Visma Lön 600

Vilka uppgifter ska jag ta bort när en anställd slutar?

Enligt GDPR får personuppgifter sparas så länge arbetsgivaren behöver uppgiften för att fullgöra rättsliga skyldigheter, lagar och förordningar. Personuppgifter som behandlas i löneprocessen anses som underlag som kan behövas för att styrka utfall i händelse av revision, tvist och kontroll av att rättsliga åtagande är uppfyllda. När personuppgifter finns registrerade och är kopplade till lönetransaktioner i löneprocessen kan den anställde därför inte hävda rätten till att få personuppgifter kopplade till lönehändelser raderade.

När en anställd slutar på företaget ska du dock radera information som inte är nödvändig att spara. Nedan följer vår rekommendation för vilken information som ska raderas.

Uppgifter att ta bort direkt när slutlönen är utbetald

Uppgifter i följande fält under Personal - Anställda bör raderas när slutlönen är utbetald.

  • Anhörig (fliken Personuppgifter)
  • Ev. foto på den anställde i fältet Bild (fliken Personuppgifter)
  • Fackförbund (fliken Anställning)
  • Utbetalning till ska ändras till Kontant så att inställningar under Clearingnummer och Kontonummer raderas (fliken Lön)
  • Ev känsliga lönearter som exempelvis utmätning av lön (fliken Lön)
  • Anteckningar (fliken Anteckningar)
  • Kopplade dokument under Dokument (fliken Anteckningar)

Anställda som är upplagda med rollen Användare i löneprogrammet bör tas bort som användare. Läs mer i avsnittet Användare.

För anställda som använder en tilläggstjänst bör du avaktivera respektive tjänst och sedan ta bort inloggning till vismaspcs.se. Läs mer i avsnittet Säg upp och avaktivera internettjänst.

Uppgifter att ta bort ett år efter att en anställd har slutat

Kontakt- och adressuppgifter ska sparas ett år efter att en anställd slutat på företaget. Informationen i följande fält under Personal - Anställda på fliken Personuppgifter bör då raderas:

  • Adress 1
  • Adress 2
  • Postadress
  • Ort
  • Land
  • Telefon privat
  • Mobiltelefon
  • E-post arbete
  • E-post privat

Vi rekommenderar att du skapar en årlig rutin för att se över och radera information för anställda som har slutat under föregående år.

Observera att viss information behöver sparas längre, exempelvis information om anställdas pensionsförsäkringar.