Visma eEkonomi Smart
IdrottOnline
Integrationen mellan Visma eEkonomi och IdrottOnline är tillgänglig för idrottsföreningar. Med integrationen får du en effektiv fakturering och full kontroll på alla medlemsavgifter.
Tänk på hantera alla dina medlemmar och avgifter i IdrottOnline. Om du registrerar medlemmar och avgifter i IdrottOnline som redan finns i Visma eEkonomi i form av kunder och artiklar, kommer dessa att dyka upp som dubbletter i Visma eEkonomi när du kör igång faktureringen från IdrottOnline. För att undvika detta kan du inaktivera de kunder och artiklar som blivit dubbletter.
Lägg till medlemmar/skapa kunder
All administration av medlemmar görs från IdrottOnline. Det gäller både när du lägger till nya medlemmar och när du redigerar uppgifter, som till exempel adresser, för befintliga medlemmar. Medlemmarna som du lägger till i IdrottOnline förs över till Visma eEkonomi när du skapar fakturor. I Visma eEkonomi visas medlemmarna under Kunder.
Lägg till avgifter/skapa artiklar
Avgifterna som du vill fakturera medlemmarna läggs till i IdrottOnline. De förs över till Visma eEkonomi när du skapar fakturor. I Visma eEkonomi visas avgifterna under Artiklar.
All administration av avgifter görs från IdrottOnline. Även rabatter, till exempel lägre avgifter för barn, hanteras från IdrottOnline. Artiklarna i Visma eEkonomi uppdateras när programmen synkroniseras då du fakturerar medlemmarna.
Skapa och skicka fakturor
Fakturaunderlagen skapas i IdrottOnline och förs sedan över till Visma eEkonomi som fakturautkast. Du hittar fakturautkasten under Försäljning - Kundfakturor på fliken Utkast.
Förfallodatumet för fakturorna sätts automatiskt till 30 dagar i IdrottOnline. Om du vill ändra förfallodatumet gör du det i Visma eEkonomi innan du skickar fakturan.
Om du vill titta på eller göra ändringar på en specifik faktura innan du skickar den kan du öppna fakturautkasten ett i taget, men det mest effektiva sättet att skicka fakturorna är att använda funktionen Hantera flera. Läs hur du använder funktionen i avsnittet Hantera flera betalningspåminnelser och fakturautkast.
Skicka påminnelser
Betalningspåminnelser hanteras från Visma eEkonomi. För att skicka påminnelser följ stegen i avsnittet Skicka betalningspåminnelse.
Betalning av faktura
När din kund (medlem) betalar fakturan registrerar du betalningen under Kassa- och bankhändelser genom att matcha transaktionen på bankkontoutdraget med fakturan.
Om du har aktiv bankkoppling matchas fakturabetalningen automatiskt mot ditt kontoutdrag. I annat fall matchar du betalningen manuellt, läs mer i avsnittet Matcha inbetalningar manuellt.
När betalningen för fakturan har registrerats i Visma eEkonomi ändras statusen för fakturan till "Bokförd" i IdrottOnline vid nästa synkronisering mellan programmen. Normalt körs synkroniseringen var 15:e minut.
