Visma Lön Anställd
Skapa eller redigera arbetsschema
Detta avsnitt gäller bara dig som är löneadministratör och arbetar i Visma Lön 300/600.
Om du arbetar i Visma Lön Smart gör du alla inställningar för arbetsscheman där. I Visma Lön Anställd kan du bara se vilka inställningar som är gjorda. Läs mer i avsnittet Löneinställningar i hjälpen för Visma Lön Smart.
Om du arbetar i Visma Lön 300/600 kan du göra inställningar för arbetsscheman i Visma Lön Anställd. Vissa uppgifter hämtas dock från löneprogrammet. Läs mer i avsnittet Redigera uppgifter för anställd.
Det är viktigt att alla anställda som arbetar regelbundet har ett korrekt arbetsschema eftersom bland annat sysselsättningsgrad, arbetstid per månad, arbetstid per år och karensavdrag beräknas utifrån det. Du bör därför skapa arbetsscheman för alla varianter av arbetstid som förekommer på ditt företag och sedan koppla till varje anställd.
För att kunna synkronisera till Visma Lön 300/600 måste alla arbetsscheman vara kompletta. Inaktiva arbetsscheman tas inte med vid synkroniseringen. Du kan därför ta bort markeringen vid Aktivt arbetsschema om ett arbetsschema inte ska tas med vid synkroniseringen. Det går bara att göra ett arbetsschema inaktivt om det inte används för någon anställd.
Gör så här för att skapa eller redigera ett arbetsschema:
- Välj Schemaläggning - Arbetsscheman.
- Markera det aktuella arbetsschemat om du vill redigera ett arbetsschema, eller klicka på Skapa nytt om du vill skapa ett nytt arbetsschema.
De flesta uppgifter i ett arbetsschema går inte att redigera om arbetsschemat används i en klarmarkerad eller låst period, men det finns vissa undantag. Uppgifter som alltid går att ändra är benämning på arbetsschemat, om arbetsschemat ska vara aktivt eller ej, samt reglerna kring obetalda raster.
- Fyll i eller ändra Benämning.
Eftersom ett arbetsschema kan användas till flera anställda så är det bra om arbetsschemats benämning är en beskrivning av dess upplägg, till exempel Heltid 8-17 med obetalda raster.
- Välj Typ av arbetsschema. Läs mer om de olika typerna av arbetsschema under informationsikonen och i avsnitten Schemalagd arbetstid och Oregelbunden arbetstid.
- Välj Heltid eller Deltid. Läs mer i avsnittet Gör inställningar för heltids- och deltidsschema.
Observera att ett heltidsschema alltid ska läggas upp (även i de fall då du ska arbeta med deltidsschema) eftersom ett heltidsschema ligger till grund för beräkningen av övertid och mertid. Läs mer i avsnittet Gör inställningar för heltids- och deltidsschema.
Beroende på om du har valt Schemalagd arbetstid eller Oregelbunden arbetstid som typ av arbetsschema så ändras utseendet i nedre delen av fönstret.
Schemalagd arbetstid
- Välj heltidsschema under Baserat på heltidsschema om det gäller ett deltidsschema.
I Visma Lön Anställd måste alla deltidsscheman med schemalagd arbetstid baseras på ett heltidsschema. Heltidsschemat blir då det grundschema som beräkning av sysselsättningsgrad, mertid, övertid, säsongstider, schema vid helgdagar och liknande baseras på.
- Välj om arbetsschemat ska hantera obetalda raster och/eller ta hänsyn till helgdagsschema. Läs mer om vad respektive val innebär under informationsikonerna.
- Välj Hantera säsongstider om arbetstiden avviker från den normala arbetstiden under en del av året och ange datum för när den avvikande perioden startar och slutar.
Exempel
Om företagets normalarbetstid är 8:00-17:00, men under sommarmånaderna är den istället 8:00-16:00 anges det under Hantera säsongstider. Vid Avvikande period 1 väljer du Start: Juni, 1 och Slut: Augusti, 31. I schemavyn visas förutom en rad för normalarbetstiden, även en rad för arbetstiden under den avvikande perioden. Där anger du den avvikande arbetstiden, till exempel 8:00 som starttid och 16:00 som sluttid.
Med hjälp av plus och minus-ikonerna till höger i fältet kan du lägga till och ta bort avvikande perioder.
- Ange arbetstider i fälten Startid och Sluttid för normal period och för avvikande period om företaget arbetar med säsongstider.
- Välj rastregler för lunch och eventuella obetalda raster.
Rastregler innehåller information om mellan vilka tidpunkter rasten ska äga rum, normaltid för rast och hur många minuter rasten minst ska pågå. Om rasterna ska vara betalda behöver du inte göra någon inställning. De anställda får då betalt för hela dagen enligt schema.
Tips och trix
För att de anställda inte ska behöva stämpla in och ut när de tar rast, kan du för anställda med schemalagd arbetstid lägga in obetalda raster i arbetsschemat. Valet Hantera obetalda raster måste vara markerat för att fälten för obetalda raster ska visas.
- Ange Snittarbetstid per dag, helår i timmar och minuter.
Fältet Snittarbetstid per dag, helår visas bara om Hantera säsongstider är valt. Här anges arbetstid per dag i genomsnitt.
När en rad är aktiv visas ikoner för att kopiera, klistra in och tömma rad på information i kolumnen Åtgärder. Om arbetstiden och reglerna för lunchraster och obetalda raster ska vara densamma för flera dagar, skriver du in uppgifterna för en anställd, klickar på ikonen
, markerar nästa anställd och klickar på ikonen
.
Om arbetstiden skiljer sig åt mellan olika veckor kan du lägga till så många veckor som behövs med hjälp av knappen Lägg till vecka. Ett arbetsschema kan hantera upp till tolv veckor. När du kopplar arbetsschemat till respektive anställd, anger du vilken vecka som arbetsschemat ska börja gälla. Läs mer om hur du gör detta i avsnittet Koppla anställd till arbetsschema.
Under Tidssummering visas olika summeringar, beroende på typ av arbetsschema, antal veckor och säsongstid. Läs mer under informationsikonen och i avsnittet Tidssummering.
- Klicka på Spara. Du kan också välja Spara utkast om du vill pausa arbetet och fortsätta senare.
Oregelbunden arbetstid
- Ange Genomsnittlig veckoarbetstid under Tidssummering. Fälten är inte obligatoriska att fylla i.
För ett arbetsschema med oregelbunden arbetstid registrerar du ingen exakt arbetstid per dag, utan ett genomsnitt per vecka. Dessa uppgifter anges vid fälten under Genomsnittlig veckoarbetstid. Uppgifterna används för att räkna fram genomsnittlig sysselsättningsgrad, som i sin tur används av Visma Lön för beräkning på vissa lönearter.
För anställda som arbetar någon gång ibland anger du 0 i fälten under Tidssummering eller lämnar dem tomma. Den anställde stämplar sedan enbart in och ut och får betalt efter den faktiska arbetstiden.
Läs mer under informationsikonen och i avsnittet Tidssummering.
- Klicka på Spara. Du kan också välja Spara utkast om du vill pausa arbetet och fortsätta senare.
Om arbetsschemat gäller en deltidsanställning visas Genomsnittlig sysselsättningsgrad längst ner på sidan. Under informationsikonen finns information om hur beräkningen bakom ser ut.
När du redigerar arbetsschema har du val för att kopiera och ta bort arbetsschema längst ner på sidan. Observera att det inte går att ta bort arbetsscheman som har överförts till Visma Lön eller som är kopplat till någon anställd.
Det finns även ett val för att koppla anställd till arbetsschema. Läs mer i avsnittet Koppla anställd till arbetsschema.
Relaterade avsnitt
Arbetsscheman i Visma Lön Anställd tillsammans med Visma Lön 300/600
Hantera och skapa arbetsscheman i Visma Lön Anställd
Gör inställningar för heltids- och deltidsschema
Oregelbunden arbetstid i Visma Lön Anställd tillsammans med Visma Lön 300/600
