Skapa en kontofråga

Detta dokument är en arbetsgång för hur du skapar en kontofråga i Visma Analys.

Med hjälp av huvudboksanalysen kan du t ex göra kontoavstämningar, kontrollera stora beloppsflöden på ett visst konto, samt kontrollera hur du bokfört mervärdesskatt och arbetsgivaravgifter.

Du kan bl a söka på belopp, konto, verifikationsnummer och verifikationstexter, tidsperioder samt relationer mellan konton.

Skapa kontofråga

  1. För att komma till programdelen Huvudboksanalys och Frågor väljer du Arbeta med - Huvudboksanalys - Frågor i menyraden.
  2. Skapa en kontofråga genom att markera önskad mapp i trädet och klicka på Ny (Ctrl+N).
  3. Kontrollera att Kontofråga är markerat och klicka på OK.
  4. Ange vilka enstaka konton eller intervall av konton du är intresserad av i rutan Kontovillkor. Du kan även välja konton med hjälp av kontoväljaren genom att klicka på pilknappen till höger. Om du lämnar rutan kontovillkor tom kommer alla konton i det aktuella företagets kontoplan att visas.

Om du vill skriva in kontovillkoren i Kontovillkor gör du enligt följande:

  • Du anger ett kontointervall med .. eller -, t ex 1910..1930 eller 1910-1930.
  • Du kan ange flera olika kontointervall och enstaka konton genom att skriva dem separerade med kommatecken, t ex 1910..1930, 2010..2099.
  • Du kan också utesluta konton ur angivet intervall genom att sätta dem inom parentes efter det angivna intervallet. Ett exempel kan se ut så här: 1910..1999, (1930), 2010..2099. I exemplet tas alla konton mellan kontonummer 1910 och 1999 med, utom konto 1930. Dessutom tas alla konton mellan 2010 och 2099 med i frågan.

Exempel

I exemplet ska vi titta på inbetald moms på konto 1650 och 2650.

  1. Ange dessa konton i fältet Kontovillkor.

Resultatet ska även visas som en kontoanalys.

  1. Markera därför Kontoanalys i fältet Visa som. Läs mer i stycket Visa som.

Dialogrutan har nu fått följande utseende efter ovanstående inställningar:

  1. Om du vill spara frågan klickar du på Spara som.
  2. Ange ett namn på kontofrågan samt markera den mapp frågan ska sparas i.
  3. Klicka på OK.
  4. I exemplet ska vi spara frågan i Klientmappen med namn Kontoanalys moms 1650 och 2650.
  5. När du har klickat på OK ska du kunna se frågan under Klientmappen i trädet.

Övriga villkor

När du väljer Lägg till kommer du till dialogrutan för att välja Egenskap för ditt urval.

  1. Genom att klicka på listpilen markerar du önskad egenskap. Du kan välja mellan Periodsaldo, Ingående balans, Ingående saldo, Utgående balans och Antal transaktioner.
  2. Välj egenskap för ditt urval genom att klicka på listpilen vid fältet Egenskap eller tryck Alt + pil ner, och markera önskad egenskap.

Fälten efter Egenskap förändras beroende på vilken urvalsegenskap du väljer.

Periodsaldo, Ingående balans, Ingående saldo och Utgående balans

I fältet Villkor kan du välja om Debet, Kredit eller Belopp ska vara större än, mindre än eller lika med ett visst värde.

  1. Tryck på Bläddra i fältet Villkor och markera ditt val.
  2. Skriv därefter in önskat värde i fältet Värde.

Antal transaktioner

Om du väljer egenskapen Antal transaktioner kan du under fältet Villkor ange om du vill att antalet transaktioner ska vara lika med, skilt från, större än, större eller lika med, mindre än eller mindre eller lika med det antal, som du skriver in i fältet Värde.

  1. Om du under Villkor väljer intervall skriver du intervallets lägsta värde i fältet Från och det högsta värdet i fältet Till.
  2. Klicka på OK när du har definierat ditt villkor.

Kombinera flera sökvillkor

  1. Klicka på Lägg till om du vill ha ytterligare villkor på din sökning.

Dialogrutan har nu fått tre nya val: Och, Utom och Eller.

  1. Välj Egenskap för ditt urval genom att klicka på listpilen och markera önskad egenskap.
  2. Välj även hur du vill att sökvillkoren ska förhålla sig till varandra. Markera Och om båda villkoren ska vara uppfyllda för att kontot ska redovisas i din sökning. Markera Utom om resultatet inte ska innefatta angivna egenskaper i aktuellt sökvillkor. Välj Eller om det räcker att ett av villkoren uppfylls för att komma med i resultatet.

Om du blandar villkoren Utom, Och och Eller i en och samma fråga prioriteras först Utom därefter Och och till sist Eller.

Visa som

När du kör en fråga kan du välja två olika sätt att presentera resultatet på:

Kontoöversikt

Kontoöversikt innebär att alla verifikationer på ett konto slås samman till en post. Ingående balans för valt räkenskapsår och ingående saldo för den valda perioden visas. Se sökresultat nedan:

Kontoanalys

Kontoanalys innebär att ett kontos samtliga verifikationer specificeras, vilket ger en mycket längre och mer detaljerad rapport. Se sökresultat nedan:

För att aktivera sökningen ska du markera frågan i trädet och välja Kommando - Kör Fråga/Frågor.

En dialogruta där du anger önskat datumintervall för sökningen visas. Klicka på OK.

Sökresultatet av kontofrågan ser ut enligt följande: