Importera årsredovisningsuppgifter från Visma Bokslut

Principen för hur överföringen av årsredovisningsuppgifterna från Visma Bokslut går till bygger på att varje belopp i en not i årsredovisningen i Visma Bokslut har åsatts en referens (RadID), som motsvarar de ID vi använder oss av i Visma Koncern. Läs mer i Hjälpen till dialogen Koppla referenser i Visma Bokslut hur dessa referenser anges på enklaste sätt i nya respektive redan befintliga bokslut.

Arbetsgång för import av årsredovisningsuppgifter från Visma Bokslut

Observera att vid import via XML-fil och direkt från Visma Bokslut importeras samma information, och resultatet blir därför detsamma med de båda alternativen Informationen som importeras är bl a uppgifter om organisationsnummer, kontoplan, årssaldon per räkenskapsår, koppling till baskonto och årsredovisningsuppgifter.

1. Förvissa dig om att alla rader, alternativt celler, i Visma Bokslut har RadID för vilka du vill överföra värden till Visma Koncern. För att kontrollera detta markerar du aktuell not, väljer Koppla referenser i menyn under höger musknapp. Där kan du koppla till referenser från en lista som följer programmet alternativt lägga upp egna referenser. Välj knappen Förhandsgranska för att titta på de uppgifter som kommer att överföras till Visma Koncern, i förhandsgranskningen visas aktuella noter/dokument som har referenser satta på rad- eller cellnivå och tillhörande belopp.
2. I Visma Bokslut, välj Arkiv - Export - Export till Skatt/Koncern/Analys för att exportera XML-filen från Visma Bokslut.
3. Skapa bokslut i Visma Koncern. Importera XML-fil från Visma Bokslut eller direkt från Visma Bokslut till företagstablån för aktuellt företag. Du kan i detta läge välja att importera årsredovisningsuppgifter direkt till Uppgifter ÅR.
4. Gör elimineringar och konsolideringar mm.
5. Skapa årsredovisning och välj in önskat förslag på uppställningar i noterna vid fältet Alternativ. Redigera texter och noternas utseende vid behov.
6. Har du behov att skapa en helt ny not i Visma Koncern bör du hitta på egna referenser för raderna som ingår i noten, vilket innebär att de blir synliga i Uppgifter ÅR. För att kunna överföra uppgifter till denna not från Visma Bokslut måste motsvarande not även vara upplagd i dotterföretagens årsredovisningar och raderna vara kopplade till rätt referenser.
7. Öppna dialogen Uppgifter ÅR antingen genom att välja Arbeta med - Uppgifter ÅR eller välja Uppgifter ÅR i menyn under höger musknapp när du befinner dig i årsredovisningen. I dialogen Uppgifter ÅR klickar du på knappen Uppgifter från Import.
8. Om du har valt att importera även årsredovisningsuppgifter när du importerade saldon är Uppgifter ÅR redan uppdaterad.
9. Markera det eller de företag för vilka du har importerat en XML-fil från Visma Bokslut eller importerat direkt från Visma Bokslut till företagstablån och välj Uppdatera. Du kan även välja att ta ett företag i taget.
10. Finns det referenser i XML-filen eller bokslutet som saknas i moderns och koncernens årsredovisning kan du skriva ut listan, men ändå fullfölja importen.
11. Stäng dialogen Uppgifter ÅR och lägg upp den not eller de rader som saknas och ange referens till matrisen. Belopp som funnits med i XML-filen eller bokslutet som uppdaterades kommer nu att automatiskt dyka upp när du väljer förhandsgranska eller går in i Uppgifter ÅR igen.
12. Behöver du exportera om en XML-fil eller ett bokslut från Visma Bokslut, men inte vill göra om importen via företagstablån, kan du i dialogen Uppgifter från Visma Bokslut/Visma Koncern välja att importera en enstaka XML-fil eller ett enstaka bokslut från ett koncernföretag. Gör du importen här uppdateras endast värdena i Uppgifter ÅR. Värden i företagstablån påverkas ej.
13. I Uppgifter ÅR kan du skriva ut en rapport som innehåller alla uppgifter i matrisen. Endast rader med saldon kommer med på utskrift och du kan välja att ta med justeringskolumnerna eller ej. Kolumnen Koncern innehåller alltid summeringar som inkluderar beloppen i justeringskolumnerna.

Koncernspecifik mallfil med radreferenser

Under Arkiv - Export - Koncernspecifik mallfil kan du skapa en mallfil från Visma Koncern, som speglar exakt hur årsredovisningen ser ut för en specifik koncern. Mallfilen innehåller alla de referenser som behövs för att överföringen av årsredovisningsuppgifter från Visma Bokslut ska fungera. Mallfilen som skapas och exporteras från Visma Koncern heter t ex KoncernMall555555-5555 2011-12-31.xml och kan efter export från Visma Koncern väljas in dialogen Koppla referenser i Visma Bokslut. Finns det nyupplagda rader med referenser i koncernens årsredovisning kan dessa därmed enkelt väljas in på motsvarande rad i dotterföretagens årsredovisningar i Visma Bokslut. På så sätt får en rad en unik identitet vilket behövs för att programmet ska veta hur beloppen ska överföras.

Export av en koncernspecifik mallfil kan vara bra om koncernen har flera dotterföretag och vill ha en bättre kontroll på inrapportering från dotterföretagens bokslut. Arbetet kan då styras upp och förenklas med hjälp av den koncernspecifika mallfilen.