Skapa nytt bokslut

När du skapar ett bokslut följer du en guide som leder dig igenom uppläggningen. Guiden är uppdelad i fem steg och nedan följer en beskrivning av de olika stegen.

För att skapa ett nytt bokslut gör du så här:

  1. Starta Visma Bokslut.
  2. Välj Arkiv - Nytt bokslut.

I denna dialogen väljer du om du ska skapa nytt företag eller välja ett befintligt företag. Du som startar Visma Bokslut via Visma Byråstöd eller Visma Advisor kommer nu direkt till Steg 1: Grunduppgifter.

  1. Markera Skapa nytt företag och skriv in företagets organisationsnummer, namn och företagsform eller välj ett befintligt företag. Val av företagsform styr vilka fält/SRU-koder som visas i kopplingstabellen och därmed export till Visma Skatteprogram och SIE-filer.
  2. Klicka på Nästa.

Om du har valt att skapa ett bokslut för ett nytt företag kommer du direkt till dialogen där du ska ange grunduppgifter för bokslutet. Har du valt att skapa ett bokslut för ett redan befintligt företag visas dialogen Välj källa för bokslut.

  1. Välj på vilket sätt du vill skapa ditt bokslut.

Du kan välja mellan Nytt bokslut eller Nytt bokslut baserat på tidigare bokslut. Läs mer i Skapa nytt bokslut år 2 - baserat på föregående års bokslut.

Det finns flera anledningar till att göra det senare:

  • Förra årets utgående saldon kommer automatiskt in som ingående saldon.
  • De huvudbilagor och underbilagor som du använde till förra bokslutet skapas även för detta årets bokslut.
  • Alla valda åtgärder för respektive balanspost med tillhörande anmärkning, hänvisningar och kommentarer hämtas in från tidigare bokslut.
  • Den text som du skrev in till förra årets årsredovisning förs över till det nya bokslutet.
  • Du kan även välja att inte ta med externa bilagor från föregående år genom att markera Ta bort externa bilagor från fg år i steg 1 när du skapar ditt bokslut baserat på föregående år.

Du kan inte skapa ett bokslut för K3 och utgå från en årsredovisningsmall som är skapad i ett K2-bokslut.

Programmet utgår från att en ny delårsrapport alltid ska baseras på en delårsrapport för samma period föregående år. Belopp från tidigare bokslut överförs till kolumnen föregående år i det nya bokslutet vilket betyder att ingen hänsyn tas till vilka saldon som finns i SIE-filen eller i Visma Administration/Visma Compact avseende föregående år. Väljer du att basera delårsrapporten på ett årsbokslut måste du tänka på att eventuellt justera saldona för föregående år.

Om du vill använda en egen balans- och resultaträkningsmall skapar du först ditt bokslut, därefter väljer du Start - Balansräkningsmall. Där klickar du på länken Importera mall och väljer Import av egen mall.

  1. Kilcka på Nästa.

Här skriver du in grunduppgifter för bokslutet.

  1. Ange namn för bokslutet.
  2. Ange räkenskapsårets omfattning (ange alltid hela årets omfattning, även vid delårsrapport).

Förkortat eller förlängt räkenskapsår

Om räkenskapsårets omfattning avviker från 12 månader ger programmet en varning om detta. Rör det sig om ett kortare eller förlängt räkenskapsår är det bara att ignorera varningen och fortsätta. Observera att delårsbokslutets period inte ska anges här utan det är enbart hela räkenskapsårets omfattning som ska anges

Visma Bokslut hanterar bara räkenskapsår som sträcker sig över maximalt två kalenderår. Bilagor som påverkas av Särskild löneskatt och avkastningsskatt och Beräkning skattemässigt värde.

Nystartat företag

Om bokslut upprättas för ett nystartat företag tar du bort den föreslagna perioden för föregående år. Det gör att programmet inte kommer att skapa kolumner för föregående år i bokslutsbilagor, årsredovisning eller andra rapporter.

I redan skapade bokslut kan den angivna perioden tas bort under Grunduppgifter. Detta hittar du under Start - Grunduppgifter.

Delårsrapport

När du skapar en delårsrapport måste du börja med att ange omfattningen av hela det räkenskapsår som delårsrapporten tillhör. Även föregående räkenskapsår måste anges, såvida det inte rör sig om ett nystartat företag. Därefter markerar du Delårsrapport och anger antal månader som perioden omfattar. Om du ska upprätta en delårsrapport för första halvåret anger du Delårsrapport för 6 månader, bokslut för tre kvartal anges Delårsrapport för 9 månader.

Väljer du att skapa ett nytt bokslut med hjälp av import från SIE-fil är det viktigt att den fil du importerar är en SIE 2-fil med periodsaldon. Programmet känner då av vilka periodsaldon som ska läsas in för utfall respektive budget. Arbetar du integrerat med Visma Administration söker programmet automatiskt rätt saldon för vald delårsperiod.

  1. Markera om det är ett årsbokslut eller delårsrapport.

Om du väjer Delårsrapport anger du hur många månader som delårsrapporten omfattar.

  1. Markera Årsbokslut K2 (BFNAR 2017:3) om du vill skapa ett bokslut enligt BFN:s allmänna råd om årsbokslut (BFNAR 2017:3). Markera K2 - mindre företag om du vill skapa ditt bokslut enligt BFNAR 2016:10. Detta val går bara att markera om du valt årsbokslut och företaget är ett aktiebolag. Du måste också ange om du vill lämna in ditt bokslut digitalt eller på papper. Markera K3 om du vill skapa ett bokslut enligt BFN:s allmänna råd om årsredovisningar (BFNAR 2012:1).

Om du byter regelverk får du ett meddelande som säger att årsredovisning och balans- och resultaträkning kommer att skapas om. Huvud- och underbilagor sparas med upplagda åtgärder Reko. Även Generella åtgärder och Åtgärder Årsredovisning sparas.

  1. Markera om bilagor till resultaträkningen ska skapas automatiskt.
  2. Klicka på Nästa.

Här ska du välja hur du vill att kontoplanen och saldon för aktuellt och föregående år ska hämtas till bokslutet. Det finns tre varianter: Import från SIE-fil, Import från Visma ekonomiprogram och Manuell inmatning.

  1. Gör ditt val och klicka på Nästa.

SIE är en förkortning för Standard Import Export. Det är en standard som är framtagen av SIE-gruppen med syfte att skapa ett gemensamt filformat för distribution av datafiler mellan olika program för bokföring, bokslut, deklaration och liknande. SIE-formatet är indelat i fyra nivåer beroende på i vilket sammanhang informationen används.

Beroende på vilken information du vill ha i Visma Bokslut är olika SIE format lämpliga vid olika tillfällen.

  • SIE 1 räcker när du ska skapa ett årsbokslut. Detta format innehåller kontoplan, SRU-koder och årssaldon per konto för innevarande och föregående år.
  • SIE 2 använder du om du ska skapa en delårsrapport. Detta format innehåller även saldo per period för innevarande och föregående år samt periodbudget erkonto.
  • SIE 3 innehåller dessutom saldon per resultatenhet. Visma Bokslut hanterar inte inläsning av saldo per resultatenhet. SIE 3 använder du när du gör ett årsbokslut eller en delårsrapport och även vill ha med uppgifter om budget per konto i bokslutet.
  • SIE 4 innehåller samma information som SIE 1 med tillägg av alla transaktioner för innevarande år. SIE 4 innehåller inga uppgifter om budget. Visma Bokslut läser även in alla transaktioner från SIE4-filen.

När du har hittat filen som du vill importera markerar du den och klickar sedan på Nästa. Läser du in saldon från en SIE4-fil får du information om hur många verifikationer som är inlästa. Du kommer sedan till Steg 4: Kontrollera kontoplan.

När du väljer att importera från en SIE-fil visas en lista med SIE-filer som ligger i mappen C:\SIE. Utgår du från Visma Byråstöd eller Visma Advisor ser du de filer som finns importerade till klientens mapp SIE-Lager. Finns det inga filer i klientens SIE-Lager föreslår programmet att du ska leta fram filen manuellt och du hamnar i mappen C:\SIE. Vill du byta mapp klickar du på Bläddra.

Väljer du detta alternativ när du skapar ett nytt bokslut importeras saldon och verifikationer direkt från huvudboken i Visma Administration/Compact till Visma Bokslut.

Vid en delårsrapport importeras automatiskt rätt periodsaldon och verifikationer från Visma Administration/Visma Compact. Även budget importeras automatiskt om sådan finns upplagd i Visma Administration/Visma Compact.

Om du valt att importera kontoplan och saldon från Visma Administration/Visma Compact kommer du direkt till Steg 4: Kontrollera kontoplan.

Om du inte har tillgång till uppgifter om kontoplan, saldon mm i dataformat väljer du Manuell inmatning. Då kommer du att, utifrån ett förslag på kontoplan, manuellt få lägga in kontoplanen, saldon för föregående och innevarande år samt budget. Detta gör du i Steg 3: Ange baskontoplan.

Om du har valt manuell inmatning ska du här välja vilken kontoplanstyp du vill ha som förslag vid inmatning av saldon.

Du kan komplettera med egna konton samt radera föreslagna konton som du inte använder. När du skapar nya konton kan programmet föreslå kontobenämning enligt den kontoplan du väljer att basera på.

  1. Välj vilket alternativ du vill basera kontoplanen på och klicka på Nästa.

Om du inte vill att konton ska föreslås avmarkerar du Föreslå konto.

  1. Klicka på Ny för att lägga upp nya konton. Skriv in kontonummer, eventuellt kontonamn, saldo bokföring, eventuell budget och saldo föregående år.
  2. Om du vill ändra ett konto, markera kontot och klicka på Ändra.
  3. Ange om du med tangenten Enter vill hoppa över något av fälten Kontonamn, Budget eller Saldo föregående år.
  4. Ange om du vill att programmet ska föreslå kontonamn när du skrivit in kontonumret.
  5. Klicka på Nästa när du är klar. Du kommer då till Steg 5: Kopplingstabell.

Om du har valt import från SIE-fil eller Visma Administration/Visma Compact ska du här kontrollera kontoplanen.

I detta steg kan du komplettera och kontrollera den inlästa filen. Om du t ex upptäcker att ett eller flera konton saknas som du ska använda i bokslutsarbetet kan du lägga upp dem nu. Du kan också komplettera saldon eller budgeterade värden.

Det är bra att lägga till konton som du med säkerhet kommer att använda i bokslutsarbetet redan nu. Detta för att programmet automatiskt kommer att koppla dem enligt BAS-kontoplanen.

För att kontrollera kontoplanen klickar du på Kontoplan. Bilden över kontoplanen visas och här kan du göra eventuella justeringar.

Du ser den inlästa kontoplanen och saldo för innevarande och föregående år. Konton som inte finns i kontoplanen men som behövs i bokslutsarbetet bör läggas upp nu. Detta för att programmet automatiskt kommer att koppla dem enligt BAS-kontoplanen.

Om det är första året bokslutet görs i Visma Bokslut så läggs kontosaldon för föregående år in här. Detta kan även göras när bokslutet är skapat under Start - Kontoplan och saldo.

  1. Klicka på Ny för att lägga upp nya konton.
  2. Skriv in kontonummer, eventuellt kontonamn, saldo bokföring, eventuell budget och saldo föregående år.
  3. Om du vill ändra ett konto, markera kontot och klicka på Ändra.
  4. Kontrollera att differensen är 0. Om det finns en differens kan det vara bra idé att kontrollera detta nu. Observera att det kan röra sig om ett obokat resultat.
  5. Klicka på Nästa när kontrollen är klar.
  6. Klicka på Nästa när du är klar. Du kommer då till Steg 5: Kopplingstabell.

Kopplingstabellen är till för att programmet ska kunna placera in respektive företagskonton på rätt ställe i Balans- och resultaträkningen, för att automatiskt kunna skapa huvudbilagor och för att kunna ge ett förslag på innehåll i årsredovisningen.

Det är därför inte nödvändigt att finna en exakt motsvarighet bland baskontona när ett konto kopplas. När du upprättar bilagor arbetar du alltid med kundens egen kontoplan.

Programmet kopplar majoriteten av alla konton till ett BAS-konto men om det i företagets kontoplan finns ovanliga konton eller om det finns konton som avviker från basplanen kan du behöva justera dessa kopplingar här. Du vinner mycket på att du redan i detta skede går in i kopplingstabellen och kontrollerar om gjorda kopplingar är korrekta och om det finns konton som saknar koppling. Om nya konton ska läggas upp och kopplas senare under bokslutsarbetet gör du det enklast med hjälp av funktionen Skapa konto.

Det är mycket viktigt att du genomför kopplingen mellan den egna kontoplanen och BAS-kontoplanen för att programmet ska kunna arbeta korrekt.

  1. Klicka på Kopplingstabell.

Här visas ditt kontonummer, benämning, baskonto, samt fält/SRU-koder för räkenskapsschema och huvudblankett. Programmet föreslår så långt det är möjligt ett baskonto för varje konto i din kontoplan. Här kan du ändra kopplingen till baskonto och fält/SRU-kod.

Se till att alla konton är kopplade till programmets BAS-kontoplan och att alla konton har en fält/SRU-kod för att underlätta det fortsatta arbetet.

Överst finns en informationsruta där du ser om alla konton är kopplade till ett baskonto eller om det finns konton som är okopplade.

  1. Klicka på Gå till nästa okopplade för att markera det fösta okopplade kontot i listan. Om alla konton är kopplade är denna knapp gråmarkerad.
  2. Klicka på Fältkoder/SRU-koder för att kontollera att alla kopplade konton har SRU-koder enligt programmets baskontoplan.
  3. Klicka på Spara eller Avbryt beroende på om du vill spara några ändringar eller inte.
  4. Klicka på Slutför när du är klar.

Bokslutet skapas därmed och du kan börja arbetet med bokslutet.

Använder du Visma Bokslut från Visma Byråstöd får du först en fråga om du vill ändra bokslutsstatus i Visma Byråstöd till Påbörjad.

Svarar du Ja markeras rutan för Påbörjad direkt i Visma Byråstöd.

Arbeta smartare

Redovisningskonsult? Jobba smart med Visma Smarta Byrån

Så funkar digital inlämning

Frågor och svar - Vad gäller vid digital inlämning?

Filmer

Se alla filmer om Visma Bokslut

Supportforum

Visma Skatt & Bokslut Pro