Kom igång som administratör i företag eller redovisningsbyrå i Visma Companyexpense

Som företag aktiverar du Visma Companyexpense på vismaspcs.se.

För att få tillgång till Visma Companyexpense som redovisningsbyrå måste du kontakta oss för att aktivera tjänsten. Skicka ett mejl till byra.spcs@visma.com eller kontakta oss per telefon på 0470-70 61 60. Du kan också fylla i dina uppgifter här så kontaktar vi dig.

När ni har aktiverat Visma Companyexpense genereras ett välkomstmejl med en länk för att aktivera ditt användarkonto och välja lösenord.

Du laddar ner appen Visma Companyexpense via App Store eller Google Play.

Öppna appen och logga in med dina uppgifter som du angav när du skapade kontot.

Gå till vismacompanyexpense.se och logga in med din e-postadress och ditt lösenord som du angav när du skapade kontot.

Som administratör har du två olika vyer att arbeta i, en vy som administratör och en vy som användare.

När du loggar in i programmet hamnar du i privat läge där du hanterar dina egna utlägg. Genom att klicka på pilen vid Privat läge längst upp till vänster på skärmen kan du växla Organisation där du kan administrera företaget.

Om du loggar in som redovisningsbyrå väljer du istället vyn Partner. När du sedan väljer Organisation i menyn till vänster visas en lista med byråns klienter. Klicka på Öppna för att komma till vyn Organisation för klienten.

Organisationen/företaget läggs automatiskt upp i Visma Companyexpense i samband med att du köper licens för tjänsten.

Om du loggar in i Mina tjänster på vismaspcs.se som redovisningsbyrå kommer du till partnersidan. Här lägger du upp de organisationer/företag som du ska göra registreringar för i Visma Companyexpense.

För att dina kollegor ska kunna få tillgång till Visma Companyexpense ska du lägga upp dem som användare.

Innan du kan bjuda in användare i tjänsten måste det finnas tillgängliga licenser för företaget i licensbanken. Välj Användare i menyn till vänster och markera kugghjulet för att öppna dialogrutan Hantera licenser. Här kan du ange antal licenser som företaget ska ha för Visma Companyexpense.

När du har lagt till rätt antal licenser kan du bjuda in användare genom att klicka på knappen Bjud in användare. Om du vill bjuda in flera användare samtidigt kan du skriva in flera e-postadresser i fältet E-postadress. Du separerar adresserna med hjälp av kommatecken, semikolon eller mellanslag.

Läs mer i avsnittet Användare.

Som administratör kan du göra inställningar för företaget och för användare, samt hantera utläggsrapporter. Ange vem eller vilka som ska ha administratörsbehörighet genom att göra följande inställning:

1. Välj Användare i menyn till vänster.
2. Markera den användare du vill tilldela administratörsbehörighet.
3. Markera rutan Administratör.
4. Tryck på Spara.

Innan företaget börjar använda Visma Companyexpense är det vissa inställningar du som administratör bör gå igenom för att anpassa utläggsprocessen efter era behov. Under Inställningar i vänstermenyn hittar du inställningar för rapporter, utläggskategorier, betalsätt, hantering/flöde, attestering samt kostnadsställen/resultatenheter och projekt. Med hjälp av informationsikonerna bredvid rubriker och frågetecknen bredvid underrubriker får du förklaringar om respektive funktion. Här bör du tänka igenom följande:

Bestäm vilka rapportmottagare ni ska ha för era utläggsrapporter

Ska utläggsrapporterna skickas till bokförings- och/eller lönesystem? Det är vanligt att man har en rapportmottagare mot ett löneprogram för privata utlägg och mot ett bokföringsprogram för utlägg mot företagskort. Läs mer i avsnittet .

Bestäm om redigeringsläget ska vara aktiverat

Om redigeringsläget är aktiverat innebär det att godkända rapporter samlas upp för administratören en extra gång innan de skickas till rapportmottagaren. Det ger administratören möjlighet att göra eventuella justeringar innan rapporterna skickas till rapportmottagaren. Läs mer under .

Bestäm vilka betalsätt användarna ska kunna välja mellan

Om företaget har rapportmottagare för bokföring kan du välja vilket betalsätt som ska visas för varje användare. Läs mer i avsnittet Lägg till betalsätt.

Bestäm vilka utläggskategorier som ska finnas

• Välj bokföringskonton för respektive utläggskategori för hur utläggen ska konteras om du har bokföringsprogram som rapportmottagare.
• Välj om projekt och/eller kostnadsställe/resultatenhet ska vara vara valbart för användaren.
• Välj om attesteringsfunktionen ska vara aktiverad eller inte och vem som ska attestera utläggsrapporterna.
• Välj vilka fält som ska vara synliga respektive obligatoriska för användaren att fylla i.

Läs mer i avsnittet Inställningar för administratörer.