Visma Lön 300

Bokföring av semesterskuld

I löneprogrammet kan du vid varje lönetillfälle boka upp en semesterskuld samt en preliminär kostnad för dina anställda. När du sedan betalar ut semester till den anställde minskar skulden och kostnaden blir definitiv.

Anledningen till att ha en semesteravsättning och med hjälp av den boka upp en skuld varje månad, samt att du minskar den vid semesterutbetalning, är att du hela tiden har en aktuell semesterskuld för dina anställda. Hur mycket som ska avsättas för semesterskulden anger du under Arkiv – Inställningar – Företagsinställningar och kategorin Bokföring.

Det finns två fält vid Uppbokning av semesterskuld. Ett för Arbetare och ett för Tjänstemän. Förvalt är 12 %, men du lägger själv in den procentsats du ska ha.

När du sedan registrerar löner multiplicerar programmet den semestergrundande lönen med den procentsats du angivit här, och summorna konteras automatiskt på semesterskuldkontot 2920 samt förändring semesterlöneskuld 7290 (tjm) eller 7090 (arbetare).

Programmet bokar också upp en skuld för arbetsgivaravgifter konto 2941 på semesterlönen, samt en kostnad för arbetsgivaravgifter semesterlön, konto 7519. Det är kodningen på lönearten som styr om lönearten är semestergrundande eller inte, se bilden nedan.

När du betalar ut semesterlöner med de lönearter som finns för utbetalning av semester, debiteras skulden med beloppet för utbetalningen och den definitiva kostnaden (det som utbetalas vid tillfället som semesterlön) konteras på konto 7285 (tjm) eller 7082 (arbetare).

Mellanskillnaden mellan den nya avsättningen och utbetalningen av semesterlönen konteras på konto 7290 (tjm) eller 7090 (arbetare).

Om semesteruppbokningen inte stämmer mot semesterskuldlistan

Semesteruppbokningen i programmet är preliminär vilket gör att du kan få en differens mellan konto 2920, Upplupna semesterlöner, i bokföringen och semesterskuldlistan. Orsakerna till differensen kan bero på följande:

  • Semestergrundande frånvaro bokas inte upp i programmet.
  • Om du har anställda som går på semestervillkor 20,21 eller 40 (månadsavlönade) så görs en uppbokning av all semestergrundande lön och rörlig lön. Det betyder att all semestergrundande lön utöver månadslönen kommer att bokas upp på konto 2920 men inte räknas med som en skuld på semesterskuldlistan. Semesterskuldlistan är korrekt eftersom det endast är månadslönen som ligger till grund för semesterberäkningen i dessa semestervillkor.
  • Om du inte betalar ut någon rörlig lön dvs har lagt in 0% på semestervillkoret i företagsinställningarna eller har en högre procentsats för den rörliga delen än vad du har valt som uppbokningsprocent så blir det också en differens mellan uppbokningen på konto 2920 och semesterskuldlistan.
  • Om du har anställda som går på semestervillkor 20, 21 eller 40 (månadsavlönade) och har en högre semesterrätt än 25 dagar blir uppbokningen på konto 2920 för låg i jämförelse med semesterskuldlistan om du har en uppbokningsprocent på 12 %. 25 dagars semesterrätt motsvarar 12 % i uppbokning och har du en högre semesterrätt bör du höja upp procentsatsen för uppbokningen med hänsyn tagen till dessa dagar.
  • Om du tar ut semesterskuldlistan i efterhand går det inte att jämföra den mot bokföringsunderlaget för samma månad om du har avvikelseperiod månaden innan på lönekörningen.
  • Om du inte har haft något semestervillkor valt på en anställd under en tidigare del av semesteråret har ingen semesteruppbokning gjorts på konto 2920 för dessa månader. Om du sedan väljer ett semestervillkor på den anställde och lägger in semesterdagar för hela året kommer semesterskuldlistan att visa ett högre värde än konto 2920 eftersom en uppbokning på kontot inte har skett under de månader som den anställde inte hade något semestervillkor.

Tänk på att semesterskuldlistan alltid stämmer utefter de semesterhändelser som har skett medan uppbokningen är preliminär eftersom hänsyn inte tas till ovanstående exempel. Om du vill ha en exakt uppbokning av semesterskulden bör du därför varje månad manuellt bokföra efter semesterskuldlistan.

Relaterade avsnitt

Arbeta med semester

Supportforum

Ta del av hur 30 000 andra Visma-kunder arbetar smartast med sitt företagande.

Laddar...