Nyheter i Visma Administration 200

Införda kundönskemål

Till den här versionen har vi haft möjlighet att införa några av de önskemål som finns i vårt forum:

Enklare att registrera leverantörsfakturor med OCR-nummer

När du markerar det nya fältet Kopiera fakturanummer till OCR/Refnr på leverantören, kommer leverantörens fakturanummer automatiskt att kopieras till fältet OCR/Refnr när du registrerar din leverantörsfaktura. Ett önskemål som kommer att underlätta fakturaregistreringen för många.

Vill du att det här valet alltid ska vara markerat när du skapar nya leverantörer via Inköp - Leverantörer så markerar du Kopiera fakturanummer till OCR/Refnr under Inköp i företagsinställningarna.

Kopiera och exportera tabellinnehåll i programdelen Utbetalningar

När du står i listläget för Betalningar - Utbetalningar kan du nu högerklicka och välja Kopiera/exportera tabellinnehåll som på många andra ställen i programmet. På så sätt kan du kopiera innehållet och exportera det till Excel. En efterfrågad funktion som nu är införd.

Möjligt att göra urval i programdelen Utbetalningar

För att underlätta hanteringen kring utbetalningar har vi lagt till en urvalsrad i listläget under Betalningar - Utbetalningar. Genom urvalsraden kan du enkelt söka i de olika kolumnerna.

Sortera utbetalningar på Belopp kr

För att underlätta vid till exempel avstämningar kan du numera sortera dina utbetalningar efter Belopp i kr. Detta gäller i listläget under Betalningar - Utbetalningar och Betalningar - Utbetalningsarkivet.

Min sida/internettjänster byter namn till Mina tjänster

Under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar har Min sida/internettjänster bytt namn till Mina tjänster. Under Mina tjänster hittar du precis som tidigare dina inloggningsuppgifter till vismaspcs.se och du ser också vilka av Vismas tjänster du har tillgång till.

Rättade buggar

• Återrapporteringsfilen innehåller inga utbetalningar till detta företag vid inläsning av CAMT-fil

• Återrapporteringsfil (CAMT.054) från Nordea behöver annan filändelse för att kunna läsas in

• Stopp vid inläsning av CAMT.054-fil från Handelsbanken till ett dotterföretag

• Felmeddelande visas i vissa fall när du läser in en återrapporteringsfil (CAMT) från SEB

• Rapporter från rapportgeneratorn som skrivs ut till Excel tar med tomma rader

Vårt forum är värdefullt!

Vi har förmånen att ha ett aktivt forum för Administrations-serien! Därför känns det väldigt roligt att vi till den här versionen har kunnat fokusera på att införa önskemål som kommer från just våra forumanvändare. Vill du också vara med och påverka eller bara dela med dig eller få goda råd från andra användare - kika då in i vårt forum för Visma Administration.

Förbättrad återrapportering för leverantörsbetalningar

Från och med den här versionen fungerar det att läsa in återrapporteringsfiler i formatet CAMT.054. Det innebär att om du har skickat en betalfil i formatet XML/ISO20022 (pain 001.001.03) för betalning av leverantörsfakturor till banken, så kan du nu läsa tillbaka betalfilen (CAMT.054) till ditt program.

Den här förändringen påverkar dig som har någon av bankerna Danske Bank, Handelsbanken, SEB eller Swedbank, men även om du använder Nordeas filbetalningstjänst Corporate Access.

Automatisk överföring av UB till IB

För att underlätta när du arbetar med flera bokföringsår parallellt finns det nu en funktion som automatiskt för över utgående balans till ingående balans när du gör förändringar i föregående år. Den här funktionen kommer att vara aktiverad när du har uppdaterat till version 2021.3. Vill du inte använda dig av den automatiska överföringen tar du bort markeringen för Överför UB till IB automatiskt under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Bokföring, fliken Grunduppgifter.

Om du har skapat bokföringsår för 2022, innan du uppdaterar till version 2021.3 av programmet, så behöver du välja kommandot Överför UB från föregående år i år 2022. Detta måste göras för att de ändringar du har gjort för bokföringsår 2021 ska föras över till IB för år 2022.

Infoga rader på verifikationer

Kommandot Infoga rad kan numera användas även när du arbetar med verifikationer. Du kan bara infoga rader på verifikationer som inte är registrerade. Snabbkommandot för detta är Ctrl+plustecknet.

Förhandsgranska till pdf

När du skriver ut rapporter till bildskärm kan du numera direkt skriva ut rapporten som en pdf-fil. Det gör du genom att välja knappen Förhandsgranskning till pdf.

Förbättringar för dig som använder Microsoft Outlook som mejl-klient

Programmets hantering av den lokala e-postklienten Outlook har förbättrats och gjorts mer stabil. Vi stödjer nu även click-to-run versioner av Outlook.

Rättningar av kända fel

Följande fel som vi har presenterat på Visma Spcs forum är rättade:

• Det kan i vissa fall vara problem med betalfiler i XML-format om du har ett bankgironummer i företag

Övningsbolagen

I samband med uppdatering av ditt program följer det med en uppdaterad version av Övningsbolaget. Du kan även under året hämta nya övningsbolag på vismaspcs.se under rubriken Support. Övningsbolaget uppdateras två gånger per år.

Rättningar av kända fel

Följande fel som vi har presenterat på Visma Spcs forum är rättat:

• Felmeddelande hos Swedbank vid betalfiler i formatet XML/ISO20022

• Alla betalningar genomförs inte i SEB:s internetbank om du har OCR-betalningar till samma leverantör

Förbättringsförslag från våra forumanvändare

Utökad information i sidopanelen

När du arbetar med ett dokument underInköp kan du numera se uppgifter om leverantörens telefon, referens, mobiltelefon och e-post i sidopanelen.

Periodisera leverantörsfaktura

Det är nu möjligt att periodisera leverantörsfakturor på kommande år.

Direktutskrift av kontoanalys

Nu kan du enkelt nå utskriften Kontoanalys genom att använda kortkommandot Ctrl + P när du är i programdelen Bokföring - Kontoplan.

Enklare att välja företag

Om du har flera företag upplagda i ditt program kan du nu enkelt söka efter det företag du vill öppna i dialogen Val av företag. Du söker efter antingen företagsnamnet eller företagsmappen på den översta raden tabellen.

Stöd för nytt betalformat

Nu finns det stöd för att skicka betalningar i formatet XML/ISO20022 (pain.001.001.03) även för dig som har Danske Bank, Handelsbanken, SEB eller Swedbank. Har du Nordea som bank så har det funnits stöd för detta format sedan tidigare. XML/ISO20022 (pain.001.001.03) är ett framtidssäkert format för dina betalningar.

Rättningar av kända fel

Följande fel som vi har presenterat på Visma Spcs forum är rättat:

• Skuld på leverantören kan bli fel om totalbeloppet ändras på en leverantörsfaktura

• Belopp kan bli felaktigt efter inläsning av återrapporteringsfil från Nordea

• Får felaktigt upp varning om VAT och momsregnr vid inläsning av scannad faktura

• Programmet kan i vissa fall fastna i minimerat läge

Förbättring i programdelen Inläsning underlag

Vi har nu gjort det möjligt att ändra storleken på de olika delarna i arbetsbilden för Inläsning underlag. Genom att dra i handtagen på de lodräta och vågräta linjerna kan du anpassa vyn så som du vill ha den. Du kan till exempel använda det lodräta handtaget för att visa ditt underlag lite större eller det vågräta handtaget för att justera storleken på tabellerna. Justeringarna du gör i arbetsbilden sparas per företag. Den här funktionen kommer att införas på fler ställen i programmet i kommande versioner.

Registervård

Från och med den här versionen är det endast användare som har behörigheten Systemoperatör som kan göra registervård i programmet.

Är ni flera användare som loggar in i företaget, och behörighetskontrollen är aktiverad, är det endast användare med behörigheten Systemoperatör som kan göra registervård. Har företaget inte behörighetskontrollen aktiverad, oavsett om ni är flera användare eller bara en, så har alla användare behörigheten Systemoperatör och kan därmed utföra registervård.

Nya kontoplaner

Programmet är uppdaterat med nya kontoplaner för BAS 2021.

Rättningar av kända fel

Följande fel som vi har presenterat på Visma Spcs forum är rättat:

• Transaktionsinfo enligt företagsinställningarna visas inte på inläst e-faktura

• Felaktig koppling mellan konto 8422 och 8244 vid byte av kontoplanstyp

• Leverantörsfaktura skapad från scannat underlag saknar bankgironr/PlusGironr

• Företagstermometern visar fel antal veckor för 2020

Ny programdel - Inläsning underlag

För dig som tar emot e-fakturor och/eller arbetar med appen Visma Scanner, för att få in underlag till ditt program, har vi nu tagit fram en ny programdel - Inläsning underlag. Du hittar den nya programdelen under både Inköp och Bokföring.

I Inläsning underlag kan du läsa in både e-fakturor och underlag från Visma Scanner, för att sedan skapa leverantörsfakturor och verifikationer. De underlag som går att läsa in visas i en lista och du väljer själv vilka underlag du vill skapa leverantörsfakturor/verifikationer för. Underlaget har en status som hjälper dig att komplettera med uppgifter som eventuellt saknas.

Respektive underlag visas som en bild, så att du ser underlaget i sin helhet. Du får också ett förslag på hur det kan konteras, utifrån den information som finns tillgänglig. Du kontrollerar detta och konterar sedan klart underlaget. För leverantörsfakturor kan du även göra klart konteringen i arbetsbilden för leverantörsfakturor, efter det att underlaget har lästs in och dokumentet har skapats.

För scannade kvitton kan du använda konteringsmallar för att underlätta återkommande konteringar. Inställningen för vilka konteringsmallar som ska användas görs i företagsinställningarna. När det gäller konteringsmallar för leverantörsfakturor, så kan dessa läggas in på leverantören. Där finns sedan tidigare en inställning i själva konteringsmallen för just hanteringen av e-fakturor.

Läs mer i avsnitten Läs in underlag och Inläsning underlag, listlägeeller titta på filmerna Läs in e-fakturor och Skicka underlag från Visma Scanner.

2 förbättringar för dig som vill bli mer digital

I den här versionen har vi gjort några förbättringar/förändringar som ska underlätta för dig i din resa att bli mer digital i ditt program. Vill du ha fler tips på hur du kan arbeta smart och bli mer digital i programmet hittar du det på vår hemsida - Mer digital i Visma Administration.

Ny utskrift för dig som vill börja ta emot e-fakturor När du har bestämt dig för att börja ta emot e-fakturor från dina leverantörer behöver du informera dem om detta. Till din hjälp kan du då använda utskriften Begäran om e-faktura. Du kan antingen skriva ut den på papper och skicka den till din leverantörer eller spara den som en pdf och skicka den via e-post. Utskriften ser olika ut beroende på om du endast har markerat Ta emot e-faktura eller om du också har markerat Ta emot pdf-/pappersfaktura som e-faktura i företagsinställningarna under Mina tjänster - Digitala fakturor och dokument.

Enklare att ha uppdaterade och korrekta register Med funktionen Hämta adress kan du på ett enkelt och smidigt sätt se till att du har korrekta adressuppgifter om dina leverantörer. Du hittar funktionen i leverantörsregistret till höger om fältet Orgnr på respektive leverantör. När du skapar en ny leverantör kommer du direkt till adressöket och kan sedan enkelt föra över uppgifterna till ditt register. Ingen manuell registrering behövs och du får korrekta adressuppgifter på köpet! Vill du av någon anledning avaktivera den här funktionen gör du det genom att avmarkera Adressök vid ny leverantör under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Inköp.

Rättade och kända programfel

I avsnittet Kända fel - Visma Administration 200 kan du se vilka programfel som har blivit åtgärdade till version 2020.31 och vilka som eventuellt kvarstår.

Uppgraderad databashanterare

I version 2020.2 har vi uppgraderat till SQL Server 2017 Express. Har du ett äldre operativsystem (t ex Windows 7) som inte är kompatibelt med denna SQL-version, kommer programmet ändå fortsätta fungera. Då används istället SQL Server 2014 Express.

Namnbyte på Visma AutoInvoice

I programmet har du möjlighet att ta emot fakturor elektroniskt. Namnet för tjänsten som gör detta möjligt heter numera Digitala fakturor och dokument (hette tidigare Visma AutoInvoice).

Namnbytet kommer att göras löpande under hösten i alla våra program där tjänsten kan användas. Innan det är genomfört fullt ut kan namnet Visma AutoInvoice fortfarande förekomma i gränssnittet för vissa program.

Läs mer om Detta är Digitala fakturor och dokument och hur du tar emot e-dokument.

All hjälp samlad på ett ställe

Nu har vi gjort det ännu enklare för dig att hitta hjälp om ditt program. Tryck på F1 på ditt tangentbord eller klicka på frågetecknet längst upp till höger för att komma åt alla våra hjälpkanaler - samlade på ett ställe.

Du landar automatiskt på ett hjälpavsnitt för sidan du står på, men via "huset" kan du nå våra övriga hjälpkanaler såsom Vanliga frågor, Forum och Filmer. Det går självklart också att söka på specifika ord eller meningar för att hitta svar på din fråga.

Klickar du på Kontakta oss nere till höger i hjälpfönstret hittar du våra öppettider och telefonnummer. Härifrån kan du även inom kort starta en chatt med någon av våra supporttekniker. Redan nu kan du använda vår chatbot Vera för att söka svar på dina frågor. Vera hittar du i programmets sidopanel.

Har du ett hjälpavsnitt som du vill spara och återkomma till vid ett senare tillfälle, t ex checklista för årsavslut, så kan du stjärnmarkera det avsnittet. Det gör du genom att klicka på stjärnan till höger i hjälpfönstret. Dina stjärnmarkerade avsnitt hittar du sedan via stjärnan som finns i menyraden.

Nytt betalformat för dig som använder Nordea

Nordea är på väg att fasa ut betalfiler i formaten PO3 och LB till förmån för xml-formatet XML/ISO20022 (pain.001.001.03). I den här programversionen har vi därför lagt in stöd för att skicka betalfiler i det nya formatet. Formatet XML/ISO20022 (pain.001.001.03) hanterar både inhemska betalningar och kreditfakturor.

Eftersom PO3 och LB kommer att försvinna inom kort är det bra att byta till Nordeas mer framtidssäkra betalformat redan nu. Du gör detta genom att markera XML/ISO20022 (pain.001.001.03) under Arkiv - Inställningar- Företagsinställningar - Betalningar - Utbetalningar. Det nya formatet fungerar oavsett om du använder internetbanken Nordea Business eller filbetalningstjänsten Corporate Access.

Använder du filbetalningstjänsten Corporate Access anger du det under Arkiv - Inställningar- Företagsinställningar - Betalningar - Utbetalningar. I det fallet ska du också skriva in dina uppgifter för Signer Id respektive CCM Avtalsnr som du får från banken.

Har du använt PO3 som betalformat tidigare behöver du inte skriva något nytt avtal med banken för att byta till XML/ISO20022 (pain.001.001.03). Den enda skillnaden för dig blir att du i din internetbank ska hämta en xml-fil som börjar med pain00100103_NORDEA_ följt av sändningsnummer, datum och klockslag.

Se över ditt operativsystem inför hösten

Till hösten uppdateras Visma Administration 200 med SQL Server 2017 för att följa utvecklingen. Detta påverkar dig som har äldre operativsystem på dina datorer. Du kan läsa mer om detta i vårt forum.

Rättade och kända programfel

I avsnittet Kända fel - Visma Administration 200 kan du se vilka programfel som har blivit åtgärdade till version 2020.1 och vilka som eventuellt kvarstår.

Byta fakturatyp

I den här versionen går det nu att byta fakturatyp. Du kan byta fakturatyp på leverantörsfakturor under förutsättning att fakturan inte innehåller några konteringsrader. För leverantörsfakturor kan du byta mellan faktura, kreditfaktura och räntefaktura.

Kopiera verifikation

I programdelen Bokföring - Verifikationer har knappen Kopiera tillkommit, vilket innebär att du numera kan kopiera en befintlig verifikation. Läs hur du gör i avsnittet Kopiera verifikation.

Nya kontoplaner

Programmet är uppdaterat med nya kontoplaner för 2020.

Övningsbolagen

I samband med uppdatering av ditt program följer det med en uppdaterad version av Övningsbolaget.

Lokalt installerad hjälp är borttagen

Tidigare har du under menyn Hjälp kunnat läsa den lokalt installerade hjälpen när du har behövt hjälp i ditt program. Det är också den lokalt installerade hjälpen som har visats när du har sökt hjälp, men inte haft någon internetuppkoppling. Den lokalt installerade hjälpen är nu borttagen och när du söker hjälp visas alltid den senaste uppdaterade hjälpen som ligger på vismaspcs.se. Den uppdateras löpande och du har därmed alltid tillgång till den senaste informationen kring ditt program.

Du når hjälpen i ditt program genom att tryck på F1 eller genom att välja Hjälp - Hjälp i menyn.

Rättade och kända programfel

I avsnittet Kända fel - Visma Administration 200 kan du se vilka programfel som har blivit åtgärdade till version 2020.0 och vilka som eventuellt kvarstår.