Visma Administration 2000

Kontrollera mottagare av e-faktura/e-order

Om du får information från en kund eller leverantör om att de vill ta emot e-faktura/e-order från dig behöver du först kontrollera att mottagaren kan ta emot elektroniska dokument.

För att programmet ska känna av om din kund/leverantör kan ta emot e-fakturor/e-order måste organisationsnumret/personnumret vara inlagt i kund/leverantörsregistret.

Du kan antingen kontrollera dina kunder en och en eller kan du välja att söka i hela ditt kundregister på en gång.

Kontrollera en kund

Välj Försäljning - Kunder eller Inköp - Leverantörer.
Välj den aktuella kunden eller leverantören och gå till fliken Utskriftsval.
Klicka på knappen Kontrollera.
Leta upp kunden eller leverantören i listan, markera den och klicka på Välj markerad. Gå vidare till punkt 13.

Om du inte hittar kunden eller leverantören i listan gör du så här:

Klicka på Ny mottagare.
Fyll i de uppgifter som krävs för att kontrollera om kunden/leverantören kan registreras som mottagare av e-faktura eller e-order. Något av fälten Orgnr/personnr eller GLN måste fyllas i.
Ange en e-postadress dit informationen kan skickas när det är klart att kunden/leverantören kan ta emot e-faktura/e-order.
Klicka på Skicka.

Uppgifterna skickas nu iväg för kontroll. När kunden/leverantören har blivit upplagd som mottagare skickas ett mejl till den e-postadress du angav. När du har fått meddelandet om att din kund eller leverantör kan ta emot e-faktura eller e-order från dig gör du följande:

Välj Försäljning - Kunder eller Inköp - Leverantörer.
Välj den aktuella kunden eller leverantören och gå till fliken Utskriftsval.
Klicka på knappen Kontrollera.
Leta upp kunden eller leverantören i listan, markera den och klicka på Välj markerad.

På fliken Utskriftsval kan du nu se att utskriftsvalen för de olika dokumenten har ändrats.

Kontrollera så att utskriftsvalen för de olika dokumenten på fliken Utskriftsval stämmer med hur du vill ha det. När du skickar fakturor som e-dokument kan du välja mellan tre olika utskriftsval, Brev, E-faktura, E-post och Kivra. Skickar du e-order kan du endast välja utskriftsvalet E-order. Läs mer om de olika utskriftsvalen i avsnittet Kunder, fliken Utskriftsval.

När du skapar en faktura till kunden alternativt en beställning till leverantören nästa gång kommer utskriftsvalet du har valt på kunden repektive leverantören att vara förvalt på fakturan.

Kontrollera hela kundregistret

Kontrollen visar endast de kunder som vill ta emot e-faktura, inte e-order.

Välj Försäljning - Kunder.
Välj kommandot Sök mottagare e-faktura.

Nu visas en dialogruta med information om det finns kunder som inte har organisationsnummer, alternativt personnummer eller e-post och hur lång tid sökningen beräknas ta.

Klicka på Starta sökning.

När sökningen är klar visas en dialogruta med en lista över de kunder som vill ta emot e-faktura från dig. Alla kunder i listan är förmarkerade.

Se till att de kunder du vill skicka e-faktura till är markerade och klicka på Välj markerade.

Nu ändras utskriftsvalet till E-faktura eller Kivra för dokumenttyperna Faktura, Kreditfaktura och Räntefaktura. Du hittar inställningen under Försäljning - Kunder, fliken Utskriftsval.

Läs om hur du skickar e-faktura i avsnittet Skicka dokument som e-faktura, brev eller e-post.