Inställningar för attestering

Detta avsnitt gäller för dig som är administratör och inloggad i vyn för företaget.

Attest kan göras av en standardgodkännare eller enligt avdelningsstrukturen. Du kan också lägga till tillfälliga godkännare. Du kan på avdelningsnivå styra hur stora belopp respektive person får godkänna. Det är även möjligt att göra inställningar så att attest ska göras av fler än en person.

Här beskriver vi hur du gör för att sätta upp attestflödet baserat på hur företaget vill jobba.

Aktivera funktionen Attestering

  1. Välj Min organisation i vänstermenyn.
  2. Välj fliken Attestering.
  3. Aktivera attestering genom att dra knappen Attestering åt höger.

Funktionen kan även aktiveras under Inställningar. Om du vill göra inställningar för attestering väljer du Administrera flera godkännare. Då öppnas fliken Attestering under Min organisation.

Om flera personer ska godkänna rapporter kan du lägga till attestregler enligt en avdelningsstruktur. För att kunna göra det ska du först lägga upp en avdelningsstruktur. Läs mer i avsnittet Lägg upp avdelningsstruktur.

Gör så här för att välja attestering enligt avdelningsstruktur:

  1. Välj Enligt avdelningsstruktur under Typ.
  2. Ange antal under Antalet behöriga godkännare som krävs om det ska vara fler än en.
  3. Markera Inkludera obehöriga godkännare om du vill att detta ska vara aktivt.
  4. Välj vilka personer som ska attestera vilka avdelningar genom att klicka på Lägg till godkännare under Enligt avdelningsstruktur och gör eventuella inställningar för maxbelopp.
  5. Välj en standardgodkännare under Standardgodkännare.

    6. Standardgodkännaren kommer att attestera alla rapporter som tillhör användare som inte knyts till någon avdelning och rapporter som överskrider en godkännares eventuella maxbelopp att godkänna.

  6. Klicka på Spara.
  7. Välj Användare i vänstermenyn.
  8. Markera varje användare och knyt dem till rätt avdelning.
  9. Klicka på Spara.

Om du vill att fler än en person ska kunna attestera samma rapporter väljer du önskat antal personer vid detta fält. I listan under Enligt avdelningsstruktur klickar du sedan på plustecknet för att lägga till ytterligare personer som kan attestera rapporterna. Rapporterna kommer då först att gå till personen som är angiven under Godkännare 1, och därefter till Godkännare 2 i listan.

Om det krävs två godkännare för en rapport, men det bara finns en godkännare för avdelningen som användaren tillhör, går rapporten istället vidare till den godkännare som finns en nivå upp enligt avdelningsstrukturen. Om det inte finns någon avdelning högre upp går rapporten till standardgodkännaren.

När detta val är aktivt innebär det att en notifiering skickas om en godkännare får en rapport där beloppsgränsen överstiger befogenheten. Godkännaren kan då välja att avstå att godkänna och rapporten går vidare till nästa godkännare enligt avdelningsstrukturen.

För att kunna ange vilka godkännare som ska väljas för varje kostnadsställe ska du först lägga till kostnadsställe. Läs mer i avsnittet Lägg till kostnadsställe/resultatenhet.

Kostnadsställe är detsamma som benämns som resultatenhet i Visma eEkonomi, Visma Lön och Visma Administration.

Gör så här för att välja attestering enligt kostnadsställe:

  1. Välj Enligt kostnadsställe under Typ.
  2. Ange antal under Antalet behöriga godkännare som krävs om det ska vara fler än en.
  3. Markera Inkludera obehöriga godkännare om du vill att detta ska vara aktivt.
  4. Välj godkännare för respektive kostnadsställe och ange eventuellt maxbelopp.
  5. Tryck på Spara.

Om du vill att fler än en person ska kunna attestera samma rapporter väljer du önskat antal personer vid detta fält. I listan under Enligt avdelningsstruktur klickar du sedan på plustecknet för att lägga till ytterligare personer som kan attestera rapporterna. Rapporterna kommer då först att gå till personen som är angiven under Godkännare 1, och därefter till Godkännare 2 i listan.

Om det krävs två godkännare för en rapport, men det bara finns en godkännare för avdelningen som användaren tillhör, går rapporten istället vidare till den godkännare som finns en nivå upp enligt avdelningsstrukturen. Om det inte finns någon avdelning högre upp går rapporten till standardgodkännaren.

När detta val är aktivt innebär det att en notifiering skickas om en godkännare får en rapport där beloppsgränsen överstiger befogenheten. Godkännaren kan då välja att avstå att godkänna och rapporten går vidare till nästa godkännare enligt avdelningsstrukturen.

Om alla rapporter ska attesteras av samma person anger du en standardgodkännare dit alla rapporter ska skickas för godkännande.

Om det ska finnas flera godkännare i organisationen kommer standardgodkännaren att attestera alla rapporter om behörighet saknas för övriga godkännare i avdelningsstrukturen.

Exempel

Om ett maxbelopp per avdelning är satt, går rapporter som överstiger det beloppet till närmsta person som har rätt att godkänna rapporten. Om det saknas godkännare kommer dessa rapporter att gå till den person som är satt som standardgodkännare.

Gör så här för att ange standardgodkännare:

  1. Välj namn under Standardgodkännare.
  2. Tryck på Spara.

Alla rapporter går nu för attest till den person som valts som standardgodkännare.

Om den ordinarie godkännaren är borta under en viss period går det att utse en tillfällig godkännare.

Gör så här:

  1. Tryck på plustecknet vid Tillfällig godkännare.
  2. Ange ordinarie godkännare.
  3. Ange tillfällig godkännare.
  4. Välj start- och slutdatum.
  5. Tryck på Spara.

Relaterade avsnitt

Lägg upp avdelningsstruktur

Lägg till kostnadsställe/resultatenhet

Support

Kontakta Visma Spcs Support

Arbeta smartare

Vad är utlägg?

Vad är traktamente?

Digitala lönebesked – och andra smarta tjänster i Visma Lön

Utbildning

Boka genomgång med din personliga specialist

Filmer

Smidigare hantering av utlägg och traktamenten

Läs mer och beställ Visma Companyexpense!