapat din betalfil.
Nordea
- Välj vilket format du vill att betalfilen ska sparas i. XML/ISO20022 (pain.001.001.03) är det format Nordea rekommenderar sina kunder att använda, eftersom PO3 och LB kommer att fasas ut under de kommande åren. Nordeas format av XML/ISO20022 (pain.001.001.03) hanterar både inhemska betalningar och kreditfakturor och fungerar oavsett om du använder internetbanken Nordea Business eller filbetalningstjänsten Corporate Access.
- Markera Använder Corporate Access om du använder den filbetalningstjänsten. Fyll i så fall även i uppgifterna för Signer Id respektive CCM Avtalsnr.
Om du väljer XML/ISO20022 (pain.001.001.03) eller markerar Använder Corporate Access ska du se till att du har fyllt i Nordeas BIC-kod (NDEASESS) under Arkiv - Inställningar - - Förening, fliken Bankuppgifter.
Väljer du PO3 kan betalfilen innehålla både inhemska betalningar och kreditfakturor. Väljer du LB kan betalfilen innehålla inhemska betalningar i SEK. Vill du använda LB-formatet och ändå kunna få med kreditfakturor måste du skicka LB-filen via Girolink. Kontakta i så fall din bank för att avtala om detta.
- Ange var du vill att betalfilen ska hamna när du skapar den. Detta gör du i fältet Sökväg till mappen där betalfilen sparas. Det måste finnas en sökväg angiven här för att filen ska kunna skapas. Enklaste sättet att ange din sökväg är genom att klicka på mappen till höger om fältet. Den förvalda sökvägen är C:\SPCSfiler.
Betalfilen som skapas blir en xml-fil som börjar med pain00100103_NORDEA_ följt av sändningsnummer, datum och klockslag.
- Ange sökvägen till din banks hemsida i fältet Sökväg till internetbank, t ex https://eplusgiro.plusgirot.se/eplusgiro_comp.html. Vill du skicka betalfilen via Girolink anger du istället sökvägen https://girolink.plusgirot.se/. Om du anger en sökväg här innebär det att internetbanken öppnas automatiskt när du har skapat din betalfil.
SEB
- Ange vilket format du vill att betalfilen ska sparas i. Välj XML/ISO20022 (pain.001.001.03) om du vill ha ett framtidssäkert format. LB-formatet kommer att fasas ut inom de kommande åren. Båda formaten gör det möjligt att läsa in återrapporteringsfiler. När du skapar
- Ange ditt kundnummer hos banken (SEB Id) i fältet Kund-/Avtalsnr om du väljer formatet XML/ISO20022 (pain.001.001.03).
- Ange var du vill att betalfilen ska hamna när du skapar den. Detta gör du i fältet Sökväg till mappen där betalfilen sparas. Det måste finnas en sökväg angiven här för att filen ska kunna skapas. Enklaste sättet att ange din sökväg är genom att klicka på mappen till höger om fältet. Den förvalda sökvägen är C:\SPCSfiler.
- Ange sökvägen till din banks hemsida i fältet Sökväg till internetbank. Detta gör du om du vill att internetbanken ska öppnas automatiskt när du har skapat din betalfil.
Swedbank
- Ange vilket format du vill att betalfilen ska sparas i. Välj XML/ISO20022 (pain.001.001.03) om du vill ha ett framtidssäkert format. LB-formatet kommer att fasas ut inom de kommande åren. Båda formaten gör det möjligt att läsa in återrapporteringsfiler. När du skapar
- Ange ditt avtalsnummer hos banken i fältet Kund-/Avtalsnr om du väljer formatet XML/ISO20022 (pain.001.001.03).
- Ange var du vill att betalfilen ska hamna när du skapar den. Detta gör du i fältet Sökväg till mappen där betalfilen sparas. Det måste finnas en sökväg angiven här för att filen ska kunna skapas. Enklaste sättet att ange din sökväg är genom att klicka på mappen till höger om fältet. Den förvalda sökvägen är C:\SPCSfiler.
- Ange sökvägen till din banks hemsida i fältet Sökväg till internetbank, t ex http://www.swedbank.se. Detta gör du om du vill att internetbanken ska öppnas automatiskt när du har skapat din betalfil.
Längst ner kan du även ange om du vill visa fält för betalrader i programdelen Utbetalningar, om du vill att betalningar ska markeras som betalda vid filöverföring/manuell betalning och om du vill kunna skriva ut avier. Läs mer i fältförklaringarna i avsnittet Utbetalningar, föreningsinställningar
Skapa betalfil
- Gå till Betalningar - Utbetalningar.
I listläget visas alla leverantörsfakturor som är attesterade men inte journalförda, samt betalningar utan leverantörsfaktura som inte är journalförda.
Under Urval/sortering kan du välja vilka fakturor du vill se i listan. Du kan också välja i vilken ordning du vill att fakturorna sorteras och om du vill att posterna ska sorteras Stigande eller Fallande.
- Markera de fakturor med status Ej betalda som du vill betala.
Om du bara vill se de fakturor som har status Ej betalda väljer du urvalet Ej betalda vid Urval/sortering. Därefter kan du använda kommandot Markera alla för att markera alla obetalda fakturor.
Vid delbetalning av en faktura ändrar du summan i kolumnen Belopp att betala till den summa du ska betala. Vill du göra andra ändringar kan du dubbelklicka på fakturan eller markera fakturan och välja Kort.
- Välj kommandot Skicka betalfil.
- Kontrollera att det är rätt utbetalningskonto.
Utbetalningskontot hämtas automatiskt från Arkiv - Inställningar - - Kontonummer. Har du angett att du har Nordea som bank under Arkiv - Inställningar - - Betalningar
- Kontrollera att det är rätt antal uppdrag och rätt belopp som kommer att skickas iväg. Du ser också vilket betalsätt som kommer att användas, alternativen är:
|
Insättning på leverantörens bankgironummer. Betalsättet Bankgiro används för inhemska betalningar. |
|
|
Bankkonto |
Insättning på leverantörens bankkonto. Betalsättet Bankkonto används för inhemska betalningar. |
|
Utbetkort |
Leverantören får ett utbetalningskort. Betalsättet Utbetkort används för inhemska betalningar om det saknas kontonummer på leverantören. |
|
Plusgiro |
Insättning på leverantörens PlusGirokonto. |
Om du har angett både bankgironummer och plusgironummer när du registrerade leverantören i leverantörsregistret så väljer programmet Bankgiro automatiskt. Har du Nordea och formatet PO3 väljer programmet PlusGiro istället.
- Klicka på Mer info för att se exakt vilka fakturor som ingår i betalningsuppdraget.
- Klicka på OK och sedan på Skicka betalfil.
Nu skapas betalfilen. Namnet på betalfilen innehåller sändningsnummer, datum och tid när filen skapades.
Din internetbank öppnas automatiskt om du har angett sökvägen under Arkiv - Inställningar - - Betalningar
- Logga in i din internetbank och slutför betalningarna.
Markera fakturorna som betalda
När utbetalningarna är gjorda och du har fått betalningsspecifikationen gör du enligt följande:
- Välj Betalningar - Utbetalningar.
- Välj urvalet På väg under Urval/sortering.
- Kontrollera att betaldatumet är korrekt för fakturorna. Är betaldatumet felaktigt ändrar du datumet i kolumnen Betaldatum. Om du vill ändra betaldatum för flera fakturor samtidigt markerar du dem först och väljer sedan kommandot Ändra datum m m.
- Kontrollera att beloppet i Belopp i kr är exklusive bankavgiften, om det är så att du har betalat via bank och en avgift har dragits i samband med betalningen. Beloppet för avgiften registrerar du i fältet Avgift i arbetsbildens nedre del. Var noga med att du har rätt faktura markerad när du lägger in avgiften. I fältet Utbet kr kan du se hur mycket som totalt har dragits från ditt konto för markerad betalning.
- Markera de fakturor som är betalda i kolumnen Markering.
- Välj kommandot Ändra betalstatus och sätt markering för Betald.
- Klicka på OK.
- Välj Skriv ut - Utbetalningsjournal.
- Ange vilket till och med datum du vill skriva ut journalen för och markera Skriv konteringar för varje faktura om du vill att varje utbetalning ska vara konterad för sig i journalen.
Det är endast de betalningar som har ett tidigare betaldatum eller samma till och med datum som kommer med på journalen.
När journalen är utskriven till skrivare kan du godkänna den
Om du markerar för En verifikation per affärshändelse under Arkiv - Inställningar - - Bokföring, fliken Grunduppgifter, kommer det att skapas en verifikation per betalning. Om den inte är markerad blir det en verifikation för alla betalningar som är med på journalen.
Den automatiska överföringen görs inte om du har markerat Bokför journaler och momsrapporter manuellt under Arkiv - Inställningar - - Bokföring, fliken Grunduppgifter. Då måste du registrera bokföringsunderlaget manuellt i bokföringen.
Verifikationsdatumet blir det datum som du anger vid Till och med datum när du valde att skriva ut journalen, alltså journalens datum.
Om du godkänt journalerna kan du inte skriva ut dem igen. Det är därför viktigt att du kontrollerar att journalerna är korrekta och utskrivna, innan du godkänner och sparar dem. Du kan skriva ut en kopia på journalen, men du får inte med bokföringsunderlaget. Denna utskrift finns under Bokföring - Gamla journaler.
