Kontantmetoden för bokföring

Detta program är direkt anpassat för bokföring enligt kontantmetoden (kallas av Skatteverket ibland även för bokslutsmetoden).

Kontantmetoden är den enklaste metoden för bokföring, eftersom du under löpande år bara behöver registrera kontanta händelser i bokföringen - alltså bara händelser då pengar betalas in till firman eller betalas ut.

Men programmet är samtidigt så konstruerat att du kan undvika de två största nackdelarna med bokföring enligt kontantmetoden, utan att du under löpande år behöver skriva in uppgifter om någon händelse mer än en gång. Detta sker helt automatiskt bara du gör dina fakturor i programmet och i programmet registrerar uppgifter om firmans utbetalningar så fort du bestämt vilket datum som utbetalningen ska ske.

Enkelt att bokföra mottagna betalningar för fakturor

Självfallet ska du sköta firmans fakturering med hjälp av programmet. Då gör programmet det allra mesta av bokföringen av dina inkomster från fakturerad försäljning rent automatiskt. Du behöver inte ens skapa en ny inbetalning själv när du fått betalt för en faktura, om du inte vill.

Allra enklast är nämligen då att i programmets översikt över obetalda fakturor markera den faktura du fått betalt för under Löpande rutiner - Fakturor - Visa översikt och klicka på knappen Bokför som betald. Då skapar programmet hela inbetalningsposten i kassaboken. Du behöver enbart skriva in det datum då betalningen togs emot.

Nackdelarna med kontantmetoden undviks i programmet

En annan fördel med att använda programmets fakturadel är att programmet då automatiskt kan eliminera en av de två stora nackdelarna med bokföring enligt kontantmetoden.

Man brukar nämligen anse att bokföring enligt kontantmetoden ofta visar ett missvisande resultat under löpande år, eftersom du då inte bokför några fakturor innan du fått betalt. Och så länge du inte fått betalt så syns det inte att du faktiskt fått en intäkt som förbättrar firmans resultat, så fort fakturan är utfärdad.

Fakturafordringar tas med i resultatet

I traditionell bokföring bokför man därför alla fakturor till kunder två gånger. Först en gång när fakturan är utskriven och ivägskickad och sedan en gång till då man får betalt. Men det behöver du inte göra i det här programmet. Här väntar du med all bokföring tills du fått betalt och slipper därmed dubbelarbetet som traditionell bokföring ger.

Fast så fort du har gjort en faktura i programmet finns ju informationen ändå där om vilka fakturor som är obetalda och som därmed är fordringar som din firma har. Det har vi också valt att utnyttja i flera av programmets rapporter. Så även om det inte sker någon formell bokföring av dina fordringar under löpande år kommer obetalda fakturor ändå att tas med i programmets rapport över Inkomster och utgifter. Fordringar för fakturor finns även med i rapporten över Tillgångar och skulder. Därmed visas hela tiden korrekt resultat och ställning, samtidigt som du i det här programmet ändå kan utnyttja den arbetsbesparande kontantmetoden vid din bokföring.

Registrera utbetalningar så fort som möjligt

På motsvarande sätt anses bokföring enligt kontantmetoden inte visa firmans kostnader på ett rättvisande sätt under löpande år. Men även den nackdelen har vi funnit ett sätt att eliminera i det här programmet.

I traditionell bokföring knappar man in uppgifter om en faktura som kommit från en leverantör så fort fakturan tagits emot. Därmed kommer fakturabeloppet redan då att tas med bland firmans kostnader när man gör en utskrift av firmans resultat. När sedan utbetalningen till leverantören har skett görs en andra registrering i den traditionella bokföringen kring samma faktura, så att skulden tas bort och utbetalningen minskar behållningen på banken. Precis som för kundfakturorna har man därmed fått göra en dubbel administration av samma faktura.

Med kontantmetoden som används i detta program registrerar du bara själva utbetalningen av pengar till leverantören. Men det är viktigt att du gör denna enda registrering direkt då du har bestämt tidpunkten för varje utbetalning från firman.

När du i programmet har registrerat utbetalningen på ett datum tas kostnaden med i resultatet varje gång gör en utskrift av resultatet för en period där denna utbetalningsdag ingår. Alltså även när utbetalningsdatum ännu inte inträffat när utskriften sker. På så vis elimineras nackdelen med kontantmetoden även när resultatet påverkas av leverantörsskulder.

Exempel

Du registrerar den 28 oktober en betalning av varor på 10 000 kr exkl moms som ska utföras en månad senare. Om du därefter gör en utskrift av rapporten för Inkomster och utgifter för hela året, kommer utbetalningen att tas med som en kostnad för varor med 10 000 kr i rapporten, fastän utbetalningen ännu inte skett vid utskriftstillfället. Om du istället skriver ut samma rapport och väljer att rapporten bara ska omfatta tiden från årets början till 31 oktober kommer utbetalningen på 10 000 kr inte med i rapporten, eftersom datum för utbetalningen inte ingår i rapportperioden.

Supportforum

Ta del av andra användares frågor och funderingar i vårt forum.