Nytt i Visma eEkonomi Smart

Enklare att använda Swish

Du kan nu välja betalningsvillkoret Swish direktbetalning när du lägger till eller redigerar en kund i Visma eEkonomi Smart. Fakturor som skapas för kunden kommer då hanteras som betalda och en förväntad inbetalning från Swish registreras i din bokföring. Bankhändelsen matchas sedan mot den förväntade Swish-betalningen. Om du vill lägga till ett Swish-nummer på dina fakturor finns den möjligheten redan tillgänglig i dina företagsinställningar.

Skriv ut två rapporter på samma gång

Vi har gjort det möjligt att skriva ut balansrapporten och resultaträkningen i en och samma åtgärd, så att du både kan spara tid och undvika onödiga klick.

Fler av sommarens förbättringar

Trots semestertider har vi jobbat hårt med att förbättra din upplevelse i Visma eEkonomi. Med förbättringarna kan du nu:

• Ta bort flera rader på leverantörsfakturor med ett enkelt klick
• Direkt komma till fliken Ej bokförda händelser när du öppnar Kassa- och bankhändelser
• Få mer exakta sökresultat när du söker efter konton – om du skriver in 2 kommer du få upp alla konton som börjar på 2
• Söka på belopp i verifikationslistan samt få en bättre översikt av totalbeloppen

Jobba i flera tjänster samtidigt

Vi har även en nyhet för alla er som arbetar i andra program kopplade till Visma eEkonomi Smart. När du öppnar ett annat program, som exempelvis Visma Ekonomiöversikt, via menyn i det övre vänstra hörnet, öppnas nu programmet i en separat flik i din webbläsare. Det gör det enklare att arbeta i flera program på samma gång.

Lista över anställda

Du kan nu ta fram en rapport som samlar och sammanfattar uppgifter om dina anställda. Om du sparar rapporten som pdf skrivs uppgifterna ut med en sida per anställd. Väljer du att spara rapporten som csv-fil kan du öppna den i Excel. Uppgifterna för varje anställd visas då på separata rader.

Påminnelser för projekt och resultatenheter

På begäran av flertalet redovisningsbyråer är det nu möjligt att få påminnelser om att använda projekt och resultatenheter när du skapar fakturor i Visma eEkonomi Smart. Inställningen finns tillgänglig i företagsinställningarna. När du markerar rutan får alla som registrerar fakturor i programmet en påminnelse om att lägga till resultatenheter och projekt, på de ställen de används.

Förbättringar av återkommande fakturor

Vi har gjort det möjligt att automatisera dina återkommande fakturor. Du kan nu göra en inställning så att dina fakturor skickas automatiskt på valfritt intervall. På så vis behöver du inte längre hålla koll på när de ska skickas. Dessutom visas nu kundens namn i översikten, du kan se en lista över dina senaste fakturor samt filtrera fakturorna efter typ och intervall.

Importera kontoutdrag och jobba smartare i kassa och bank

Det finns olika sätt att registrera in- och utbetalningar. För dig som inte har bankkoppling finns nu en lösning som gör det möjligt att importera bankhändelser till Visma eEkonomi Smart. Allt du behöver göra är att ladda ner ditt kontoutdrag som CSV-fil från internetbanken och sedan ladda upp eller släppa filen inne i Kassa- och bankhändelser. När importen är klar kommer du kunna se dina bankhändelser, matcha dem mot föreslagna bokföringshändelser och bokföra dem. Läs mer i Importera kontoutdrag.

Använder du Kassa- och bankhändelser på det effektivaste sättet? För att säkerställa att du jobbar effektivt kan du ta en titt på vår informationssida för kassa och bank och se vilket tillvägagångssätt som passar bäst för just ditt företag.

Nya möjligheter med Zapier-integrationer

Zapier är en tredjepartslösning som du hittar under Appar och tillval i programmet och som gör det möjligt att samla alla dina appars bästa funktioner på ett och samma ställe, för en smidigare arbetsgång. Genom att använda Zapier kan du integrera Visma eEkonomi Smart med över 1 300 andra appar och tjänster. Du kopplar helt enkelt samman två appar så att en händelse i den ena appen triggar en händelse i den andra.

Du kan läsa mer om Zapier och hur du kommer igång i Zapier och Visma eEkonomi Smart.

Dubblettkontroll vid SIE-import

För att förhindra eventuella dubbletter vid inläsningen av verifikationer från SIE-filer har vi nu gjort importen mycket smartare! Visma eEkonomi Smart presenterar nu verifikationer i SIE-filen som matchar verifikationer som redan finns i programmet i importguiden och hoppar sedan över dessa vid import. På så vis läses endast nya verifikationen in. Matchningen görs på både konto, belopp och beskrivning – oavsett verifikationsserie.

Färre klick för en effektivare arbetsdag

Med siktet inställt på att göra Visma eEkonomi Smart ännu effektivare har vi nu lagt till ännu fler smarta genvägar för att minska antalet klick i programmet. Vi har exempelvis gjort det möjligt för programmet att:

• Komma ihåg vilken sida du står på när du redigerar konton i kontoplanen.
• Snabbare välja konton när du skapar verifikationer.
• Automatiskt skrolla neråt när du skapar långa verifikationer.
• Länka till fakturor från verifikationer som listas i Kontoanalysen och verifikationslistan.

De här förbättringarna är särskilt efterfrågade av redovisningsbyråer.

Registrera leverantörsfaktura med förfallodatum bakåt i tiden

Om du har bankkoppling och vill lägga till ett förfallodatum bakåt i tiden när du registrerar en ny leverantörsfaktura kan du enkelt göra det genom att markera rutan Betala manuellt. Fakturan exkluderas då från betalningsfilen. Genom att exkludera fakturan från betalningsfilen kan du lägga till ett förfallodatum bakåt i tiden. Glöm bara inte att du då måste betala fakturan manuellt.

Ge din revisor tillgång till Visma eEkonomi Smart

Vi förstår behovet av att ge din revisor tillgång till alla uppgifter i Visma eEkonomi Smart och därför har vi gjort det möjligt för revisorn att få en överblick av alla företagets digitala dokument inne i programmet. Genom att helt enkelt registrera en ny användare kommer revisorn kunna se, skriva ut och exportera de uppgifter som krävs för att göra jobbet.

Läs mer i Registrera revisor som användare.

Förbättrad funktion för att skicka flera fakturor

Vi ha förbättrat funktionen för att skapa och skicka flera fakturor. Tidigare gick det som mest skapa fakturor till 50 kunder samtidigt. Nu är den begränsningen borttagen och det går snabbare att skapa och skicka flera fakturor.

Förbättringen gör faktureringen mer effektiv för föreningar som skickar fakturor för medlemsavgifter, liksom för alla er som fakturerar samma vara eller tjänst till många kunder.

Lättare registrering av sjuklön

Sen den nya lagen om karens trädde i kraft har vi lagt till de två nya lönearterna Sjukavdrag och Karensavdrag. Med hjälp av de nya lönearterna har det blivit enklare att registrera dina anställdas sjuklöner. I avsnittet Beräkna och registrera sjuklön kan du läsa mer om hur du räknar ut sjuklön och använder lönearterna.

Professionell kravhantering med eKrav

Om du har kundfakturor som förfallit till betalning kan du ta hjälp av Visma Financial Solutions tjänst eKrav för att kräva in pengarna från kunden. eKrav är en fristående tjänst som är gratis och enkel att använda, på enstaka eller alla förfallna fakturor. Du bestämmer själv när vill ha professionell hjälp att kräva in pengar och du har alltid full koll över ärendets status.

Tjänsten finns nu tillgänglig under Appar och tillval inne i programmet. Läs mer i avsnittet eKrav och Visma eEkonomi Smart.

Ange kundens orderreferens på faktura

Vi har lagt till ett fält där du kan ange kundens orderreferens när du skapar fakturor. Du kan använda upp till 50 tecken och kombinera både siffror och bokstäver när du lägger in orderreferensen.

Från den 1 april är det obligatoriskt att skicka e-faktura när företag fakturerar varor och tjänster som faller under bestämmelserna för offentlig upphandling, enligt LOU, LUF, LUFS och LUK. Funktionen för att skicka e-faktura i Visma eEkonomi Smart uppfyller redan lagkraven, däremot kräver vissa kommuner att orderreferens specificeras. Det nya fältet Kundens orderreferens säkerställer därmed att du även i dessa fall uppfyller kundernas krav.

Läs mer om att skicka e-faktura i avsnittet Visma AutoInvoice.

Läs mer om Obligatorisk e-faktura till offentlig sektor på webbplatsen för Myndigheten för digital förvaltning.

Automatisk beräkning av moms vid omvänd skattskyldighet

När du registrerar en leverantörsfaktura som omfattas av reglerna för omvänd skattskyldighet hjälper programmet dig att räkna ut den omvända momsen. Detta gäller numera alla bokföringskonton med momskod 20-24 och gäller, förutom inköp med omvänd byggmoms, också när du registrerar inköp från utländska leverantörer. Både de som finns inom och utanför EU.

Momsen beräknas automatiskt när du på leverantörsfakturan anger ett inköpskonto som har någon av momskoderna 20-24 kopplat till sig. När du trycker Enter läggs rader med rätt momskonton till och den ingående och utgående momsen beräknas.

Smarta genvägar

Vi har lagt till länkar som öppnar verifikationer och fakturor när du arbetar i vyerna Leverantörsfakturor, Kundfakturor och Kassa- och bankhändelser. Det gör det snabbt och enkelt för dig att titta på den tillhörande verifikationen eller fakturan.

När du arbetar med att stämma av bankhändelser, klickar du på länken i kolumnen Bokföringshändelser för att öppna dokumentet. När du har tittat på det, väljer du Avbryt för att komma tillbaka till listan med kassa- och bankhändelser. Länkarna i listorna med fakturor fungerar på samma sätt. Du klickar på länken för verifikationen för att titta på den och väljer Avbryt för att komma tillbaka till fakturalistan.

Välj flera projekt

Du kan nu välja vilka projekt du vill visa i rapporterna Huvudbok, Balansräkning, Resultaträkning, Försäljningsstatistik och Verifikationslista. Du markerar helt enkelt de projekt du vill visa i rapporten och kan också välja alla projekt genom att markera Välj alla.

Håll koll på dina återkommande fakturor

När du loggar in i Visma eEkonomi Smart, får du en notifiering om du har några återkommande fakturor där fakturadatumet passerats och du kan skicka dem direkt. Vid inloggning får du också information om hur många fakturor som har skickats under innevarande vecka. Programmet hjälper dig hålla koll på dina återkommande fakturor så att du kan fokusera på din verksamhet.

Förbättring av verifikationsserier

Det är nu möjligt att ändra till en annan verifikationsserie än den som programmet föreslår när du registrerar inköp mot kvitto, en banktransaktion eller skapar en korrigeringsverifikation.

Du kan också lägga till upp till 5 egna verifikationsserier och lägga till en beskrivning till serierna. Både de nuvarande och de nya du lägger till. Under Inställningar - Företagsinställningar - Bokföringsuppgifter kan du välja vilka serier du vill arbeta med. Vi rekommenderar inte att byta verifikationsserie mitt i ett räkenskapsår.

Ny valutakolumn

Vi har lagt till en valutakolumn i Huvudboken. På så vis kan du nu se fakturabeloppet i din kund eller leverantörs valuta samt omvandlad till din lokala valuta, baserat på dagens valutakurs.

Se totalbeloppet för betalningsfiler

En liten förbättring som underlättar för er som skickar betalningsfiler (LB-filer) är att filens totalbelopp nu visas ovanför listan med betalningar. Med totalbeloppet kan du enkelt kontrollera att det finns täckning på bankkontot för de betalningar som skickas.

Tips! Om du vill se totalbeloppet för en viss dag kan du sortera listan på betalningsdatum och markera betalningarna för den dag du vill få en överblick av.

Nya Visma Tid Smart

Visma Tid Smart är ett webbaserat tidregistreringsprogram som kan integreras mot Visma eEkonomi Smart och användas på valfri enhet. Här kan du och dina anställda enkelt rapportera fakturerbar tid, interntid, reseutlägg och mycket, mycket mer! Genom att integrera dessa program kan du exempelvis importera dina kunder, artiklar, resultatenheter och projekt från Visma eEkonomi Smart till Visma Tid Smart samt skapa fakturaunderlag i Visma Tid Smart som du för över som fakturautkast till Visma eEkonomi Smart. Fördelarna är många och allt du behöver göra är att registrera ett konto, aktivera Visma Integration som du hittar under Appar och tillval och påbörja integrationen!

Förbättringar på startsidan

Som en del av vårt arbete att förbättra startsidan i Visma eEkonomi Smart har vi nu lanserat ett nytt filter i diagrammet med Kund- och leverantörsfakturor. Förutom att du kan filtrera dina inbetalningar och utbetalningar per vecka och månad, kan du nu även välja filtret Hittills i år där du får fram resultat för nuvarande räkenskapsår upp till dagens datum. På så vis kan du se hur det går för företaget hittills.

Matcha flera bankhändelser samtidigt

För att göra din bokföringsupplevelse ännu bättre har vi nu gjort det möjligt att välja flera bankhändelser för samma datum och matcha dem med en enda verifikation.

Det här är särskilt användbart om du exempelvis:

• Har fått flera betalningar gällande samma sak på en och samma dag. Du bokför dem snabbt och effektivt genom att filtrera listan med kassa- och bankhändelser på ett datum och ytterligare genom att ange ett sökord som är gemensamt för transaktionerna, t.ex. Swish.
• Har importerat en SIE-fil från annat löneprogram och ska matcha flera löneutbetalningar från samma datum mot samma bokföringskonton.
• Har importerat ditt skattekonto och har flera skattehändelser som ska matchas från samma datum mot samma bokföringskonto.

Markera sen alla transaktioner med ett enda klick genom att bocka för kryssrutan högst upp i markeringskolumnen och välj sen Matcha alla markerade.

Återkommande faktura

Som utlovat när vi släppte funktionen i december har vi arbetat vidare med Återkommande faktura. Du kan nu skapa återkommande fakturor som ska skickas med intervallen varje månad, var tredje månad, var sjätte månad eller var tolfte månad.

Du kan nu också sortera listan med fakturamallar på fliken Återkommande faktura på fakturadatum eller fakturaintervall.

Arbetsgivardeklaration på individnivå

Från och med 1 januari 2019 ska alla svenska företag lämna in arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI). När du som arbetsgivare lämnar in rapporten redovisar du de utbetalningar och skatteavdrag som gjorts per anställd. För de anställda innebär det att de löpande kan se sina värden för bruttolön, skatt och förmåner direkt på Mina sidor på Skatteverkets webbplats.

I Visma eEkonomi Smart skapar och lämnar du in filen under Lön - Arbetsgivardeklaration.

För dig som började använda AGI den 1 juli 2018, är det nya att det nu går att förhandsgranska rapporten i pdf-format innan inlämningen till Skatteverket. Du kan skapa en pdf från listan under Arbetsgivardeklaration.

Läs mer i avsnittet Arbetsgivardeklaration på individnivå, på vismaspcs.se och på skatteverket.se.