Skapa förening

När du lägger upp en ny förening följer du en guide där du får ange vissa grunduppgifter, välja en kontoplan och skapa ett bokföringsår. Guiden består av fem steg. Efter att du har lagt upp en ny förening kan du ändra och komplettera dina uppgifter genom att välja Arkiv - Inställningar - Föreningsinställningar. Du kan lägga upp flera föreningar i programmet.

Följ stegen nedan för att skapa din förening:

I guidens första steg ska du ange sökvägen till vilken mapp föreningen ska sparas i.

  1. Välj Arkiv - Föreningsunderhåll - Ny förening.

Har du flera flikar aktiva i programmet får du ett meddelande om att dessa kommer att stängas. Klicka på OK för att fortsätta.

  1. Ange vilken mapp föreningen ska sparas i.

Programmet föreslår alltid FOR1 som mapp fram till dess att du har använt det mappnamnet. Därefter föreslår programmet FOR2 osv. Du kan ändra både enhet och huvudmapp/undermapp.

Du kan använda alla vanliga bokstäver och siffror till mappnamnet. Du bör undvika att användablanksteg och specialtecken.

Det har ingen betydelse om du använder stora eller små bokstäver (versaler eller gemener) när du skriver in mappnamnet.

  1. Klicka på Nästa för att gå vidare.

I nästa steg i guiden anger du grunduppgifterna för föreningen. Du kan senare ändra eller lägga till uppgifter under Arkiv - Inställningar - Föreningsinställningar.

  1. Ange föreningens uppgifter.

Om du skickar dina kundfakturor som e-dokument behöver du ange ditt VAT-/momsregnr. Läs mer om Detta är Digitala fakturor och dokument.

  1. Klicka på Nästa för att ange ditt bokföringsår.

Här anger du föreningens bankgiro.

Det du lägger in här kommer med i adressen till föreningen. Klicka på listknappen och välj landskod i listan. Till höger om landskoden visas landets namn.

Här anger du föreningens namn. Du kan använda upp till 50 tecken. Anger du inget namn här får föreningen namnet "Namnlös".

Här kan du skriva in föreningens organisationsnummer. Du kan använda upp till 14 tecken.

Här anger du föreningens PlusGiro. Du kan använda upp till 13 tecken.

Här anger du föreningens postadress. Du kan använda upp till 35 tecken.

Här anger du föreningens postnummer och ort. Du kan använda 12 tecken till postnumret och upp till 24 tecken till orten. I fältet Ort kan du använda både bokstäver och siffror.

Här skriver du in namnet på den ort där föreningen har sitt säte. Denna uppgift ska finnas på fakturorna. Om styrelsen säte är identisk med den adress som finns på fakturorna behöver inte sätet anges särskilt, d v s i det fallet måste du inte skriva in uppgiften här.

Om styrelsens säte har en annan adress än den som står på fakturorna är däremot denna uppgift obligatorisk, enligt aktiebolagslagen. I det fallet måste du alltid skriva in uppgifterna här.

Här skriver du in föreningens momsregistreringsnummer. Momsregistreringsnumret inleds med den svenska landskoden SE, följt av organisationsnummer och avslutas med 01. VAT-nr som du behöver för momsredovisning i EU är samma sak om momsregistreringsnummer.

Om du skickar dina kundfakturor som e-dokument måste ditt VAT-/momsregnr vara angivet.

I nästa steg i guiden visas fönstret Skapa nytt år.

  1. Skriv in startdatum och slutdatum för bokföringsåret du ska arbeta med.

Om du skriver in ett bokföringsår som Skatteverket inte tillåter visas ett meddelande på bildskärmen. Du måste skriva in datum med formen år-månad-dag, om du har valt Svenska som nationella alternativ i Kontrollpanelen. Du behöver inte skriva in bindestrecken. Du kan t ex för 20XX skriva in antingen 20XX eller XX. Du måste skriva in två tecken för månad och dag. Du måste alltså skriva 01 för januari och 01 för den första etc.

Om du upptäcker att du har skrivit in ett felaktigt datum, efter att du har lagt upp en ny förening, kan du ändra datumet genom att använda funktionen Ändra årsuppgifter.

  1. Välj vilken kontoplanstyp som ska användas i föreningen. Du kan välja mellan flera olika kontoplanstyper.
  2. Klicka på Nästa för att välja kontoplan till din nya förening.

När bokföringsåret har skapats visas en lista över de kontoplaner du kan välja.

  1. Ange vilken kontoplan du vill använda.

Du väljer kontoplan efter bolagsform. Alla kontoplaner till Visma Förening har filformatet KP. Läs mer i avnsittet Kontoplaner.

  1. Välj Nästa för att komma till sista steget i guiden.

Observera att det är enbart när du skapar en ny förening/nytt år som du har möjlighet att välja kontoplan. Du kan inte "byta" kontoplan i en förening du har lagt upp. Däremot kan du lägga till, ändra eller ta bort konton i kontoplanen som du själv vill.

De färdiga kontoplaner som följer med programmet utgår från BAS-kontogruppens standardkontoplaner. Ett kontonummer består av fyra siffror. Du kan välja någon av kontoplanerna och sedan lägga till och ta bort konton för att skapa din egna kontoplan. Du kan ändra eller ta bort konton under Bokföring - Kontoplan efter det att du är klar med att skapa en ny förening. Du kan läsa mer om kontoplaner i avsnittet Kontoplan, listläge.

Om du själv vill lägga in alla konton i din kontoplan väljer du Tom kontoplan, som inte innehåller några konton alls.

Tänk på att om du inte väljer någon kontoplan nu, men ångrar dig senare och vill använda en färdig kontoplan, måste du skapa en ny förening för att kunna välja en kontoplan.

I guidens sista steg beskrivs de uppgifter du har valt för kontoplan och bokföringsår samt vad som händer när du väljer Slutför. Om du vill ändra några uppgifter väljer du Föregående och gör dina ändringar.

  1. Klicka på knappen Slutför.

Nu är din nya förening skapad och du kan börja ange de inställningar som ska gälla i din förening.

Att tänka på i din nya förening

Följande inställningar och kontroller bör du göra innan du börjar registrera uppgifter i din nya förening:

Dina företagsuppgifter lägger du in under Arkiv - Inställningar - Föreningsinställningar. Företagsuppgifterna kommer med på dina dokument. Längst ned till höger på bildskärmen kan du se namnet på den aktiva föreningen. Har du inte skrivit in några företagsuppgifter står det Namnlös där.

Du anger dina nummerserier under Arkiv - Inställningar - Föreningsinställningar. Tänk på att du inte kan börja med fakturanummer 1 vid varje nytt år. Vill du ha ett sådant system ska du börja med en beteckning för året, t ex 20080001, 20090001.

Löpnummer för programmets dokument, exempelvis leverantörsfakturor och journaler, kan endast innehålla siffror. Löpnumret sorteras numeriskt t ex 1, 2… 10, 11… 20, 21.

Löpnummer för kund, leverantör och artikel kan innehålla både bokstäver och siffror. Löpnumret sorteras alfanumeriskt, alltså t ex 1, 11, 2, 20, 21, 3, 4. Om du har en nummerserie där det alltid kommer att vara samma antal tecken slipper du problemet. Om du till exempel använder startnummer 1001 får du alltid rätt sortering i ett register med färre poster än 9000. När det gäller kundnummer, leverantörsnummer och artikelnummer så är de så kallade nyckelfält, vilket innebär att du inte kan ändra fältet om du har registrerat något på kunden, leverantören respektive artikeln. Därför är det inte bra att lägga upp t ex bankgironummer, telefonnummer som kund- respektive leverantörsnummer eftersom det ändras ibland.

Programmet räknar automatiskt upp de olika nummerserierna då det är aktuellt.

Kontrollera och ändra så att de betalningsvillkor och leveranssätt som finns angivna är de som används i din förening. Dessa värden kan ändras på kunder och leverantörer. Du hittar Betalningvillkor och Leveranssätt under Arkiv - Inställningar - Föreningsinställningar.

Kontrollera att de kontonummer som kommer att förelsås på till exempel kundfakturor och leverantörsfakturor är de konton du vill använda. Du hittar Kontonummer under Arkiv - Inställningar - Föreningsinställningar.

Om du kommer att jobba med artikelregister kan du styra olika försäljningskonton till olika artiklar. Artikelkonteringskoder lägger du upp för att inte riskera att registrera en artikel utan konteringskod. Du lägger upp konteringskoder under Arkiv - Inställningar - Föreningsinställningar - Artiklar - Artikelkonteringar.

Försäljningsprislistan bör läggas upp innan du börjar lägga in några kunder. Du lägger upp försäljningsprislistan under Försäljning - Försäljningsprislistor. Du måste kunna ange vilken prislista kunden ska ha när du lägger upp kunden.

Det är mycket viktigt att du regelbundet tar säkerhetskopior. Med programmets inbyggda funktion går det snabbt och smidigt att säkerhetskopiera uppgifterna för de föreningar du har. Programmets säkerhetskopiering kopierar alltid all data och andra filer som hör till den förening du valt att säkerhetskopiera.

Ju fler korrekta inställningar du gör under Arkiv - Inställningar - Föreningsinställningar, desto mindre uppgifter behöver du fylla i under ditt dagliga arbete med Visma Förening.

Relaterade avsnitt

Välj förening

Radera förening

Arbeta smartare

Skattekalender - viktiga datum för momsinbetalning

Upptäck Visma eEkonomi - bokföring och fakturering på autopilot!