Nu ska vi se till att du kommer igång som administratör i Visma Companyexpense!

Som administratör kan du anpassa utläggsprocessen i Visma Companyexpense efter ditt företag. Du kan när som helst justera vilka moment som ska ingå i utläggsprocessen, hur vissa menyer och val ska se ut och vilka användare som ska kunna göra vad.

När du loggar in i programmet hamnar du i privat läge där du hanterar dina egna utlägg. Genom att klicka på pilen vid Privat läge längst upp till vänster på skärmen kan du växla Organisation där du kan administrera företaget.

När ni har aktiverat Visma Companyexpense genereras ett välkomstmejl med en länk för att aktivera ditt användarkonto och välja lösenord.

Du laddar ner appen Visma Companyexpense via App Store eller Google Play.

Öppna appen och logga in med dina uppgifter som du angav när du skapade kontot.

Gå till vismacompanyexpense.se och logga in med din e-postadress och ditt lösenord som du angav när du skapade kontot.

Som administratör har du två olika vyer att arbeta i, en vy som administratör och en vy som användare.

När du loggar in i programmet hamnar du i privat läge där du hanterar dina egna utlägg. Genom att klicka på pilen vid Privat läge längst upp till vänster på skärmen kan du växla Organisation där du kan administrera företaget.

För att dina kollegor ska kunna få tillgång till Visma Companyexpense ska du lägga upp dem som användare.

Innan du kan bjuda in användare i tjänsten måste det finnas tillgängliga licenser för företaget i licensbanken. Välj Användare i menyn till vänster och markera kugghjulet för att öppna dialogrutan Hantera licenser. Här kan du ange antal licenser som företaget ska ha för Visma Companyexpense.

När du har lagt till rätt antal licenser kan du bjuda in användare genom att klicka på knappen Bjud in användare. Om du vill bjuda in flera användare samtidigt kan du skriva in flera e-postadresser i fältet E-postadress. Du separerar adresserna med hjälp av kommatecken, semikolon eller mellanslag.

Läs mer i avsnittet Användare.

Som administratör kan du göra inställningar för företaget och för användare, samt hantera utläggsrapporter. Ange vem eller vilka som ska ha administratörsbehörighet genom att göra följande inställning:

  1. Välj Användare i menyn till vänster.
  2. Markera den användare du vill tilldela administratörsbehörighet.
  3. Markera rutan Administratör.
  4. Tryck på Spara.

Innan företaget börjar använda Visma Companyexpense är det vissa inställningar du som administratör bör gå igenom för att anpassa utläggsprocessen efter era behov. Under Inställningar i vänstermenyn hittar du inställningar för rapporter, utläggskategorier, betalsätt, hantering/flöde, attestering samt kostnadsställen/resultatenheter och projekt. Med hjälp av informationsikonerna bredvid rubriker och frågetecknen bredvid underrubriker får du förklaringar om respektive funktion. Här bör du tänka igenom följande:

Ska utläggsrapporterna skickas till bokförings- och/eller lönesystem? Det är vanligt att man har en rapportmottagare mot ett löneprogram för privata utlägg och mot ett bokföringsprogram för utlägg mot företagskort. Läs mer i avsnittet Inställningar för administratörer.

Om redigeringsläget är aktiverat innebär det att godkända rapporter samlas upp för administratören en extra gång innan de skickas till rapportmottagaren. Det ger administratören möjlighet att göra eventuella justeringar innan rapporterna skickas till rapportmottagaren. Läs mer under Inställningar för administratörer.

Om företaget har rapportmottagare för bokföring kan du välja vilket betalsätt som ska visas för varje användare. Läs mer i avsnittet Lägg till betalsätt.

  • Välj bokföringskonton för respektive utläggskategori för hur utläggen ska konteras om du har bokföringsprogram som rapportmottagare.
  • Välj om projekt och/eller kostnadsställe/resultatenhet ska vara vara valbart för användaren.
  • Välj om attesteringsfunktionen ska vara aktiverad eller inte och vem som ska attestera utläggsrapporterna.
  • Välj vilka fält som ska vara synliga respektive obligatoriska för användaren att fylla i.

Läs mer i avsnittet Inställningar för administratörer.

Under Min organisation får du bland annat en överblick över antal rapporter och utlägg för den senaste månaden. Du kan även sätta upp avdelningsstruktur samt attestregler och anpassa inställningarna till ditt företag. Mer detaljerad information får du i avsnittet Min organisation.

Under Användare kan du se vilka medarbetare som har tillgång till Visma Companyexpense och här kan du även hantera deras roller. På fliken Inbjudningar ser du vilka som är inbjudna till tjänsten. Mer detaljerad information får du i avsnittet Användare.

När användarna har registrerat sina utlägg skickar de in dem genom att skapa en utläggsrapport. Välj Rapporter i vänstermenyn för att hantera utläggsrapporter. Här har du full kontroll på alla utläggsrapporter som hanteras i företaget och kan göra ändringar samt skicka in rapporter. Du kan även skicka tillbaka rapporter till anställd eller godkännare. Mer detaljerad information får du i avsnittet Rapporter.

Drivmedelsförmån är en tilläggstjänst till Visma Companyexpense Pro och aktiveras under Tilläggstjänster i menyn till vänster. När funktionen är aktiverad visas valet Drivmedelsförmån. Mer detaljerad information får du i avsnittet Drivmedelsförmån.

Innan du bjuder in dina medarbetare som användare i programmet ska du göra vissa inställningar. Mer detaljerad information får du i avsnittet Inställningar för administratörer.

Om du använder Visma Companyexpense Pro kan du koppla tilläggstjänster till tjänsten, såsom bankkoppling till företagskort, elektronisk körjournal och funktionen drivmedelsförmån. Mer detaljerad information får du i avsnittet Tilläggstjänster.

Under Support får du tillgång till skriven hjälp och vanliga frågor för Visma Companyexpense.

Se film om Visma Companyexpense

Smidigare hantering av utlägg och traktamenten

Support

Kontakta Visma Spcs Support

Arbeta smartare

Vad är utlägg?

Vad är traktamente?

Digitala lönebesked – och andra smarta tjänster i Visma Lön

Utbildning

Boka genomgång med din personliga specialist

Filmer

Smidigare hantering av utlägg och traktamenten

Läs mer och beställ Visma Companyexpense!