Skapa nytt år

Funktionen finns under Arkiv - Bokföringsår - Skapa nytt år.

Du lägger upp bokföringsår separat för varje företag. Det bokföringsår du lägger upp gäller alltid det företag som är aktivt. Programmet kan hantera 26 bokföringsår per företag. Vill du radera gamla bokföringsår gör du det genom att välja Arkiv - Bokföringsår - Radera år.

När du skapar nytt år förs utgående balans automatiskt över som ingående balans till det nya året.

Du kan arbeta parallellt med två bokföringsår så du behöver inte vara klar med det gamla bokföringsåret innan du skapar ett nytt. Glöm dock inte att överföra UB till IB när föregående år är klart.

Tänk på att om du skapar ett nytt bokföringsår och därefter lägger upp ett nytt konto i det gamla bokföringsåret så följer inte detta konto med till det nya bokföringsåret. I det fallet måste du lägga upp kontot på nytt i det nya bokföringsåret, eftersom kontoplanen gäller per bokföringsår.

Gör så här:

  1. Välj Arkiv - Bokföringsår - Skapa nytt år.
  2. Skriv in start- och slutdatum för det nya bokföringsåret.

Du måste skriva in datum med formen år-månad-dag, om du har valt svenska som nationella inställningar i Kontrollpanelen. Du behöver inte skriva in bindestrecken, men måste ange två tecken för månad och två tecken för dag. Du måste alltså skriva 01 för januari och 01 för den första etc. Har du skrivit in ett felaktigt datum kan du ändra detta genom att välja Arkiv - Bokföringsår - Ändra årsuppgifter.

  1. Välj Gör om kontoplanen enligt, välj den senaste BAS-kontoplanen och klicka på Nästa.

Vi rekommenderar att du markerar Gör om kontoplanen enligt och väljer den senaste BAS-kontoplanen. Då får du med dig de konton som har tillkommit efter det att du valde kontoplan senast. Däremot kommer dina befintliga konton att finnas kvar och ha samma inställningar och benämningar som tidigare. Finns det till exempel konton som har fått nya benämningar i BAS-kontoplanen, så kommer de nya benämningarna inte att uppdateras hos dig, utan det får du i så fall göra på egen hand.

Vill du se en beskrivning av de senaste versionerna av de olika kontoplanerna och en pdf över vilka konton som ingår så hittar du det i avsnittet Kontoplaner. Kontobenämningarna följer BAS-kontoplanerna, i vissa fall kan det förekomma förkortningar eller andra eventuella anpassningar. När det kommer nya BAS-kontoplaner beskriver vi skillnaderna på vårt forum under kategorin Bokföringsfrågor.

  1. Välj kontoplan och klicka på Nästa.
  2. Klicka på Nästa för att skapa bokföringsåret.

Behöver du ändra någon inställning väljer du Föregående annars skapas ditt nya år med kontoplanen du har valt.

  1. Klicka på knappen Visa vid Visa kontoplanens kopplingar till föregående år om du vill kontrollera att dina konton är rätt kopplade mellan bokföringsåren. Du får nu upp följande bild:

De saldon som fanns på balanskonton i föregående bokföringsår har förts över till motsvarande konton i nya året. Det kan finnas konton från föregående år som programmet inte hittat någon bra motsvarighet till för det nya årets kontoplan, Aktivt år. Detta visas med ett ? i kopplingstabellen. För de konton som det står ett ? i Kopplat kontonr får du göra en egen koppling.

Om du inte hittar ett användbart konto i nya kontoplanen i rätt kontoklass, lägger du upp ett nytt konto. Du kan inte lägga upp ett nytt konto i denna bilden, utan du skapar kopplingar till de konton du kan och därefter kan du koppla resterande konton på det nya bokföringsåret. Vill du se en beskrivning av de olika kontoplanerna och en pdf över vilka konton som ingår så hittar du det i avsnittet Kontoplaner.

Det är viktigt att ha kopplingar i den nya kontoplanen för alla konton som använts under föregående bokföringsår, annars kan det bland annat bli fel i den ingående balansen. Skriv gärna ut kopplingen mellan kontoplanerna. Detta gör du genom att klicka på skrivarikonen i knappraden. Kopplingar mellan de olika kontoplanerna kan du även se under Bokföring - Kontoplan. Här väljer du kommandot Koppla konton.

  1. Klicka på Stäng när du är klar.
  2. Klicka på Slutför.

När du har skapat ett nytt år kan du behöva kontrollera dina inställningar under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar, t ex nummerserier, kontonummer, moms, påminnelse, ränta, bortskrivningar och verifikationsserier. De ändringar du gör i företagsinställningarna gäller alla bokföringsår, även bakåt i tiden. Ändrar du t ex din nummerserie för leverantörsfakturor gäller ändringen både för det nya och det gamla bokföringsåret.

Ändra manuellt

När du har bytt kontoplan kan det vara bra att kontrollera dina konton i företagsinställningarna innan du börjar registrera i någon annan del än i bokföringen på det nya året. Kontrollera att alla kundfakturor, kundinbetalningar, leverantörsfakturor, utbetalningar för föregående år är klara, samt att journaler är utskrivna och överförda till bokföringen. Övrig bokföring för föregående år behöver inte vara klar.

Om du har bytt från BAS96 till en senare kontoplan, måste du byta till rätt konton i företagsinställningarna.

Kontrollera alternativt byt kontonummer på följande ställen:

  • Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Kontonummer.
  • Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Försäljning - Betalsätt.
  • Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Försäljning - Bortskrivningar.
  • Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Artiklar - Artikelkonteringar.

Alla dokument som du skapar efter de här ändringarna blir automatiskt konterade enligt din nya kontoplan. De som är skapade tidigare men inte färdigbehandlade i systemet, dvs journalförda, måste korrigeras så att konteringen blir rätt.

I följande fall måste ändringar göras om du har bytt konto för kundfordran och/eller leverantörsskuld:

Relaterade avsnitt

Sökord: skapa bokföringsår, skapa räkenskapsår