Skapa kreditfaktura

Så här skapar du en kreditfaktura i Visma Administration 1000.

  1. Välj Försäljning - Kundfakturor.
  2. Skapa kreditfaktura genom att klicka på pilen under knappen Ny och välja Kreditfaktura.

Den faktura som är markerad när du väljer Ny är den faktura du får upp som förslag att du ska kreditera. Vill du kreditera någon annan debetfaktura kan du ändra det i fältet Krediterar faktura. Antingen kan du välja att kreditera hela debetfakturan eller bara kunduppgifterna.

Om du väljer Skapa kredit utan ursprungsfaktura skapas en helt tom kreditfaktura.

Om du valde fel fakturatyp när du skapade din faktura kan du ändra den genom att klicka i fältet till höger om Fakturanr. Du kan endast byta fakturatyp på fakturor som inte innehåller några fakturarader. Du kan inte heller byta fakturatyp på fakturor som är inlästa till Visma Administration 1000 som e-fakturor.

  1. Gör ditt val och klicka på OK.

Väljer du att kreditera en debetfaktura sätts fakturanumret direkt och artiklarna kommer upp automatiskt med de antal som fanns på debetfakturan.

Om du har valt att inte kreditera en debetfaktura går du vidare så här:

  1. Hämta upp kunden med hjälp av listknappen bredvid fältet Kundnr. Du kan även skriva in kundnumret direkt i fältet Kundnr. Fakturanumret sätts automatiskt när du anger kundnumret och trycker på Enter-tangenten. Valde du att endast kopiera kunduppgifterna när du skapade kreditfakturan är dessa redan ifyllda.

Om det finns möjlighet att skicka e-faktura till kunden visas detta i ett informationsfält ovanför arbetsbilden, under förutsättning att du har lagt in ett organisationsnummer på kunden i kundregistret. Läs mer om hur du gör i avsnittet Skicka dokument som e-faktura, brev eller e-post.

  1. Ange artikelnummer och antal på de artiklar som ska vara med på kreditfakturan.

Är det en lagervara som du krediterar kommer dessa artiklar automatiskt in i lagret igen med det antal som du anger förutsatt att du har en markering i rutan Lagerför på fliken Faktura. Inställningen för detta gör du genom att markera Lagerför artiklar på kreditfaktura under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Försäljning, fliken Dokumentinställningar.

Du ska inte skriva något minustecken framför några belopp eller antal. När du valt att göra en kreditfaktura kommer konteringarna automatiskt på rätt sida.

Om du vill hämta en textrad som du har lagt in under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Försäljning - Radtexter ställer du dig i kolumnen Benämning och klickar på listknappen där. Vill du använda snabbkommandon ställer du dig i fältet Benämning och tryck Ctrl+T och därefter Alt+Pil ned.

Vill du skjuta in en rad för att till exempel skriva en textrad mellan två artiklar som du har plockat upp, ställer du dig på den rad som du vill att den nya raden ska hamna över och väljer kommandot Infoga rad. Om du vill lägga in en textrad på den nya raden väljer du därefter kommandot Textrad.

Om du har skrivit in en artikel- eller textrad som du inte vill spara, raderar du rad för rad genom att markera någonstans på raden och klicka på Radera (Ctrl+R). Du kan inte radera hela kreditfakturan om den är felaktig. Istället får du makulera den genom att markera Makulerad på fliken Faktura.

När kreditfakturan är klar ska du skicka den.

  1. Välj Skicka - Aktuell faktura om det bara är en kreditfaktura som ska skickas. Är det flera fakturor som ska skickas väljer du Skicka - Fakturor. Då kommer du till programdelen Fakturahantering där du kan välja vilka kreditfakturor du vill skicka och på vilket sätt.

När kreditfakturan är skickad markeras Skickad - Faktura.

Du kan korrigera skickade kreditfakturor genom att ta bort markeringen i rutan Skickad - Faktura. Gör ändringen och skicka sedan på nytt.

  1. Välj Skriv ut - Fakturajournal för att skriva ut fakturajournalen och godkänna kreditfakturorna.

När journalen är utskriven till skrivare får du möjlighet att godkänna den och samtidigt föra över den automatiskt till bokföringen som nästa verifikat.

Du kan välja om du vill skriva ut dina journaler detaljerat. Det innebär att du får över journalerna rad för rad till bokföringen. Om du hellre vill att bokföringsordern ska vara summerad per konto går det också bra.

Den automatiska överföringen görs inte om du har markerat Bokför journaler och momsrapporter manuellt under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Bokföring, fliken Grunduppgifter. Då måste du registrera bokföringsunderlaget manuellt i bokföringen.

  1. Skriv ut en lagerförändringsjournal om dina fakturor innehöll några lagervaror. Det gör du genom att välja Skriv ut - Lagerförändringsjournal. Detta under förutsättning att du har markerat Lagerför artiklar på kreditfaktura under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Försäljning, fliken Dokumentinställningar.

När du godkänner journalen förs lagerförändringarna över till bokföringen. Den automatiska överföringen görs inte om du har markerat Bokför journaler och momsrapporter manuellt under Arkiv - Företagsinställningar - Bokföring, fliken Grunduppgifter. Då måste du registrera bokföringsunderlaget manuellt i bokföringen.

Om du godkänt journalerna kan du inte skriva ut dem igen. Det är därför viktigt att du kontrollerar att journalerna är korrekta och utskrivna, innan du godkänner och sparar dem. Du kan skriva ut en kopia på journalen, men du får inte med bokföringsunderlaget. Denna utskrift finns under Bokföring - Gamla journaler - Skriv ut.

Kreditera kundfaktura som innehåller husarbete/grön teknik

Har något blivit fel på en kundfaktura som innehåller husarbete/grön teknik kan du ändra direkt på fakturan om du inte har journalfört den. Om du har journalfört kundfakturan måste den krediteras. En kundfaktura som innehåller husarbete/grön teknik kan inte vara en kreditfaktura, eftersom du inte kan ha med minusbelopp i underlaget till ansökan. Du måste alltså kreditera hela kundfakturan och sedan skapa en ny kundfaktura med rätt uppgifter. Om kreditfakturan ska kreditera den ursprungliga fakturan i sin helhet och det redan finns en betalning på denna, måste du dessutom direktbetala både debet- och kreditfakturan. Du kan inte använda kommandot Kvitta debet mot kredit i detta fall.

Läs mer om hur kreditfakturor hanteras i avsnittet Allmänt om kreditfaktura.

Relaterade avsnitt