Visma Administration 1000
Avtalsmallar, fliken Avtalsmall
Programdelen finns under Försäljning - Avtal - Avtalsmallar.
Detta är kortläget för avtalsmallar. Här lägger du in alla uppgifter mallen ska innehålla. Exakt vilka uppgifter som visas i arbetsbilden beror på vilka val du har gjort i
.Du kan lägga in alla uppgifter direkt i bilden eller använda guiden. Vi rekommenderar att du de första gångerna använder guiden när du skapar dina avtalsmallar. Starta guiden genom att välja kommandot Guide.
Observera att du alltid måste börja med att välja vilka artiklar som ska ingå i avtalet, oavsett om guiden används eller inte.
Här anger du hur många artiklar som du ska fakturera vid varje faktureringstillfälle.
I den här kolumnen anger du artikelnumret för de artiklar som ska ingå i avtalet. Om du inte kommer ihåg artikelnumret kan du ta fram artikellistan genom att klicka med musen på listknappen eller trycka på Alt+Pil ned. Där kan du också välja att lägga upp en ny eller ändra en befintlig artikel.
Det är inte nödvändigt att hämta en artikel från artikelregistret. Du kan alltid lämna fältet för artikelnummer blankt och skriva in artikelns uppgifter direkt, om du inte vill ha artikeln inlagd i artikelregistret.
Du får inte någon artikelstatistik om du inte har artiklarna upplagda i artikelregistret.
Priserna för artiklarna visas inte i avtalsmallen eftersom de kunder som berörs av avtalet kan vara kopplade till olika prislistor. När du skapat avtal från mallen kan du se priserna i varje enskilt avtal per kund.
Om rutan är markerad uppdateras avtalet med kundens adress från kundregistret. Avtalsfakturan kommer att skapas med de nya adressuppgifterna som avtalet har uppdaterats med.
Om rutan inte är markerad skrivs adressen på fliken 3 Kunduppgifter på avtalet ut på fakturan. Ingen uppdatering mellan kundregistret och avtalet görs då.
Det finns två val för uppdatering av dina försäljningspriser på avtalet. Antingen uppdateras priserna vid varje fakturatillfälle eller endast när du väljer kommandot Uppdatera täckningsbidrag. Vill du att försäljningspriserna ska uppdateras vid varje faktureringstillfälle, markerar du Automatisk prisuppdatering vid fakturering.
Kalkylpriset för artiklarna/tjänsterna uppdateras normalt genom att du utför kommandot Uppdatera täckningsbidrag. Detta kommando leder till att kalkylpriset kommer att motsvara aktuellt värde i artikelregistret. Om du inte vill uppdatera kalkylpriset när du väljer kommandot Uppdatera täckningsbidrag, markerar du valet Kalkylpriser ändras inte vid uppdatering.
I den här grupprutan anger du de avtalstider som ska gälla för de avtal som skapas från mallen.
Här anger du avtalets startdatum.
I den här grupprutan anger du hur avtalet ska hantera prisuppdateringar, perioder etc.
Här anger du avtalstiden som avtalet ska ha. Anger du 0 här gäller avtalet tills vidare, d v s inget slutdatum beräknas för de avtal som skapas från mallen.
Här visas artikelns artikelbenämning om artikeln hämtats från artikelregistret. Du kan också skapa en avtalsmall med artiklar som inte finns i artikelregistret. I det fallet skriver du in en lämplig benämning här.
Listknappen som finns vid fältet använder du till att hämta texter som du kan lägga in bland fakturaraderna. När du klickar på listknappen visas en tabell med radtexter, om du har lagt upp några radtexter i inställningarna. Det kan t ex vara en text som beskriver en viss typ av vara eller tjänst som kunden ska faktureras för. Du kan ändra en befintlig text eller lägga till en ny text om du vill. Det går också bra att lägga in dem under Radtexter under Arkiv - Inställningar - . Läs mer i avsnittet - FörsäljningRadtexter, företagsinställningar.
Här anger du det betalningsvillkor som ska gälla för avtalen som skapas från denna mall. Det gör du genom att klicka med musen på listknappen eller trycka på Alt+Pil ned. Det går också att lägga in ett nytt eller ändra ett betalningsvillkor här. Läs mer i avsnittet Betalningsvillkor, företagsinställningar.
Fältet Dag förekommer två gånger i rutan Avtalens datum.
I det översta fältet anger du startdag för avtalet. Anger du 0 här kommer programmet att hämta aktuell dag från datorns interna klocka som startdag. Om du använder guiden fylls denna ruta i automatiskt. Avtalets startdatum visas till höger om rutan Dag.
I det nedersta fältet anger du vilken dag i månaden som ska gälla som fakturadag. Anger du ett värde större än noll här används den dagen i månaden som fakturadag. Anger du 0 kommer fakturadagen att bli densamma som avtalets startdag. Anger du ett negativt värde kommer fakturadagen att räknas som avtalets startdag minus antalet fakturadagar. Avtalets första fakturadatum visas till höger om rutan Dag.
Om du har betalningsvillkoret 10 dagar netto och beräknar att du har tre dagars hantering av dina fakturor, anger du lämpligen 0 som första fakturamånad och -13 som första fakturadag. Detta ger ett fakturadatum 13 dagar innan avtalets startdatum.
Här visas den enhet som finns registrerad för artikeln i artikelregistret. Du kan inte ändra enheten i avtalsmallen utan om du vill göra det gör du det i det färdiga avtalet.
Här anger du hur ofta avtalet ska faktureras. Är det t ex ett avtal som betalas en gång per år anger du 12 här. Är det ett avtal som ska faktureras halvårsvis anger du 6 o s v.
Här anger du när första fakturan ska skapas.
Markera här om du vill att dröjsmålsräntan ska hämtas från
när du skapar faktura på avtalet.Markera här om du vill att kundfordranskontot som är angett på kunden i kundregistret ska hämtas när du skapar faktura på avtalet.
Markera här om du vill att det projekt du angett på kunden i kundregistret ska hämtas när du skapar avtal.
Markera här om du vill att den resultatenhet du angett på kunden i kundregistret ska hämtas när du skapar avtal.
Kalkylpriset för artiklarna/tjänsterna uppdateras normalt genom att du utför kommandot Uppdatera täckningsbidrag. Detta kommando leder till att kalkylpriset kommer att motsvara aktuellt värde i artikelregistret. Om du inte vill uppdatera kalkylpriset när du väljer kommandot Uppdatera täckningsbidrag, markerar du Kalkylpriser ändras inte vid uppdatering.
Kalkylpriset uppdateras endast när du skapar faktura och har Automatisk prisuppdatering vid fakturering markerad. Om du väljer att inte markera rutan faktureras de priser som står på avtalet oavsett om någon prisändring gjorts i artikelregistret. Priset ändras dock om du väljer kommandot Uppdatera täckningsbidrag.
Här anger du för vilken kategori som avtalsmallen ska användas för. Det gör du genom att klicka med musen på listknappen eller trycka på Alt+Pil ned. Det går också att lägga in en ny kategori här. Läs mer i avsnittet Kundkategorier, företagsinställningar.
Här anger du det leveranssätt som ska gälla för avtalen som skapas från denna mall. Det gör du genom att klicka med musen på listknappen eller trycka på Alt+Pil ned. Det går också att lägga in ett nytt eller ändra ett leveranssätt här. Läs mer i avsnittet Leveranssätt, företagsinställningar.
Här anger du det leveransvillkor som ska gälla för avtalen som skapas från denna mall. Det gör du genom att klicka med musen på listknappen eller trycka på Alt+Pil ned. Det går också att lägga in ett nytt eller ändra ett leveransvillkor här. Läs mer i avsnittet Leveransvillkor, företagsinställningar.
Här visas mallens namn. Dessutom kan du skriva en benämning på upp till 25 tecken som gör det lättare att komma ihåg vilka medlemmar/kunder som mallen ska användas för.
Fältet Månad förekommer två gånger i rutan Avtalens datum
I det översta fältet anger du startmånad för avtalet. Anger du 0 här kommer programmet att hämta aktuell månad från datorns interna klocka som startmånad. Om du använder guiden fylls denna ruta i automatiskt.
I det nedersta fältet anger du vilken fakturamånad som ska gälla för avtalen. Du kan antingen ange en fast kalendermånad genom att ange ett månadsnummer, d v s 3 för mars eller ange 0 för avtalets startmånad. Om det t ex står 3 här och fakturaintervallet är tre månader kommer första fakturan att skapas i mars, nästa i juni, sedan i september o s v.
Om du markerar den här rutan visas fakturans avtalsperiod som en textrad på fakturan. Programmet räknar ut perioderna automatiskt. Perioden skrivs ut som ett datumintervall, t ex XX0101-XX0331. Datumen visas också på spårningsfliken när du skapat avtal från mallen. Om du markerat denna ruta och försöker skapa en faktura för en period som går utanför avtalstiden visas ett varningsmeddelande. Du kan då gå in på avtalet och markera det som avslutat eller ändra avtalsperioden.
Om du inte markerar denna ruta visas inga datumintervall på fakturorna eller spårningsfliken. Du får bara en varning om du försöker skapa en faktura med fakturadatum utanför avtalstiden.
I fältet Projekt i övre delen av kortläget anger du eventuellt projektnummer som ska användas för avtalen som skapas från mallen. Det gör du genom att klicka med musen på listknappen eller trycka på Alt+Pil ned. Det går också att lägga in ett nytt projekt här. Läs mer i avsnittet Skapa projekt.
I kolumnen Projekt i tabellen ges som förslag det projektnummer som du har skrivit in i avtalsmallhuvudet. Om du vill ändra projektnummer för en enskild artikel kan du göra det genom att hämta ett nytt i listan.
Här anger du eventuell resultatenhet som ska gälla för avtalen som skapas från denna mall. Det gör du genom att klicka med musen på listknappen eller trycka på Alt+Pil ned. Där kan du också välja att lägga upp ett nytt eller ändra en befintlig resultatenhet. Läs mer i avsnittet Resultatenheter, företagsinställningar.
Som förslag ges här den resultatenhet som du har skrivit in i avtalsmallhuvudet. Om du vill ändra resultatenhet för någon enskild artikel kan du göra det genom att hämta en ny i listan.
Om du vill skapa avtal för samtliga kunder markerar du den här rutan. Du kan inte välja någon kundkategori om du har gjort det här valet.
Här markerar du om avtalets starttidpunkter ska räknas från aktuellt år eller ej. Året hämtas från datorns interna klocka. Om denna ruta inte är markerad och du t ex skapar ett avtal i mars och har januari som startmånad kommer avtalet att starta i januari nästa år. Markerar du rutan kommer avtalet att starta i januari innevarande år. På detta sätt kan du skapa retroaktiva avtal. Om du använder guiden fylls den rutan i automatiskt.
Om du lägger in en textrad här kan du lägga in en summa i den här kolumnen. För artiklar som finns i artikelregistret visas ingen summa eftersom priserna kan variera för olika kunder.
Relaterade avsnitt
Arbeta smartare