Visma Lön Direkt
Checklista när anställd slutar
Här har vi sammanställt en checklista med de olika stegen som ska göras när en anställd slutar på företaget.
- Välj Lön Direkt - Anställda.
- Markera den anställde i listan och välj fliken Anställning.
- Ange datum då den anställde slutar vid fältet Anställd t.o.m.
- Välj av vilken anledning den anställde slutar under Anställning avslutas p.g.a.
Rutan Har slutat och slutlön är utbetald ska du inte markera förrän du har gjort den sista löneutbetalningen för den anställde.
För arbetare behöver du avsluta månadsrapporteringen till Fora.
För tjänstemän behöver du inte avsluta rapporteringen till Fora. Det görs automatiskt när du markerar den anställde som avslutad i anställningsregistret.
- Välj Lön Direkt - Anställda.
- Markera den anställde i listan och välj fliken Rapportering.
- Välj ett slutdatum vid Ansluten till Fora.
- Klicka på Spara.
Den anställde tas med i Foras månadsrapport två månader efter du har angett att den anställde inte längre ska vara ansluten till Fora. Det görs för att slutlönen och andra uppgifter ska rapporteras korrekt till Fora.
Om en löneadministratör slutar i företaget ska behörigheten tas bort i Visma Lön Direkt och för Mina tjänster.
Gör så här:
- Gå in på vismaspcs.se.
- Välj Mina tjänster.
- Byt administratör för Mina tjänster. Läs mer i avsnittet Byt administratör i hjälpen för Mina tjänster.
Slutlönen betalas ut på lönebeskedet månaden efter att den anställde slutar. Det görs för att alla avvikelser och händelser ska kunna justeras och betalas ut på slutlönen.
- Välj Lön Direkt - Lönekörningar.
- Klicka på Ny lönekörning.
- Se till att de anställda som ska vara med i lönekörningen har en markering i kolumnen till vänster.
- Klicka på Skapa.
Om den anställde har innestående semesterpengar som ska betalas ut kan du göra det med löneart Semesterlön, engångskatt. För att förtydliga vad pengarna avser kan du även skriva en textrad eller personligt meddelande på lönebeskedet.
- Klarmarkera lönebeskedet när du är klar med alla registreringar.
- Klicka på Gå till Betala och bokför för att skicka betalningen till banken, bokföra och skicka lönebesked.
- Välj Lön Direkt - Anställda.
- Markera den anställde i listan och välj fliken Anställning.
- Markera rutan Har slutat och slutlön är utbetald.
Det går inte att ta bort uppgifterna för en anställd från löneprogrammet, men när rutan Har slutat och slutlön är utbetald kan du avidentifiera den anställdes uppgifter. Läs mer i avsnittet GDPR i Visma Lön Direkt.
När uppgifterna är avidentifierade syns inte den anställde i anställningsregistret. Vill du ta med uppgifterna vid utskrift av rapporter kan du markera rutan Ta även med anställda som har slutat när du skapar rapporten.
När en anställd är avidentifierad är anställningsnumret förbrukat. Om den anställde återanställs i företaget behöver du registrera den anställdes uppgifter på nytt i Visma Lön Direkt.
Enligt GDPR får personuppgifter sparas så länge arbetsgivaren behöver uppgiften för att fullgöra rättsliga skyldigheter, lagar och förordningar. Personuppgifter som behandlas i löneprocessen anses som underlag som kan behövas för att styrka utfall i händelse av revision, tvist och kontroll av att rättsliga åtagande är uppfyllda. När personuppgifter finns registrerade och är kopplade till lönetransaktioner i löneprocessen kan den anställde därför inte hävda rätten till att få personuppgifter kopplade till lönehändelser raderade.
När en anställd slutar på företaget ska du dock radera information som inte är nödvändig att spara. Nedan följer vår rekommendation för vilken information som ska raderas.
Uppgifter att radera direkt när slutlönen är utbetald
Uppgifter i följande fält under Lön Direkt - Anställda bör raderas när slutlönen är utbetald.
- Utbetalning till ska ändras till Kontant så att inställningar under Clearingnummer och Kontonummer raderas (fliken Lön)
- Anteckningar (fliken Personuppgifter, såsom exempelvis kontaktuppgifter till anhörig
Uppgifter att ta bort ett år efter att en anställd har slutat
Kontakt- och adressuppgifter ska sparas ett år efter att en anställd slutat på företaget. Informationen i följande fält under Lön Direkt - Anställda på fliken Personuppgifter bör då raderas:
- Postadress
- Postnummer
- Ort
- Land
- Telefon
- Mobiltelefon
- E-postadress
Vi rekommenderar att du skapar en årlig rutin för att se över och radera information för anställda som har slutat under föregående år.
Observera att viss information behöver sparas längre, exempelvis information om anställdas pensionsförsäkringar.