Visma Analys
Typer av variabler
Programmet arbetar med två olika typer av variabler: basvariabler och specialvariabler. Basvariablerna är uppdelade i tre huvudmappar; en för balansräkningen, en för resultaträkningen och en för företagsuppgifter. Du kan inte ändra på basvariablerna. Om du vill förändra en basvariabel måste du kopiera den till specialvariablerna för att kunna göra ändringar i formeln. Du kan kopiera hela balans- eller resultaträkningen till Specialvariabler om du vill definiera om balans- eller resultaträkningen.
Specialvariablerna använder du också för att definiera egna variabler för t ex manuell inmatning eller enskilda konton för beräkningar av nyckeltal.
En variabel kan antingen vara definierad som en rubrik (mapp), en konto- eller variabelsumma, en formel (beräkning) eller vara en inmatningsvariabel. Symbolen intill variabeln visar vilken typ av variabel det är.
Om du vill se vad en variabel innehåller kan du markera den och välja Ändra i menyn Kommando eller högerklicka och välja Ändra eller Visa information i menyn som visas.
Om du använder variabeltypen Mapp kan den antingen användas för att skapa en rubrik i dokumentträdet och/eller för att samla ihop en mängd variabler av samma typ. Ett exmpel på en mapp i dokumentträdet är mappen BALANSRÄKNING.
En summavariabel summerar alla variabler i nivån under aktuell nivå i trädet eller ett intervall av konton.
Ett exempel på en variabel som summerar alla underliggande variabler är Omsättningstillgångar, som i nedanstående exempel summerar variablerna OTVL -Varulager , förnödenheter, OTKF - Kortfristiga fordringar, OTKP - Kortfristiga placeringar och OTKA - Kassa och bank.
Du skapar denna summavariabel genom att välja alternativet Summan av underliggande variabler i trädet i dialogrutan Inställningar för en variabel.
Om du skapat en summavariabel bestående av ett intervall av konton, alternativet Kontosaldon - anges vilka konton som ska tas med i dialogrutan Inställningar för en variabel, t ex variablen OTKA - Kassa och bank, konto 1900-1999 enligt BAS 2000. Vilka konton som ingår i variabeln visas då du klickar på plustecknet intill variabeln, d v s expanderar variabeln.
Det som visas då du expanderar summavariabeln är innehållet utifrån den formel du angett. Du kan därför inte flytta eller ta bort ett konto utan att förändra formeln.
Om du vill ändra beloppet på ett konto måste du gör det via funktionen Boka om under menyn Kommando. Mer information om detta finns i avsnittet Ombokning av kontosaldon.
Formelvariabler innehåller formler bestående av andra variabler eller ett konstant värde. Ett exempel på en formelvariabel innehållande en formel är Rörelseresultat vars formel ser ut så här: I+RK.
Du kan också använda en formelvariabel för att ange en viss procentsats, t ex arbetsgivaravgift eller bolagsskatt.
Inmatningsvariabler använder du för värden som inte kan hämtas från SIE-filen eller som inte kan beräknas utifrån kontosaldon och de befintliga variablerna. Istället skriver du in ett värde per helår eller period. Denna typ av variabel används främst till nyckeltalsuppgifter. Det kan t ex vara Medeltal antal anställda.
En inmatningsvariabel visas i trädet med en gul inmatningsruta. I dessa inmatningsrutor skriver du in de värden som gäller för aktuellt helår eller period beroende på vilka kolumner du har valt att visa.
Du kan välja om en variabel ska hanteras som en balans- eller resultatvariabel.
De värden i trädet som behöver uppdateras blir gråmarkerade efter att du gjort en ändring. För att programmet ska uppdatera beräkningarna måste du klicka på knappen Uppdatera. Värdena i dokumentträdet räknas då om och därmed tas hänsyn till de värden du skrivit in. Du kan också välja Uppdatera i menyn Kommando eller snabbkommandot F5.
Specialvariablerna använder du för att definiera egna variabler för beräkningar av nyckeltal och för användning i rapporter.
Om du vill förändra en basvariabel måste du kopiera den till specialvariablerna och göra förändringen där. Du kan kopiera hela resultat- eller balansräkningen till specialvariabler om du vill ändra i den.
En specialvariabel kan vara av vilken typ som helst, d v s mapp, rubrik, summa-, formel- eller inmatningsvariabel. Namnet på en specialvariabel börjar alltid med S_ följt av en siffra. Om du kopierar en basvariabel till specialvariablerna kommer namnet att få tillägget S_ först i namnet, t ex S_OTKA - Kassa och bank.
Då du skapat en summavariabel som innehåller enskilda konton eller ett intervall av konton visas dessa då du expanderar variabeln.
Det som visas då du expanderar variabeln är innehållet utifrån de konton du angett, d v s du kan inte flytta eller ta bort ett konto utan du måste ändra vilka konton eller vilket kontointervall som ska tas med i dialogrutan Inställningar för en variabel. Läs mer i avsnittet Inställningar för en variabel.
Du kan inte gå in och ändra ett saldo direkt på ett konto, utan det är innehållet i SIE-filen som visas på denna nivå. Om du vill ändra saldot måste du gör det via funktionen Boka om under menyn Kommando. Läs mer i avsnittet Ombokning av kontosaldon.
Du kan få information om vad en variabel innehåller genom att högerklicka på variabeln och välja Visa information. Det kan t ex se ut så här:
Du stänger informationsrutan genom att klicka på rutans stängkryss.
Olika kontoplaner för olika räkenskapsår
Om du gjort förändringar i kontoplanen mellan åren visas kontona enligt den kontoplan du har på det senaste inlästa räkenskapsår du väljer att visa.
Exempel på byte från BAS 96 till EU BAS 2000:
1999 Bas 96 | Kopplat till EUBAS | EU BAS 2000 | Kopplat till |
---|---|---|---|
1010 Kassa | 1910 | 1910 Kassa | 1910 |
1020 Postgiro | 1920 | 1920 Postgiro | 1920 |
1030 Skandia-banken | 1930 | ||
1941 Konto NB | 1940 | 1041 Konto NB | 1940 |
1042 Konto SEB | 1940 | 1942 Konto SEB | 1940 |
1043 Konto SB | 1940 |
Programmet kommer att visa följande resultat för variabeln OTKA - Kassa och bank:
Då det är kontoplanen för det senast inlästa räkenskapsår du väljer att visa, som styr vilka kontonummer som visas i presentationen, är det i exemplet ovan kontonummer enligt EU BAS 2000 som syns. Konto 1010 Kassa för år 1999 är kopplat till baskonto 1910 i kopplingstabellen och konto 1910 Kassa för år 2000 är också kopplat mot 1910. Därför presenteras beloppet som 1999 är bokat på konto 1010 på raden 1910 men markeras med en asterisk (*). Asterisken betecknar att kontouppsättningen har förändrats mellan åren. Konto 1020 år 1999 och 1920 år 2000 är båda kopplade mot 1920 i kopplingstabellen och visas därför på samma sätt.
Det är inte kontonummer enligt kopplingstabellen som visas utan dessa används bara för att hitta gemensamma kopplingar mellan olika kontoplaner. Det är alltid kontonummer enligt den kontoplan som tillhör det senast inlästa räkenskapsår som du valt att visa som visas i variabelträdet.
För konto 1030 år 1999 finns inte något konto i kontoplanen för år 2000 med samma koppling (d v s mot 1930 i kopplingstabellen). Det visas därför på en egen rad med samma benämning som det baskonto det är kopplat till d v s 1930 Checkräkningskonto med tillägget "tidigare år".
Det finns inte heller något konto år 2000 som överensstämmer med konto 1043 Konto SB år 1999. Det finns dock flera konton som har koppling till samma baskonto i kopplingstabellen d v s baskonto 1940. Saldot för konto 1043 år 1999 placeras då på samma rad som det första kontot som använder samma baskontokoppling. I exemplet ovan blir det konto 1941. Saldot markeras med en asterisk (*).
De konton som har samma kontonummer och samma baskontokoppling visas som vanligt d v s utan asterisk vid saldot.
Om du vill titta på det första räkenskapsåret enligt den kontoplan som användes då, kan du välja att bara visa det året. Eftersom kontonummer alltid presenteras enligt det senast inlästa år du väljer att visa, kommer du då att se beloppen fördelade enligt det årets kontoplan utan asterisker.