Kom igång med Visma Resa & Utlägg

Kontrollera vilka regler som gäller på företaget så att du för rätt inställningar i tjänsten från början.

• Ska du arbeta med attest på företaget?
• Ska ingående moms specificeras för utlägg?
• Ersätter företaget restid utanför arbetstid?
• Har företaget samma ersättningsnivå för traktamente som Skatteverket eller finns även en skattepliktig del?
• Har företaget samma ersättningsnivå för milersättning som Skatteverket eller finns även en skattepliktig del?

Förutsättningar

Följande krävs för att använda Visma Resa & Utlägg:

• Lönen för alla som ska använda Visma Resa & Utlägg skapas i Visma Lön 300 eller Visma Lön 600.
• För byråer som arbetar via Visma Byråstöd eller Visma Advisor ska företaget ha abonnemang på Visma Lön 600 och senaste versionen installerad.
• Företaget är registrerat på vismaspcs.se.
• Löneadministratören i Visma Lön har behörigheten Administratör på vismaspcs.se. Du kontrollerar vilken behörighet du har genom att logga in på vismaspcs.se, klicka på företagsnamnet i övre högra hörnet och välja Användare.

1. Välj Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Integrationer.
2. Markera Använder Visma Resa & Utlägg

3. Klicka på OK för att stänga dialogrutan.

Att vara löneadministratör innebär att den anställde har behörighet att göra alla inställningar i löneprogrammet och i tjänsten. Läs mer om behörighet i avsnittet Behörighet på vismaspcs.se.

Anställda som ska vara löneadministratörer ska ha en giltig e-postadress registrerad under Arkiv - Användare - Användare.

1. Välj Arkiv - Användare - Användare.
2. Ange e-postadressen i fältet E-post.
3. Klicka på OK.

Alla anställda som ska använda Visma Resa & Utlägg måste ha en egen e-postadress registrerad i anställningsregistret.

1. Välj Personal - Anställda.
2. Dubbelklicka på den anställde som ska använda tjänsten och se till att fliken Personuppgifter är aktiv.
3. Ange den anställdes e-postadress i fältet E-post/användarnamn på vismaspcs.se.

4. Markera rutan Använder Visma Resa & Utlägg. Fältet visas endast om tjänsten har aktiverats under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Integrationer.

Specificera ingående moms

Om den anställde ska kunna specificera ingående moms vid registrering av utlägg i reseräkningen, gör du följande inställning:

1. Välj Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Bokföring.
2. Markera Specificera ingående moms på utlägg.

Inställningar för anställda med tjänstebil

Har du anställda som har tjänstebil behöver du göra val när det gäller drivmedel.

1. Välj Personal - Anställda.
2. Dubbelklicka på den anställde som har tjänstebil.
3. Välj fliken Lön.
4. Klicka på knappen till höger om fältet Bilförmån.
5. Under Uppgifter till Visma Resa & Utlägg anger du vem som betalar drivmedel och vilken typ av drivmedel det gäller.

Om den anställde betalar drivmedel själv är det viktigt att du anger alternativ för drivmedel, Diesel eller Annat drivmedel (t ex bensin). Valet har betydelse för till vilken löneart i Visma Lön 600 händelsen i Visma Resa & Utlägg kopplas och därmed vilken ersättning som betalas ut.

När du har aktiverat tjänsten visas ikonen Synkronisera internettjänster på menyraden. Synkroniseringen används när du ska föra över uppgifter om anställda till tjänsten.

1. Klicka på ikonen Synkronisera internettjänster eller välj Arkiv - Synkronisera internettjänster.
2. Välj vad du vill synkronisera i dialogrutan som visas. Du kan välja mellan Synkronisera registeroch Synkronisera register och lönekörning. Läs mer under Synkronisera register och Synkronisera register och lönekörning.

3. Välj Synkronisera.

När synkroniseringen är klar skapas ett konto på vismaspcs.se för varje anställd. De anställda som fanns med vid synkroniseringen får ett e-postmeddelande med en aktiveringslänk. Om den anställde redan har ett konto på vismaspcs.se kopplas tjänsten till det kontot.

Efter synkronisering

Efter första synkroniseringen låses möjligheten att ändra förnamn, efternamn och e-postadress på anställda i anställningsregistret. Dessa uppgifter måste från och med nu ändras i Visma Resa & Utlägg. Om du har ändrat uppgifter i Visma Resa & Utlägg uppdateras uppgifterna i anställningsregistret i Visma Lön 600 vid nästa synkronisering.

När du synkroniserar reseräkningar från Visma Resa & Utlägg till Visma Lön kopplas de till Snabbval Resor, kost och utlägg och visas i kalendariet. Om du raderar en lönekörning som innehåller synkroniserade reseräkningar ligger snabbvalen kvar i kalendariet. Du kan inte hämta reseräkningarna en gång till när du på nytt skapar lönekörningen men alla snabbval som inte redan finns på en lönekörning hämtas från kalendariet.

Om du däremot återställer en säkerhetskopia som gjordes innan du genomförde synkroniseringen och lägger upp en ny lönekörning kommer samma reseräkningar att synkroniseras på nytt.