Visma Administration 2000
Lagring av information i Visma Administration 2000
Här beskrivs hur du kan arbeta smart, effektivt och hållbart i ditt ekonomiprogram när det kommer till arkivering av räkenskapsinformation.
Som du kan läsa i Räkenskapsinformation - vad behöver du lagra och hur? behövs alltså inte papperskopior på alla verifikationer, i ordningsföljd i en pärm, bara för säkerhets skull. Det viktiga är att ha koll på vad som är originalhandling och i vilken form ditt företag väljer att presentera den i bokföringen. Det kan vara väl investerad tid att lämna papper och pärmar och istället lära dig hur arbetar digitalt i ditt program.
Vill du läsa mer kring det här ämnet kan du göra det via nedanstånde länkar:
Digital bokföring vs. papper - spara tid och slipp onödiga utskrifter
Underlag företaget skapar
När det gäller den information och de dokument företaget skapar kan du alltså själv avgöra hur det ska arkiveras, eftersom det beror på hur du väljer att presentera det i bokföringen.
Du sparar både tid och tänker på miljön om du gör det digitala valet!
Kundfakturor
När det gäller kundfakturor kan du bli helt digital genom att skicka ALLA dina fakturor elektroniskt från programmet, oavsett hur mottagaren vill ta emot fakturor från dig. Det smidigaste för både dig och din kund är om kunden vill ta emot e-faktura, då läggs nämligen rätt fakturauppgifter in på rätt plats i din kunds ekonomiprogram. Att mejla fakturor som pdf-filer är också att vara digital.
Skickar du e-fakturor sparas dessa i programmet. Du hittar dem dels i listläget över fakturor, men varje faktura sparas också som en xml-fil i mappen SPCSXML_EXPARKIV.
Skickar du pdf-filer sparas dessa i den mapp du anger när du skickar fakturan till kund.
Oavsett vilket av dessa sätt du väljer att skicka dina fakturor på, så sparas fakturorna digitalt och du kan därmed också presentera dem digitalt i bokföringen. Du behöver alltså inte skriva ut och arkivera fakturorna på papper.
Läs mer i avsnittet Detta är Digitala fakturor och dokument
Journaler
Journaler behöver inte skrivas ut på papper eftersom de lagras elektroniskt i programmet och går att hitta i efterhand. Du kommer alltid åt dina journaler genom valet Bokföring - Gamla journaler.
Däremot behöver du skriva ut journalerna som fil eller pdf och godkänna dem för att de ska bokföras och bli verifikationer. Filerna/pdf:erna sparas i en mapp på datorn, så att du kan komma åt dem i efterhand.
Kontoutdrag
Kontoutdragen från din bank kan bli aktuella som räkenskapsinformation, men eftersom du kan spara och lagra dem elektroniskt så behöver du inte skriva ut dem på papper. Tänk dock på att du måste spara informationen hos dig. Generellt sett sparar inte bankerna informationen under hela arkiveringstiden, så därför är det viktigt att spara kontoutdrag och arkivera dem separat.
Bokföring
När det kommer till underlag från din direkta bokföring är ett vanligt missförstånd att du behöver skriva ut och spara både verifikationslista och huvudbok. Detta är dock inget som behövs, eftersom du enkelt kan ta fram dessa uppgifterna i ditt program.
Kontoplan
I Visma Administration 2000 lagras kontoplanen separat för varje räkenskapsår och behöver därför inte skrivas ut på papper.
Behandlingshistorik
Behandlingshistoriken är inte heller något som behöver skrivas ut, utan det räcker med att den finns lagrad i programmet.
I Visma Administration 2000 kan du ta ut en behandlingshistorik för att följa de ändringar som är gjorda i programmet. Eftersom behandlingshistoriken finns tillgänglig i programmet behöver du inte skriva ut och arkivera den på papper.
Underlag företaget tar emot
När det gäller räkenskapsinformation som företaget tar emot, så beror lagringssättet på i vilken form informationen tas emot. Den ska alltid sparas i sin ursprungliga form.
Här kan du påverka genom att be dina leverantörer och partners att skicka digitala dokument i så stor utsräckning som möjligt. Du kan till exempel informera om att du vill ha leverantörsfakturor som e-fakturor, digitala kvitton till Kivra, avtal och andra underlag som pdf-filer.
Leverantörsfakturor
Du behöver inte skriva ut och spara dina leverantörsfakturor, om du har valt att ta emot dem som e-fakturor eller pdf via e-post. När det gäller e-fakturor så sparas dessa i ditt program tillsammans med en pdf-fil av fakturan. Varje faktura sparas som en xml-fil i mappen SPCSXML_IMPARKIV och pdf-filen sparas i mappen AUTOINVOICE_BILAGOR. Båda mapparna hittar du under C:\ProgramData\SPCS\SPCS Administration\Företag\**.
Får du fakturor som pdf via e-post, bör du se till att spara undan dessa på ett sätt så att du kommer åt dem under arkiveringstiden.
Kvitton, avtal och andra underlag
De underlag du får digitalt behöver du inte skriva ut. Det räcker med att du sparar dem så att du har tillgång till dem under arkiveringstiden.
Kvitton och andra underlag som du tar emot i pappersform kan du scanna in om du vill spara dem digitalt. Tänk då på att pappersunderlaget måste sparas i 3 år och det digitala underlaget i 7 år.
Att tänka på
I och med att Visma Administration 2000 är ett lokalt installerat program är det viktigt att du själv tänker på att ta regelbundna säkerhetskopior och att du sparar kopiorna så att du inte riskerar att förlora dem. Det kan vara bra att förvara säkerhetskopiorna separat, på någon annan lagringsyta än datorn, så att du kan återställa en säkerhetskopia om något problem skulle uppstå.
I avsnittet Säkerhetskopiering till olika media kan du läsa om olika media du kan använda för att säkerhetskopiera och i Användning av lagringstjänster hittar du information om att använda externa lagringstjänster.
