Ökade levnadskostnader i firma/handelsbolag vid tjänsteresa med övernattning

Kalkylen för ökade levnadskostnader fungerar som ett enklare reseräkningsprogram för dig som driver firma eller är delägare i handelsbolag, så att du kan få fram underlag för de avdrag som ska bokföras.

I kalkylen kan du beräkna avdrag för ökade levnadskostnader vid tjänsteresor med övernattning enligt två metoder och se vilken metod som ger största avdraget.

Det sker genom att du i kalkylen dels kan beräkna avdrag för tjänsteresan enligt reglerna för schablonbelopp och dels beräkna kostnader för faktisk utgiftsökning under tjänsteresorna.

För svenska resor föreskriver lagen att jämförelsen mellan avdrag med schablonbelopp respektive avdrag för faktiska utgiftsökningar måste göras av totalbeloppen för årets samtliga resor.

Avdrag får antingen göras med totala schablonavdrag för årets samtliga svenska resor eller med de totala faktiska utgiftsökningarna för årets samtliga svenska resor, om de senare är större än de totala schablonavdragen.

För utländska resor ska avdrag göras med det största av schablonavdrag respektive faktisk utgiftsökning under resan - beräknat för varje resa för sig.

Begränsningar i kalkylen

Kalkylen hanterar enbart ökade levnadskostnader vid tjänsteresa som är förenad med övernattning utanför den vanliga verksamhetsorten och som inte pågår längre än tre månader. Kalkylen hanterar alltså inte avdrag för ökade levnadskostnader vid endagsförrättningar.

Kalkylen hanterar enbart utlandsresor som skett i ett och samma land under hela resan

Läs mer om bokföring i avsnittet Regler vid tjänsteresor i firma/handelsbolag.

Så arbetar du med kalkylen för ökade levnadskostnader

För att programmet ska kunna beräkna avdrag för ökade levnadskostnader vid tjänsteresor, måste du ange olika uppgifter om varje resa som görs under inkomståret.

Du ska bara skriva in uppgifter om resor som varit förenade med övernattning utanför den verkliga verksamhetsorten.

I korthet hanterar du kalkylen så här:

• Skriv efterhand under året in uppgifter om dina tjänsteresor med övernattning.
• Svenska resor: För svenska resor kan du först vid årets slut avgöra om du måste göra avdrag med schablonbelopp eller om du istället ska göra avdrag för faktiska utgiftsökningar för årets samtliga resor. Då kan du också skriva ut ett bokföringsunderlag.
• Utländska resor: För varje utländsk resa beräknar du schablonbelopp respektive faktiska utgiftsökningar. Du låter sedan kalkylen skriva ut ett bokföringsunderlag som visar belopp som du kan bokföra som avdrag.