Avtal, fliken Avtal

Priset hämtas från artikelregistret. Priset påverkas av vilken prislista och vilket antal som finns registrerat på avtalet eller av det rabattavtal du har kopplat till medlemmen/kunden. Du kan ändra priset för varje avtalsrad.

I den här kolumnen skriver du in artikelnumret för de artiklar medlemmen/kunden beställer. Om du inte kommer ihåg artikelnumret kan du ta fram en lista genom att klicka på listknappen. Där kan du också välja att lägga upp en ny eller ändra en befintlig artikel.

Det är inte nödvändigt att hämta en artikel från artikelregistret. Du kan alltid lämna fältet för artikelnummer blankt och skriva in artikelns uppgifter direkt, om du inte vill ha artikeln inlagd i artikelregistret. I det fallet skriver du inte in något artikelnummer utan bara benämning.

Här visas den avrundning som gjorts baserad på avrundningsreglerna i inställningarna.

Den här rutan kan du använda för att visa att ett avtal är avslutat, det vill säga att avtalstiden har löpt ut. Om avtalstiden löpt ut på ett avtal som inte har någon markering i denna ruta, får du en varning när du försöker skapa fakturor. Avtal med markering i Avslutat skapar inte några fakturor.

Här visas vilket löpnummer det avtal du arbetar med har. Programmet sköter uppräkningen av avtalsnumret helt automatiskt. Om du vill att nummerserien ska börja med ett visst nummer kan du ange det i Arkiv - Inställningar - Föreningsinställningar - Nummerserier.

Här anger du mellan vilka datum avtalet ska gälla. Du anger fr o m datum och t o m datum. Det andra fältet kan lämnas tomt vilket betyder att avtalet löper tills det sägs upp. Fältet används till att ta fram period om det ska anges på fakturan, det vill säga första period är från det datum du angivit som första datum. När du skapar fakturor kommer ett felmeddelande om den period som ska faktureras inte finns inom detta intervall.

Här visas artikelbenämningen om artikeln hämtas från artikelregistret. Du kan också skapa ett avtal som innehåller artiklar som inte finns i artikelregistret. I det fallet skriver du bara in en benämning här.

Listknappen som finns vid benämningen används till att hämta texter som du kan lägga in bland fakturaraderna. När du klickar på listknappen visas en tabell med radtexter, om du har lagt upp några. Det kan till exempel vara texter som beskriver en vara eller tjänst som medlemmen/kunden faktureras för. Du kan ändra en befintlig eller lägga in en ny text nu om du vill. Det går också bra att lägga in dem under Arkiv - Inställningar - Föreningsinställningar - Försäljning - Radtexter. Läs mer i avsnittet Radtexter, föreningsinställningar.

Här visas det villkor som finns upplagt i avtalsmallen. Du kan ändra det genom att välja ett nytt villkor i listan. Det gör du genom att klicka med musen på listknappen eller trycka på Alt+Pil ned. Det går också att lägga in ett nytt villkor här. Läs mer i avsnittet Betalningsvillkor, föreningsinställningar.

Om du inte har markerat att alla priser är inklusive moms i rutan Inkl moms visas summan av alla avtalsrader, exklusive moms, frakt och expeditionsavgift. Om du har en markering i rutan Inkl moms är bruttobeloppet detsamma som summan av alla avtalsrader inklusive moms men exklusive frakt och expeditionsavgift.

Detta är en statusinformation. Du kan till exempel använda markeringen om du avbryter arbetet med ett avtal och vill säkerställa att avtalet inte råkar faktureras. Glöm inte att ta bort markeringen när du är klar med avtalet.

Här visas vilken enhet som finns registrerad i artikelregistret. Du kan ändra enhet genom att klicka på listknappen eller trycka på Alt+Pil ned. Tänk på att du inte bör ändra enhet på en artikel som finns i artikelregistret, då blir priser, antal och statistik fel. För artiklar som inte finns i artikelregistret kan du ange enhet här.

Här kan du skriva in namnet på den kontaktperson du har hos medlemmen/kunden. Som förslag visas den referens som du valt på medlemmen/kunden i kundregistret. Om du lagt upp flera referenser på medlemmen/kunden kan du välja vilken referens som ska gälla för just detta avtal. Genom att fälla ner listknappen kan du välja referens, lägga upp ny eller ändra befintliga uppgifter.

Här ser du avtalets totala belopp utan moms vid varje fakturatillfälle.

Om expeditionsavgift ska faktureras vid avtalsfaktureringen lägger du in den här. Du kan lägga upp en standardavgift som alltid visas som förslag för varje avtal. Det gör du under Arkiv - Inställningar - Föreningsinställningar - Försäljning, fliken Dokumentinställningar. Där kan du också välja att expeditionsavgift inte ska utgå över ett visst fakturabelopp.

Om du säljer artiklar som har olika momssatser ska momsen på frakt och expeditionsavgifter också fördelas på olika momssatser. Fälten Exp avg och Frakt i programmet hanterar bara en momssats, vilket innebär att du inte bör använda de här fälten om du säljer artiklar med flera momssatser. Istället bör du lägga upp frakt och expeditionsavgift som egna artikelrader med olika momssatser. Läs mer på Skatteverkets hemsida.

Finns det någon fakturarabatt knuten till medlemmen/kunden visas den rabattprocenten här. Du kan ändra rabatten för varje avtal.

Om frakt ska faktureras vid avtalsfaktureringen lägger du in den här. Du kan lägga upp en standardfrakt som alltid visas som förslag för varje faktura. Det gör du under Arkiv - Inställningar - Föreningsinställningar - Försäljning, fliken Dokumentinställningar.

Om du säljer artiklar som har olika momssatser ska momsen på frakt och expeditionsavgifter också fördelas på olika momssatser. Fälten Exp avg och Frakt i programmet hanterar bara en momssats, vilket innebär att du inte bör använda de här fälten om du säljer artiklar med flera momssatser. Istället bör du lägga upp frakt och expeditionsavgift som egna artikelrader med olika momssatser. Läs mer på Skatteverkets hemsida.

Här anger du den första månad avtalet ska faktureras. När du skapar ett nytt avtal ges innevarande månad som förslag.

Vill du ange ett intervall för hur dina fakturor ska skickas gör du de under fliken Fakturaintervall, månader på fliken Faktureringsplan.

Om du sätter en markering här betyder det att alla priser på avtalet är inklusive moms. Använder du en prislista som är exklusive moms men har satt en markering i den här rutan räknas alla priser på avtalet om till priser inklusive moms.

Här visas kalkylpris per enhet. Kalkylpriset hämtas från fältet Inpris på fliken Lager/Statistik i artikelregistret. Du kan ändra det om du vill.

Fältet används för att beräkna täckningsbidraget och täckningsgraden för artikeln, vilket sedan uppdateras på artikeln när fakturan är skickad.

I fältet för Kommentar kan du göra en anteckning på maximalt 120 tecken. Texten visas enbart här, den kommer inte med på utskrifter eller e-dokument till medlemmen/kunden. Om det finns en kommentar på avtalet följer den med till kommentarfältet på fakturor när du väljer kommandot Skapa fakturor.

Här visas det konto som försäljningen ska konteras på. Vilket konto som visas beror på den konteringskod du har angett på artikeln. Konteringskoderna lägger du upp/ändrar under Arkiv - Inställningar - Föreningsinställningar - Artiklar - Artikelkonteringar.

Har du inte lagt in någon konteringskod på artikeln i artikelregistret måste du ange ett konto här.

Här visas om rabatten är i procent eller i kronor. Du kan ändra detta genom att trycka på Mellanslag.

Här skriver du in hur många artiklar som du ska fakturera vid varje faktureringstillfälle.

Här visas det leveranssätt som finns upplagt i avtalsmallen. Du kan ändra det genom att välja ett annat i listan. Det gör du genom att klicka med musen på listknappen eller trycka på Alt+Pil ned. Det går också att lägga in ett nytt leveranssätt här. Läs mer i avsnittet Leveranssätt, föreningsinställningar.

Här visas det villkor som finns upplagt i avtalsmallen. Du kan ändra det genom att välja ett nytt villkor i listan. Det gör du genom att klicka med musen på listknappen eller trycka på Alt+Pil ned. Det går också att lägga in ett nytt villkor här. Läs mer i avsnittet Leveransvillkor, föreningsinställningar.

Den här rutan kan du använda för att makulera ett avtal, eller för att återta en makulering. En makulering innebär att ett avtal stryks utan att avtalstiden löpt ut.

Här skriver du in medlems-/kundnumret. Om du inte kommer ihåg vilket nummer medlemmen/kunden har kan du leta dig fram till det genom att klicka på listknappen. Där kan du också välja att lägga upp en ny eller ändra en befintlig medlem/kund. Medlemmen eller kunden bör vara upplagd i kundregistret innan du lägger upp ett avtal. Du får plats med 16 tecken.

Här visas momsen som ingår i totalbeloppet.

I kolumnen Momskod visas vilken momskod som finns angiven för artikeln. Momskoden kan vara 0, 1, 2, 3 eller 4. 0 är momsfri. Vilken procentsats som ska gälla för det olika momskoderna definieras under Arkiv - Inställningar - Föreningsinställningar - Moms, fliken Procentsatser. Du kan ändra momskod för varje artikelrad.

Här visas medlemmens/kundens namn. Du kan ändra detta fält om du vill, men tänk på att ändringen enbart gäller detta avtalets fakturor. Uppgifter i kundregistret ändras inte. Du kan skriva in upp till 50 tecken. Du kan leta fram medlemmen/kunden genom att klicka på listknappen. Där kan du också välja att lägga upp en ny eller ändra en befintlig medlem.

Här visas avtalets nettobelopp, vid varje fakturatillfälle. Nettobeloppet är detsamma som bruttobeloppet minus fakturarabatten.

I fältet Projekt visas det projektnummer som finns upplagt i avtalsmallen. Om du har angett ett projekt på kunden föreslås det här. Du kan ändra det genom att välja ett annat i listan. Det gör du genom att klicka med musen på listknappen eller trycka på Alt+Pil ned. Det går också att lägga in ett nytt projekt här. Läs mer i avsnittet Skapa projekt.

I kolumnen Projekt visas de projektnummer som du har skrivit in i avtalshuvudet om det inte är så att du har angett ett projekt i artikelkonteringen för artikeln. Om du vill ändra projektnummer för en enskild artikel kan du göra det genom att hämta ett nytt från listan.

Här visas den radrabatt i procent eller i kronor som medlemmen/kunden eventuellt har på artikeln. Rabatten skrivs alltid med positivt tal. Om du vill att radrabatten ska vara i procent skriver du in t ex 10 för 10 procent. Vill du att radrabatten ska vara i kronor skriver du in ett belopp, t ex 100 för en rabatt på 100 kronor. Inställningen för om kolumnen Rabatt ska visa % eller kronor görs genom att klicka i kolumnen till höger.

Du kan ändra rabatten för varje avtalsrad. Även om medlemmen/kunden har ett rabattavtal gäller den rabatt du skriver in här.

Som förslag ges här den resultatenhet som du har skrivit in i avtalshuvudet om det inte är så att du har angett en resultatenhet i artikelkonteringen för artikeln. Om du vill ändra resultatenhet för någon enskild artikel kan du göra det genom att hämta en ny i listan.

I fältet Referenskod kan du ange den elektroniska referens som vissa mottagare kräver för att du ska kunna skicka e-fakturor till dem.

Vanligtvis består den elektroniska referensen av en kod som identifierar en person, avdelning eller liknande.

Här visas den resultatenhet som finns upplagd i avtalsmallen. Om du har angett en resultatenhet på kunden föreslås den här. Du kan ändra den genom att välja en annan i listan. Du kan också välja att lägga upp en ny eller ändra en befintlig resultatenhet. Läs mer i avsnittet Resultatenheter, föreningsinställningar.

I den här kolumnen summeras varje avtalsrad. Avtalsfakturans totalsumma visas vid Totalt längst ner till vänster på fakturan. Du kan också skriva in priset totalt för raden i denna kolumn om du inte vill ange antal och à-pris.

I den här kolumnen kan du se summan för artikelraden utan moms.

I den här kolumnen kan du se vilket täckningsbidrag du har på avtalsraden. Täckningsbidrag är detsamma som försäljningspriset minus rabatter, minus kalkylpriset.

I den här kolumnen kan du se vilken täckningsgrad du har på avtalsraden. Täckningsgrad är detsamma som täckningsbidraget dividerat med försäljningspriset minus rabatter.

Här visas avtalets totala betalsumma, vid varje fakturatillfälle, inklusive moms.

Här visas vilken typ av artikel du har valt. A anger att det är en artikel/tjänst, F står för familjeavgift och M står för medlemsavgift. Typen anger du när artikeln läggs upp i artikelregistret.

Här kan du skriva in namnet på den person hos dig som medlemmen/kunden kan kontakta.

Har du i föreningsinställningarna angett att det är den inloggade användaren som ska anges som Vår referens när du skapar dokument så är det den som visas. Läs mer om detta i avsnittet Använd inloggad användare som referens.

Finns det ingen signatur angiven i kolumnen Inloggad användare och ingen markering i kolumnen Vår referens så är det namnet vid Vår referens under Arkiv - Inställningar - Föreningsinställningar - Försäljning, fliken Dokumenttexter som visas.