Visma Scanner

Genom att använda Visma Scanner för att scanna kvitton minskar du risken att kvittona glöms bort och du får dessutom hjälp av appen att tolka uppgifterna på underlaget. De uppgifter som kan tolkas är: totalbelopp, moms, betaldatum, organisationsnummer, valuta och betalningsmetod. De tolkade uppgifterna följer sedan med automatiskt när du skickar underlaget till ditt program.

I Visma Administration 1000 får du information om att det finns underlag att läsa in. Underlagen som kan läsas in visas i programdelen Inläsning underlag. Du ser en bild på underlaget och har möjlighet att komplettera med mer information om det krävs. För att underlätta konteringen kan du i företagsinställningarna ange vilken konteringsmall du vill använda, en för inköp med kort och en för kontantinköp. När du sedan läser in underlaget skapas det automatiskt en verifikation, konterad och klar och det fotade kvittot är bifogat. Smidigt och enkelt och all information samlad på ett ställe!

Gör så här:

1. Öppna appen Visma Scanner.
2. Fotografera ditt kvitto och tryck på Klar.

3. Komplettera eventuellt med fler uppgifter.
4. Ange vilket betalsätt som använts för kvittot. Uppgiften behövs för att den förvalda konteringsmallen i Visma Administration 1000 ska fungera när du läser in underlaget.
5. Klicka på Skicka dokument.

När du ska ta hand om de underlag du har scannat och skickat till programmet kan du göra det på två sätt. Antingen använder du dig av programdelen Inläsning underlag eller kommandot Koppla underlag. Genom att koppla ihop underlag till dina verifikationer enligt något av dessa sätt, slipper du leta fram kvitton i pärmar om du till exempel behöver kontrollera en kontering. Du hittar allt på verifikationen.

Inläsning underlag

Under Bokföring - Inläsning underlag eller Inköp - Inläsning underlag kan du se de scannade underlag som kan läsas in och som du sedan automatiskt kan skapa verifikationer av. För att kunna använda Inläsning underlag behöver du först markera Kontrollera om det finns scannade underlag att läsa in under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Min sida/internettjänster - Visma Scanner. Läs mer om hur du arbetar i den här programdelen i avsnittet Läs in underlag.

Koppla underlag

Om du vill koppla ditt underlag till ett befintligt verifikat använder du istället kommandot Koppla underlag. Du hittar kommandot underBokföring - Verifikationer. Läs mer om hur du kopplar dina underlag i avsnittet Koppla underlag, kommando.

Genom att använda Visma Scanner för att scanna leverantörsfakturor får du hjälp av appen att tolka uppgifterna på underlaget. De uppgifter som kan tolkas är: fakturanummer, fakturadatum, totalbelopp, moms, förfallodag, betaldatum, organisationsnummer och OCR. De tolkade uppgifterna följer sedan med automatiskt när du skickar underlaget till ditt program.

I Visma Administration 1000 får du information om att det finns underlag att läsa in. Underlagen som kan läsas in visas i programdelen Inläsning underlag. Du ser en bild på underlaget och har möjlighet att komplettera med mer information om det krävs. För att underlätta konteringen kan du på respektive leverantör ange vilken konteringsmall du vill använda. När du sedan läser in underlaget skapas det automatiskt en leverantörsfaktura, konterad och klar och det fotade underlaget är bifogat. Smidigt och enkelt och all information samlad på ett ställe!

Gör så här:

1. Öppna appen Visma Scanner.
2. Fotografera din leverantörsfaktura och tryck på Klar.

3. Komplettera eventuellt med fler uppgifter.
4. Klicka på Skicka dokument.

När du ska ta hand om de underlag du har scannat och skickat till programmet kan du göra det på två sätt. Antingen använder du dig av programdelen Inläsning underlag eller kommandot Koppla underlag. Genom att koppla ihop underlag till dina leverantörsfakturor enligt något av dessa sätt, slipper du leta fram fakturor i pärmar om du till exempel behöver kontrollera en kontering. Du hittar allt på leverantörsfakturan.

Inläsning underlag

Under Inköp - Inläsning underlag kan du se de scannade underlag som kan läsas in och som du sedan automatiskt kan skapa leverantörsfakturor av. För att kunna använda Inläsning underlag behöver du först markera Kontrollera om det finns scannade underlag att läsa in under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Min sida/internettjänster - Visma Scanner. Läs mer om hur du arbetar i den här programdelen i avsnittet Läs in underlag.

Koppla underlag

Om du vill koppla ditt underlag till en befintlig leverantörsfaktura använder du istället kommandot Koppla underlag. Du hittar kommandot under Inköp - Leverantörsfakturor. Läs mer om hur du kopplar dina underlag i avsnittet Koppla underlag, kommando.

Du kan också mejla in ett underlag till appen för att sedan skicka det vidare digitalt till Visma Administration 1000. Det kan till exempel vara en faktura du har fått via e-post. Underlag som mejlas till appen tolkas på samma sätt som kvitton eller leverantörsfakturor som scannas (se ovan). Mejlade underlag ska vara i något av formaten jpg, jpeg, png, pdf, tif eller tiff.

Läs mer hur du gör i avsnittet Skicka underlag med e-post till Visma Scanner.