Visma Fakturering
Visma Scanner
Vill du arbeta smart och effektivt i ditt program använder du appen Visma Scanner för att kostnadsfritt scanna (fotografera), spara och skicka leverantörsfakturor vidare digitalt till Visma Fakturering. Där konteras underlagen och leverantörsfakturor skapas automatiskt.
När det gäller leverantörsfakturor är det dock smidigare och effektivare att ta emot e-fakturor från dina leverantörer, än att använda appen.
Scanna leverantörsfaktura
Genom att använda Visma Scanner för att scanna leverantörsfakturor får du hjälp av appen att tolka uppgifterna på underlaget. De uppgifter som kan tolkas är: fakturanummer, fakturadatum, totalbelopp, moms, förfallodag, betaldatum, organisationsnummer och OCR. De tolkade uppgifterna följer sedan med automatiskt när du skickar underlaget till ditt program.
I Visma Fakturering får du information om att det finns underlag att läsa in. Underlagen som kan läsas in visas i programdelen Inläsning underlag. Du ser en bild på underlaget och har möjlighet att komplettera med mer information om det krävs. När du sedan läser in underlaget skapas det automatiskt en leverantörsfaktura, konterad och klar och det fotade underlaget är bifogat. Smidigt och enkelt och all information samlad på ett ställe!
Observera att Visma Scanner inte hanterar minusbelopp. Det innebär att om du scannar en kreditfaktura så kommer den inte att tolkas som en kreditfaktura i programdelen Inläsning underlag. Fakturabeloppet hamnar i kredit istället för i debet.
Gör så här:
- Öppna appen Visma Scanner.
- Fotografera din leverantörsfaktura och tryck på Klar.
Nu analyseras och tolkas fakturan. De tolkade uppgifterna läggs in i respektive fält.
- Komplettera eventuellt med fler uppgifter.
- Klicka på Skicka dokument.
Nu skickas underlaget till Visma Fakturering och där får du information om att det finns underlag att läsa in.
När du ska ta hand om de underlag du har scannat och skickat till programmet kan du göra det på två sätt. Antingen använder du dig av programdelen Inläsning underlag eller kommandot Koppla underlag. Genom att koppla ihop underlag till dina leverantörsfakturor enligt något av dessa sätt, slipper du leta fram fakturor i pärmar om du till exempel behöver kontrollera en kontering. Du hittar allt på leverantörsfakturan.
Inläsning underlag
Under Inköp - Inläsning underlag kan du se de scannade underlag som kan läsas in och som du sedan automatiskt kan skapa leverantörsfakturor av. För att kunna använda Inläsning underlag behöver du först markera Kontrollera om det finns scannade underlag att läsa in under Arkiv - Inställningar - - Mina tjänster - Visma Scanner. Läs mer om hur du arbetar i den här programdelen i avsnittet Läs in underlag.
Koppla underlag
Om du vill koppla ditt underlag till en befintlig leverantörsfaktura använder du istället kommandot Koppla underlag. Du hittar kommandot under Inköp - Leverantörsfakturor. Läs mer om hur du kopplar dina underlag i avsnittet Koppla underlag, kommando.
Mejla underlag till appen
Du kan också mejla in ett underlag till appen för att sedan skicka det vidare digitalt till Visma Fakturering. Det kan till exempel vara en faktura du har fått via e-post. Underlag som mejlas till appen tolkas på samma sätt som kvitton eller leverantörsfakturor som scannas (se ovan). Mejlade underlag ska vara i något av formaten jpg, jpeg, png, pdf, tif eller tiff.
Observera att Visma Scanner inte hanterar minusbelopp. Det innebär att om du mejlar en kreditfaktura så kommer den inte att tolkas som en kreditfaktura i programdelen Inläsning underlag. Fakturabeloppet kommer att bli tomt.
Läs mer hur du gör i avsnittet Skicka underlag med e-post till Visma Scanner.
Grundregeln i bokföringslagen är att räkenskapsinformation du tar emot från andra ska lagras i den form du får dem.
Har du till exempel fått ett leverantörsfaktura som pdf-fil via mejl, så är det pdf-filen (inte själva mejlet) som är orginalhandlingen. Skulle du skriva ut det och sätta det i en pärm och sedan slänga pdf:en så har du alltså förstört originalet.
Får du ett leverantörsfaktura i pappersform och scannar in det så måste du ändå spara pappersoriginalet i tre år. Det fjärde året behöver du inte spara pappersoriginalet utan kan fortsätta att ha kvar underlaget digitalt i fyra år till. Totalt ska underlag sparas i sju år.
Vill du veta mer om vad som gäller vid arkivering hittar du det i artikeln Digital bokföring vs. papper - spara tid och slipp onödiga utskrifter.
