Påminnelse och Kravbrev

Har du kunder som inte har betalt sin faktura i tid? Då är det bäst att skicka ett kravbrev (betalningspåminnelse). Förfallodagen för en faktura är den dag då kunden senast ska betala sin faktura. Det går dock att lägga in en viss respittid i programmet.

Programmet är förberett för att kunna skapa kravbrev på olika nivåer, från påminnelse till varning om inkasso. Om kunden inte betalar trots påminnelse kommer programmet ge underlag för ett nytt kravbrev.

Innan du skriver ut ett kravbrev bör du gå igenom inställningarna för kravhantering i programmet i Företagsinformationen, Kundregistret, kravbrevstexter samt fakturan det gäller.

Företagsinformation - Respitdagar och kravbrevsintervall

När du skapar ett nytt företag, kommer respittiden att vara inställd på 3 dagar. Du kan enkelt ändra den genom att göra följande:

1. Välj Register - Företagsinformation.
2. Välj fliken Reskontra.



3. I fältet Respitdagar anger du det antal dagar som ska passera efter förfallodagen innan programmet skapar ett kravbrev (ta hänsyn till postgång och interna rutiner).
4. I fältet Kravbrevsintervall anger du hur många dagar som ska passera mellan exempelvis det första och det andra kravbrevet. Vanligast är att arbeta med 7, 10 eller 14 dagar.

Obs! Kom ihåg att dessa inställningar gäller alla kunder i företaget.

5. Välj Spara och sedan Avsluta.

Kundregister - inställningar per kund

Du väljer själv vilka kunder som du ska använda kravbrevshantering för. Programmet håller reda på vilket kravbrev i ordningen det är dags att skriva ut och för vilka fakturor.

Vi föreslår att du gör det till en veckorutin och skriver ut kravbrev en gång i veckan.

1. Välj Register - Kundregister.



2. Välj fliken Inställningar.

Programmet har fyra olika kravkoder för kunder. Som standard får alla kunder kravkod 4.

De olika kravkoderna i kundregistret:

0 = Kunden ska inte få några kravbrev.

1 = Kravbrevstext 1 skrivs ut varje gång utskrift av kravbrev väljs.

2 = Första gången skrivs Kravbrevstext 1 ut och därefter skrivs Kravbrevstext 2 ut tills betalning registrerats.

3 = Kravbrev med de tre olika kravbrevstexterna skrivs ut. Kravbrevstext 3 skrivs ut på resterande kravbrev tills betalning registrerats.

4 = Efter tre kravbrev hamnar fakturan på inkassolistan.

Ändra text på kravbreven

Här nedan ser du fönstret Textregister.

1. Gå till Register - Textregister.
2. Välj Kravtexter i kombinationsrutan Kategori.
3. Titta igenom texterna. Dubbelklicka på en rad för att ändra den.
4. Välj Spara och Avsluta.

Texter på kravbreven

Texterna i kravbreven kan du naturligtvis utforma som du vill men programmet har ett antal texter klara för användning:

Kravbrevstext 1

• Svensk text, rad 331-333 i Textregister under kategorin Kravtexter: ”Enligt våra noteringar är ovanstående fakturor obetalda. Vi ber er betala dem omgående för att undvika ytterligare kostnader. Har betalning skett någon av de senaste dagarna ber vi er bortse från denna påminnelse.”
• Engelsk text, rad 343-345 i Textregister under kategorin Kravtexter: ”On going through our books we find that the following invoices are still open on your account. We should be grateful for remittance in order to settle this overdue account.”

Kravbrevstext 2

• Svensk text, rad 335-337 i Textregister under kategorin Kravtexter: ”Trots tidigare påminnelse är ovanstående fakturor obetalda. Vi ber er betala dem omgående för att undvika ytterligare kostnader. Har betalning skett någon av de senaste dagarna ber vi er bortse från denna påminnelse.”
• Engelsk text, rad 347-349 i Textregister under kategorin Kravtexter: ”With reference to our previous letter asking for payment of the overdue balance we regret that we have not yet received your remittance. We would appreciate your giving this matter your immediate attention and that you will settle your account.”

Kravbrevstext 3

• Svensk text, rad 339-341 i Textregister under kategorin Kravtexter: ”Trots tidigare påminnelse är fortfarande ovanstående fakturor obetalda. Har betalning ej skett inom 7 dagar kommer ärendet att överlämnas för inkassoåtgärder. Skulden kommer då att öka med kostnader för denna hantering.”
• Engelsk text, rad 351-353 i Textregister under kategorin Kravtexter: ”As you have not replied to our repeated applications for a settlement of the overdue balance of your account, we shall be compelled to turn the matter over to our attorneys for action unless your payment arrives within 7 days.”

Kravkod på fakturan

Vill du kontrollera eller ändra kravkoden på en faktura gör du följande:

1. Välj Program - Kundreskontra - Reskontra.
2. Välj fliken Reskontra.



3. Markera en kund i listan uppe till höger och markera sedan en faktura i nedre listan.
4. Välj Ändra för att öppna fönstret Ändra markerad huvudpost där du kan se och ändra fakturans kravkod.



Kravkoden är till för att förhindra att du skriver ut och sänder iväg betalningspåminnelser vid andra tillfällen än vad programmet räknar ut. Kravkoden på fakturan uppdateras automatiskt i samband med kravbrevsutskrifter.

De olika kravkoderna per faktura:

0 = Inget kravbrev har skrivits ut.

1 = Ett kravbrev har skrivits ut.

2 = Två kravbrev är utskrivna.

3 = Tre kravbrev är utskrivna.

4 = Fakturan är förberedd att skrivas ut på inkassolistan. Den uppdateras för detta när man begär utskrift av kravbrev och tre stycken redan har skrivits ut.

5 = Fakturan är utskriven på inkassolista. Detta görs endast en gång.

Skriv ut kravbrev

För att skriva ut ett kravbrev väljer du Arkiv - Utskriftscentral, modul Kundreskontra.

För svenska kunder används Kravbrev SV, för kunder inom EU används Kravbrev EU och för kunder utanför EU används Kravbrev EXP.

Gör urval på Kund ID i fältet Fr o m och T o m om du vill skriva ut kravbrev på en enstaka kund eller för kunder inom ett intervall. Görs inget urval skrivs kravbrev ut på samtliga kunder som uppfyller kraven för kravbrev.