Visma Administration 200
Återrapportera leverantörsbetalningar
I Visma Administration 200 kan du använda återrapportering för att underlätta hanteringen av de leverantörsbetalningar som skickats via fil. Har du skickat dina leverantörsbetalningar till banken i formatet XML/ISO20022 (pain 001.001.03) hanterar programmet återrapportering i formatet camt.054.
Du måste ha ett avtal med den bank och den tjänst du vill kunna läsa in återrapporteringsfiler från. För att arbeta med återrapportering behöver du i välja format för dina utbetalningar. Du kan arbeta med återrapportering oavsett vilken bank du har. Har du DNB är formatet XML. Har du Danske Bank, Handelsbanken, SEB eller Swedbank väljer du något av formaten XML/ISO20022 eller LB, där XML/ISO20022 är ett mer framtidssäkert format. Har du Nordea Business som internetbank väljer du XML/ISO20022 eller PO3. Använder du Nordeas filbetalningstjänst Corporate Access kan du också arbeta med återrapportering, eftersom de använder sig av XML-formatet.
I programmet kan du läsa in återrapporteringsfiler med utbetalningar från följande tjänster:
- CAMT.054
- Bankgirots återrapporteringsfil
- DA1, Nordeas återrapporteringsfil
Om du valt Bankgirots återrapporteringsfil kan du välja mellan två tjänster, Betalningsspecifikation respektive Betalningsbevakning. Av dessa tjänster ska du välja Betalningsspecifikation, eftersom Betalningsbevakning inte går att läsa in i programmet.
Arbeta med återrapportering av leverantörsinbetalningar
Följande steg beskriver hur du arbetar med återrapportering av leverantörsinbetalningar:
Gör inställningar
För att använda dig av återrapportering till leverantörsreskontran måste du ange sökvägen till var de hämtade återrapporteringsfilerna sparas.
- Välj Arkiv - Inställningar - - Betalningar.
- Ange sökvägen till var de hämtade filerna ska sparas. Sökvägen är gemensam för in- och utbetalningar och måste vara densamma som den du har angett i din internetbank. I vårt exempel har vi under mappen SPCSfiler skapat en mapp som heter Hämtade filer.
- Välj Utbetalningar i menyn till vänster.
- Se till att det inte finns någon markering i rutan Betald vid filöverföring/manuell betalning för då kan du inte läsa in återrapporteringsfilen.
I övrigt ska du inte göra några andra inställningar i arbetsbilden Utbetalningar.
Registrera leverantörsfaktura och skicka betalfil
När inställningarna är gjorda registrerar du din leverantörsfaktura och betalar den genom att skicka en betalfil till banken. Läs mer i avsnitten Registrera leverantörsfaktura och Skapa utbetalning via betalfil.
Banken behandlar därefter betalningsuppdragen och pengarna förs över från företagets konto till mottagarens.
Hämta och läs in återrapporteringsfil
Gör så här för att hämta och läsa in en återrapporteringsfil:
- Välj Betalningar - Utbetalningar.
- Välj kommandot Gå till internetbank för att komma till bankens hemsida. Du kan också gå till din internetbanks hemsida på vanligt sätt via din webbläsare.
- Hämta din återrapporteringsfil. För mer information om hur du hämtar filen kontaktar du din bank.
När filen är hämtad går du tillbaka till ditt program.
- Välj kommandot Läs in återrapporteringsfil.
- Markera filen du vill läsa in och klicka på Öppna.
Om det finns betalningar som inte kan matchas mot en leverantörsfaktura får du information om det i dialogen Information - Återrapportering. I kolumnen Text står det vad som fel. Klickar du på Skriv infolista skrivs informationen ut på skrivare så att du kan kontrollera vilka betalningar det gäller efter att du har stängt dialogen. De betalningar som inte kan matchas måste du manuellt leta upp och markera som betalda.
När inläsningen är klar får du upp en informationsruta som visar vilka fakturor som har blivit betalda och totalsumman för dessa. Den kan du välja att skriva ut. De betalda leverantörsfakturorna har ändrat status till Betald. Filen som har lästs in sparas i mappen SPCS_LEVBET. Den sparas med samma filnamn den hade innan, fast med inläsningsdatumet först.
- Om du har andra leverantörsfakturor som blivit betalda och som du vill journalföra kan du manuellt ändra status till Betald på dessa.
Skriv ut utbetalningsjournal
När automatiska och manuella matchningar är gjorda kan du skriva ut en utbetalningsjournal.
- Välj Skriv ut - Utbetalningsjournal när utbetalningarna är gjorda.
- Välj om du vill skriva ut journalen med konteringar för varje faktura eller med nettokontering.
- Välj hur du vill att bokföringsunderlaget ska visas.
Genom att markera Detaljerat blir ditt bokföringsunderlag detaljerat, vilket innebär att varje leverantörsfaktura du har betalt specificeras per konto. Vill du att bokföringsordern ska vara summerad per konto markerar du inte Detaljerat.
- Skriv ut journalen. När journalen är utskriven till skrivare, fil eller pdf kan du godkänna den och samtidigt föra över den automatiskt till bokföringen som nästa verifikat.
Om du markerar för En verifikation per affärshändelse under Arkiv - Inställningar - - Bokföring, fliken Grunduppgifter, kommer det att skapas en verifikation per betalning. Om den inte är markerad blir det en verifikation för alla betalningar som är med på journalen.
Den automatiska överföringen görs inte om du har markerat Bokför journaler och momsrapporter manuellt under Arkiv - Inställningar - - Bokföring, fliken Grunduppgifter. Då måste du registrera bokföringsunderlaget manuellt i bokföringen.
Om du godkänt journalerna kan du inte skriva ut dem igen. Det är därför viktigt att du kontrollerar att journalerna är korrekta och utskrivna, innan du godkänner och sparar dem. Du kan skriva ut en kopia på journalen, men du får inte med bokföringsunderlaget. Denna utskrift finns under Bokföring - Gamla journaler.
