Visma Lön Smart
Skapa eller redigera arbetsschema
Det är viktigt att alla anställda med anställningstypen Komplett har ett korrekt arbetsschema, eftersom det bland annat används för att beräkna sysselsättningsgrad, arbetstid per månad och arbetstid per år. Du ska därför skapa arbetsscheman för alla varianter av arbetstid som förekommer på ditt företag för att kunna koppla till de anställda. I filmen Schemahantering i Visma Lön Smart får du information om hur du arbetar med arbetsschema.
Gör så här för att skapa eller redigera ett arbetsschema:
- Välj Inställningar - Löneinställningar, fliken Arbetsscheman.
- Markera det aktuella arbetsschemat om du vill redigera ett arbetsschema, eller klicka på Skapa nytt om du vill skapa ett nytt arbetsschema.
Uppgifter som går att ändra är benämning på arbetsschemat, om arbetsschemat ska vara aktivt eller ej, samt reglerna kring obetalda raster. Övriga uppgifter kan inte ändras om arbetsschemat används i en klarmarkerad eller låst period.
- Fyll i eller ändra Benämning.
Eftersom ett arbetsschema kan användas till flera anställda så är det bra om arbetsschemats benämning är en beskrivning av dess upplägg, till exempel Heltid 8-17 med obetalda raster.
- Välj Typ av arbetsschema. Läs mer om de olika typerna av arbetsschema i avsnitten Schemalagd arbetstid och Oregelbunden arbetstid.
- Välj Heltid eller Deltid. Läs mer i avsnittet Gör inställningar för heltids- och deltidsschema.
Observera att ett heltidsschema alltid ska läggas upp (även i de fall då du ska arbeta med deltidsschema) eftersom ett heltidsschema ligger till grund för beräkningen av övertid och mertid. Läs mer i avsnittet Gör inställningar för heltids- och deltidsschema.
Beroende på om du har valt Schemalagd arbetstid eller Oregelbunden arbetstid som typ av arbetsschema så ändras utseendet i nedre delen av fönstret.
Arbetsschema med inställningen Schemalagd arbetstid används för anställda som har regelbunden arbetstid som följer ett fast arbetsschema. Denna typ av arbetsschema kan vara rullande i upp till tolv veckor och ha olika tider för olika veckor.
I de fall då det är svårt att koppla anställda till ett arbetsschema med regelbundna tider är det bättre att använda arbetsschema med oregelbunden arbetstid.
- Välj heltidsschema under Baserat på heltidsschema om det gäller ett deltidsschema.
I Visma Lön Smart måste alla deltidsscheman med schemalagd arbetstid baseras på ett heltidsschema. Heltidsschemat blir då det grundschema som beräkning av sysselsättningsgrad, mertid, övertid, säsongstider, schema vid helgdagar och liknande baseras på.
- Välj om arbetsschemat ska hantera obetalda raster.
- Välj eventuellt helgdagsschema.
- Välj Hantera säsongstider om arbetstiden avviker från den normala arbetstiden under en del av året och ange datum för när den avvikande perioden startar och slutar.
Exempel
Om företagets normalarbetstid är 8:00-17:00, men under sommarmånaderna är den istället 8:00-16:00 anges det under Hantera säsongstider. Vid Avvikande period 1 väljer du Start: Juni, 1 och Slut: Augusti, 31. I schemavyn visas förutom en rad för normalarbetstiden, även en rad för arbetstiden under den avvikande perioden. Där anger du den avvikande arbetstiden, till exempel 8:00 som starttid och 16:00 som sluttid.
Med hjälp av plus och minus-ikonerna till höger i fältet kan du lägga till och ta bort avvikande perioder.
- Ange arbetstider i fälten Start och Slut för normal period och för avvikande period om företaget arbetar med säsongstider.
- Välj rastregler för lunch och eventuella obetalda raster.
Rastregler innehåller information om mellan vilka tidpunkter rasten ska äga rum, normaltid för rast och hur många minuter rasten minst ska pågå.
Hantera obetalda raster måste vara markerat för att fält för obetalda raster ska visas.
- Ange Genomsnittlig arbetstid per dag, helår i timmar och minuter.
Fältet Genomsnittlig arbetstid per dag, helår visas bara om Hantera säsongstider är valt. Här anges arbetstid per dag i genomsnitt.
När en rad är aktiv visas ikoner för att kopiera, klistra in och tömma rad på information i kolumnen Åtgärder. Om arbetstiden och reglerna för lunchraster och obetalda raster ska vara densamma för flera dagar, skriver du in uppgifterna för en dag, väljer ikonen Kopiera, markerar nästa dag och väljer ikonen Klistra in.
Om arbetstiden skiljer sig åt mellan olika veckor kan du lägga till så många veckor som behövs med hjälp av knappen Lägg till vecka. Ett arbetsschema kan hantera upp till tolv veckor.
- Välj Spara.
- Ange genomsnittligt antal arbetsdagar per vecka som en heltidstjänst normalt innefattar under Tidssummering. Fälten är inte obligatoriska att fylla i.
För ett arbetsschema med oregelbunden arbetstid registrerar du ingen exakt arbetstid per dag, utan ett genomsnitt per vecka. Uppgiften anges i fältet Genomsnittligt antal arbetsdagar per vecka som en heltidstjänst normalt innefattar och används för att räkna fram genomsnittlig sysselsättningsgrad, som i sin tur används för beräkning av vissa lönearter.
För anställda som registrerar sina tider och avvikelser i Visma Lön Anställd och arbetar någon gång ibland anger du 0 i fältet eller lämnar det tomt. Den anställde stämplar sedan enbart in och ut och får betalt efter den faktiska arbetstiden.
Läs mer under informationsikonen och i avsnittet Tidssummering.
- Välj Spara.
När du redigerar arbetsschema har du val för att kopiera och ta bort arbetsschema längst ner på sidan. Observera att det inte går att ta bort arbetsscheman som har överförts till Visma Lön eller som är kopplat till någon anställd.
Det finns även ett val för att koppla anställd till arbetsschema. Läs mer i avsnittet Koppla anställd till arbetsschema.