Visma Scanner

Vill du arbeta smart och effektivt i ditt program använder du appen Visma Scanner för att kostnadsfritt scanna (fotografera), spara och skicka kvitton och leverantörsfakturor vidare digitalt till Visma Administration 1000. Där konteras underlagen och verifikationer respektve leverantörsfakturor skapas automatiskt.

När det gäller leverantörsfakturor är det dock smidigare och effektivare att ta emot e-fakturor från dina leverantörer, än att använda appen.

Genom att använda Visma Scanner för att scanna kvitton minskar du risken att kvittona glöms bort och du får dessutom hjälp av appen att tolka uppgifterna på underlaget. De uppgifter som kan tolkas är: totalbelopp, moms, betaldatum och organisationsnummer. De tolkade uppgifterna följer sedan med automatiskt när du skickar underlaget till ditt program.

I Visma Administration 1000 får du information om att det finns underlag att läsa in. Underlagen som kan läsas in visas i programdelen Inläsning underlag. Du ser en bild på underlaget och har möjlighet att komplettera med mer information om det krävs. För att underlätta konteringen kan du i företagsinställningarna ange vilken konteringsmall du vill använda, en för inköp med kort och en för kontantinköp. När du sedan läser in underlaget skapas det automatiskt en verifikation, konterad och klar och det fotade kvittot är bifogat. Smidigt och enkelt och all information samlad på ett ställe!

Gör så här:

  1. Öppna appen Visma Scanner.
  2. Fotografera ditt kvitto och tryck på Klar.

Nu analyseras och tolkas kvittot. De tolkade uppgifterna läggs in i respektive fält.

  1. Komplettera eventuellt med fler uppgifter.
  2. Ange vilket betalsätt som använts för kvittot. Uppgiften behövs för att den förvalda konteringsmallen i Visma Administration 1000 ska fungera när du läser in underlaget.
  3. Klicka på Skicka dokument.

Nu skickas underlaget till Visma Administration 1000 och där får du information om att det finns underlag att läsa in. Se Läs in underlag för hur du arbetar vidare i Inläsning underlag.

Genom att använda Visma Scanner för att scanna leverantörsfakturor får du hjälp av appen att tolka uppgifterna på underlaget. De uppgifter som kan tolkas är: fakturanummer, fakturadatum, totalbelopp, moms, organisationsnummer och OCR. De tolkade uppgifterna följer sedan med automatiskt när du skickar underlaget till ditt program.

I Visma Administration 1000 får du information om att det finns underlag att läsa in. Underlagen som kan läsas in visas i programdelen Inläsning underlag. Du ser en bild på underlaget och har möjlighet att komplettera med mer information om det krävs. För att underlätta konteringen kan du på respektive leverantör ange vilken konteringsmall du vill använda. När du sedan läser in underlaget skapas det automatiskt en leverantörsfaktura, konterad och klar och det fotade underlaget är bifogat. Smidigt och enkelt och all information samlad på ett ställe!

Gör så här:

  1. Öppna appen Visma Scanner.
  2. Fotografera din leverantörsfaktura och tryck på Klar.

Nu analyseras och tolkas fakturan. De tolkade uppgifterna läggs in i respektive fält.

  1. Komplettera eventuellt med fler uppgifter.
  2. Klicka på Skicka dokument.

Nu skickas underlaget till Visma Administration 1000 och där får du information om att det finns underlag att läsa in. Se Läs in underlag för hur du arbetar vidare i Inläsning underlag.

Du kan också mejla in ett underlag till appen för att sedan skicka det vidare digitalt till Visma Administration 1000. Det kan till exempel vara en faktura du har fått via e-post. Underlag som mejlas till appen tolkas inte, utan du får själv registrera underlagets uppgifter. Mejlade underlag ska vara i något av formaten jpg, jpeg, png, pdf, tif eller tiff. Observera att för pdf:er tolkas inga uppgifter.

Läs mer hur du gör i avsnittet Skicka underlag med e-post till Visma Scanner.

Även om du använder appen Visma Scanner så är det fortfarande kvittot/leverantörsfakturan som gäller som originalhandling och måste sparas.

Hantera scannade underlag

När du ska ta hand om de underlag du har mejlat till eller scannat i Visma Scanner och sedan skickat till programmet kan du göra det på två sätt. Antingen använder du dig av programdelen Inläsning underlag eller kommandot Koppla underlag.

Genom att koppla ihop underlag till dina leverantörsfakturor och verifikationer enligt något av dessa sätt, slipper du leta fram fakturor och kvitton i pärmar om du till exempel behöver kontrollera en kontering. Du hittar allt på leverantörsfakturan respektive verifikationen.

Inläsning underlag

Under Bokföring - Inläsning underlag eller Inköp - Inläsning underlag kan du se de scannade underlag som kan läsas in och som du sedan automatiskt kan skapa leverantörsfakturor/verifikationer av. För att kunna använda Inläsning underlag behöver du först markera Kontrollera om det finns scannade underlag att läsa in under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Min sida/internettjänster - Visma Scanner. Läs mer om hur du arbetar i den här programdelen i avsnittet Läs in underlag.

Koppla underlag

Om du vill koppla ditt underlag till ett befintligt verifikat eller en befintlig leverantörsfaktura använder du istället kommandot Koppla underlag. Du hittar kommandot under Bokföring - Verifikationer och Inköp - Leverantörsfakturor. Läs mer om hur du kopplar dina underlag i avsnittet Koppla underlag, kommando.

Relaterade avsnitt

Ladda ner appen Visma Scanner
Skicka underlag med e-post till Visma Scanner
Koppla underlag, kommando
Ej kontrollerade underlag, kommando
Underlag till verifikation/leverantörsfaktura
Läs in underlag
Inläsning underlag, listläge
Aktivera Visma Scanner i Visma Administration
Skicka underlag med Visma Scanner till Visma Administration

Arbeta smartare

Smarta appar för företagare och privatliv

Filmer

Aktivera Visma Scanner

Skicka underlag från Visma Scanner

Koppla kvitton från Visma Scanner

Aktivera tjänster

Se alla filmer om Visma Administration 1000

Supportforum

Ta del av hur 42 000 andra Visma-kunder arbetar smartast med sitt företagande.

Prova Visma Administration gratis!