Skapa ny kreditfaktura

Kreditfaktura (eller kreditnota som det ibland brukar kallas) kan förekomma i samband med rättelser av felaktiga fakturor, då en nedsättning skett av den ursprungliga fordran på en kund. Kreditfakturan är alltså en slags minusfaktura som man exempelvis skickar till en kund som fått och betalat en faktura, där man senare kommer överens om att kunden ska få ett sänkt pris. 

Om du skickat en faktura med felaktigt innehåll till en kund kan du skapa en kreditfaktura baserad på uppgifterna i en tidigare utskriven vanlig faktura. Det är oftast enklare att du ber kunden slänga den felaktiga fakturan och att du skickar en ny, rättad faktura till kunden. Samtidigt makulerar du den felaktiga fakturan. Detta förfarande fungerar ofta smidigast när man är överens om en prisnedsättning innan kunden hunnit betala den första fakturan. Läs mer i avsnitten Rätta faktura, kontantfaktura eller kreditfaktura och Makulera faktura eller kreditfaktura.

Du kan inte skapa en kreditfaktura av en så kallad husfaktura eller en faktura för försäljning av VMB-varor. I dessa fall måste du använda dig av lösningen att makulera den gamla fakturan och skicka en ny, rättad faktura. Läs mer i avsnitten Rätta faktura, kontantfaktura eller kreditfaktura och Makulera faktura eller kreditfaktura.

Om du vill skapa en kreditfaktura i programmet måste den alltid baseras på en tidigare utskriven vanlig faktura. Du gör då på följande sätt:

  1. Välj Löpande rutiner - Fakturor - Visa översikt i menyn till vänster.
  2. Markera fakturan som du vill kreditera.
  3. Högerklicka och välj Skapa kreditfaktura eller via menyvalet under Kommando.

När du gör en kreditfaktura baserad på en vanlig faktura som har statusen Utskriven får du i en följdfråga välja om kreditfakturan ska föreslås på hela beloppet som finns på den gamla fakturan eller om programmet bara ska ta med kunduppgifterna från den ursprungliga faktura som kreditfakturan ska baseras på.  

Om enbart kunduppgifter ska tas med på kreditfakturan får du själv manuellt fylla i lämpliga belopp på själva fakturaraderna på kreditfakturan. I fälten för belopp ska du då inte skriva in några minustecken.

Även då du valt att basera kreditfakturan på hela den gamla fakturan, kan du därefter själv ändra innehållet på fakturaraderna.

Du får göra ett val i samma följdfråga som ovan när den ursprungliga fakturan som kreditfakturan ska baseras på har status Betald.

När du gör en kreditfaktura baserad på en faktura som har statusen Delbetald får du i en följdfråga med tre alternativ.

Utöver alternativen hela fakturan respektive enbart kunduppgifter kan du också få hjälp av programmet att skapa en kreditfaktura på enbart den obetalda delen av den delvis betalda fakturan.

Sätt ned priset vid nästa försäljning till återkommande kunder

Om du utlovar en prisnedsättning till en kund som återkommande handlar av ditt företag, kan en annan enkel lösning vara att ni kommer överens om att du lämnar en prisnedsättning på nästa faktura du skickar till samma kund. Detta förfarande fungerar utmärkt, även om kunden hunnit betala hela beloppet på den första fakturan.

Man anger då ett minusbelopp på den nya fakturan enligt den prisnedsättning man kommit överens om. I textfältet på samma rad bör du ange att beloppet avser en prisnedsättning för faktura nr XXX som var på totalt XXX kr varav momsen var XXX kr.

Då behövs ingen kreditfaktura skickas överhuvudtaget och du behöver heller inte krångla med att skicka tillbaka några pengar. Istället betalar ju kunden mindre för den nya leveransen som faktureras.

Vad händer i bokföringen med en kreditfaktura?

Det som registrerats på en kreditfaktura kommer att tas in i programmets bokföring först när kreditfakturan skrivs ut. När en kreditfaktura får status Utskriven kommer programmet minska kontot försäljning med krediterat belopp exkl moms och minska momskonton med krediterade belopp. Programmet kommer dessutom jämföra det krediterade beloppet med det belopp som återstår att betala på den ursprungliga fakturan.

Till den del som krediterat belopp exkl moms motsvarar återstående belopp att betala, kommer kontot för kundfordringar att minskas med detta belopp.

Till den del som det krediterade beloppet överstiger den återstående skulden på den ursprungliga fakturan kommer detta överskjutande belopp att bokföras som en ökning av skulder till kunder.

Varje kreditfaktura har markeringen kred efter fakturanumret i fakturaöversikten.

En kreditfaktura kan i programmets översikt över fakturor ha status som Inte utskriven, Utskriven, Inte återbetald respektive Återbetald.

Återbetalning av skuld till kund

Om en kreditering av en ursprunglig faktura leder till att det uppkommer en skuld till kunden för att denne betalat för mycket, kommer en sådan kreditfaktura att få statuse Inte återbetald i fakturaöversikten. En sådan återbetalning av en skuld till en kund för en helt eller delvis krediterad faktura hanteras i programmet på likartat sätt som när man bokför en vanlig faktura som betald.

För att återbetala en sådan skuld använder du utbetalningstypen Återbetalning till kund i kassaboken. Läs mer i avsnittet Utbetalningstypen Återbetalning till kund m m

Om du står i översikten över fakturorna i programmet kan du markera en kreditfaktura med statusen Inte återbetald och klicka på knappen Bokför som betald. Då skapas en kassabokspost av typen Återbetalning till kund.

Du kan också starta med att skapa en kassabokspost av typen Återbetalning till kund. Sedan kan du klicka på knappen Hämta obetald faktura. Då visas en lista på kreditfakturorna som har statusen Inte återbetald och där väljer du den kreditfaktura som ska återbetalas.

Programmet kan enbart hantera en återbetalning av hela den återstående skulden till kunden.

När återbetalningen sker minskas kontot för skulder till kunder i bokföringen med det återbetalda beloppet samtidigt som behållningen på Bank/Giro etc minskar med samma belopp..

Bokföring av återbetalning till kund som inte kopplas till kreditfaktura

Om du använder utbetalningstypen Återbetalning till kund utan att koppla utbetalningen till en kreditfaktura kommer en sådan kassabokspost att bokföras som en minskning av Giro/Bank etc och samtidigt som en minskning av kontot för försäljning och moms.

Behandling av ursprunglig faktura som krediteras

När en kreditfaktura får status Utskriven och hela det återstående fakturabeloppet på den gamla fakturan ska krediteras, kommer den gamla fakturan få statusen Krediterad eller Delkrediterad beroende på hur stor del av den ursprungliga fakturan som krediterats.

Om bara delar av det återstående fakturabeloppet på den ursprungliga fakturan blir krediterat genom en kreditfaktura och ett visst fakturabelopp återstår att betala, kommer krediteringen behandlas som en delbetalning, vilken minskar det återstående beloppet att betala på fakturan.

En ursprunglig faktura som har statusen Betald när den används som ursprungsfaktura vid skapandet av en kreditfaktura kommer inte att åtgärdas på något sätt. Den ursprungliga fakturan kommer att ha statusen Betald även efter det att kreditfakturan har fått status Utskriven.

Relaterade avsnitt

Rätta faktura, kontantfaktura eller kreditfaktura
Ångra faktura, kontantfaktura eller kreditfaktura
Makulera faktura eller kreditfaktura
Utbetalningstypen Återbetalning till kund m m