Visma Administration 500

Lägg upp en budget

Vill du arbeta smartare?

Du vet väl om att du kan använda Visma Ekonomiöversikt för att få en snabb överblick av företagets ekonomi. Visma Ekonomiöversikt innehåller även en budgetfunktion, inklusive prognos och uppföljning. Du laddar upp bokföringsdata från Visma Administration 500 till Visma Ekonomiöversikt och därefter presenteras företagets nyckeltal i enkla grafer och du kan djupdyka i siffror och verifikationer eller skriva ut olika rapporter. Läs mer om tjänsten i avsnittet Visma Ekonomiöversikt eller på vår produktsida.

För att du ska kunna lägga upp en budget måste det bokföringsår som du vill lägga upp budgeten för vara upplagd.

Välj Arkiv - Bokföringsår - Skapa nytt år.

När du skapar ditt nya år måste du se till att du väljer rätt period för året och rätt kontoplanstyp. Läs mer i avsnittet Skapa företag.

Välj Bokföring - Budget.
Här kan du välja på Budgetnycklar och Resultatbudget.
Budget kan läggas in för resultatkonton (konton i klass 3 - 8).

Nedan beskrivs hur du lägger upp Budgetnycklar och Resultatbudget.

Lägg upp budgetnycklar

Du använder budgetnycklar för att rationalisera budgetarbetet om företaget har säsongsvariationer. En budgetnyckel gör att beloppet på kontot fördelas enligt de procentsatser du har angivit. Använder du dig inte av budgetnyckel fördelas beloppet jämt över de antal månader året har, vanligtvis 12 månader. Naturligtvis går det att ändra siffrorna manuellt om fördelningen inte blev rätt.

Budgetnycklar använder du endast om du har säsongsvariationer. Om du vill ha jämn fördelning per månad för året behöver du inte lägga upp några budgetnycklar.

Välj Bokföring - Budget - Budgetnycklar.
Klicka på Ny (Ctrl+N).

Ange ett nummer för budgetnyckeln i fältet Budgetnyckel. Du kan ange upp till 4 tecken. Du kan använda både siffror och bokstäver.
I fältet Benämning anger du en text som gör det lättare för dig att komma ihåg vad just denna budgetnyckel gör. Du kan använda upp till 20 tecken.
Ange den procentsats som du vill ha för respektive månad i tabellen Fördelning.

Vid fältet Summa, längst ner i tabellen, räknas procentsatsen samman så att du kan se när du har uppnått 100%. Har du inte 100% bör du justera procentsatsen på de olika månaderna tills du har fått summan till 100,00.

Lägg in resultatbudget

Välj Bokföring - Budget - Resultatbudget.
Om budgeten ska fördelas jämt över året kan du skriva in årets budgeterade siffror per konto i kolumnen Hela företaget på fliken Resultatbudget.

Du kan även skriva in dina budgeterade siffror på fliken Resultatbudget om du vill använda dig av budgetnycklar. I så fall anger du eller plockar upp budgetnyckeln via listknappen bredvid Bn och då fördelas ditt värde över månaderna på det sätt som du har angivit i budgetnyckeln. Observera att alla intäkter (kontoklass 3) skrivs in som positiva tal och alla kostnader (kontoklass 4 - 8) skrivs in med minustecken.
För att underlätta registrering av uppgifter kan du markera Multiplicera med 1000, växla med Ctrl+*. Det är viktigt att du använder * som finns på det numeriska tangentbordet. Då kommer de tal som du lägger in att multipliceras med 1000.
Om du använder dig av resultatenheter finns det en kolumn för varje resultatenhet som du har lagt in under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Bokföring - Resultatenheter. Kolumnens rubrik blir det namn du har på resultatenheten. För att du ska kunna lägga in budget på en resultatenhet måste kontot vara märkt för resultatenhet under Bokföring - Kontoplan.
I kolumnen Summa Re ser du den totalsumma som är budgeterad på olika resultatenheter. Kolumnen Ofördelat visar hur mycket av totalbudgeten som inte är fördelad (summan av kolumn Hela företaget minus kolumn Summa Re).
Längst ner i kolumnen ser du hela tiden hur resultatet påverkas när du lägger in nya siffror. När budgeten är klar visas här vilket resultat du räknar med att få.

Vill du kunna ange säsongsvariationer utan att använda budgetnyckel väljer du fliken Månadsfördelning. Du kan även ange budgetnyckeln på denna flik.

I fältet Totalt ser du totalsumman som är budgeterad på det konto som är markerat.
Du kan även ange en avrundning i fältet Avrundning (per konto), så att fördelningen på de olika månaderna avrundas till det du anger här. Om du t ex vill att det per månad ska bli 910 istället för 916, anger du 10 i Avrundning (per konto).
I tabellen Månadsfördelning ser du hur totalsumman fördelas på de olika månaderna. Du kan ändra summan i kolumnen Kr om du vill. Din summa i fältet Totalt kommer då att ändras.