Regler vid tjänsteresor i firma/handelsbolag

Skattereglerna för avdrag för ökade levnadskostnader vid tjänsteresor i firma och för delägare i handelsbolag har inte behandlats närmare vare sig i förarbeten eller i skattedomstolar. Viss osäkerhet råder därför om hur reglerna ska tolkas. Här följer en beskrivning över den tolkning av de aktuella skattereglerna (IL 16 kap, 28a § m fl ) som programmet använder.

Vid utformning av denna kalkyl har vi velat säkerställa att inga fel begås mot de skatteregler som gäller enligt vår tolkning. Av bland annat det skälet har vi funnit att bokföring av erforderliga poster vid avdrag för faktiska utgiftsökningar bör kunna göras på det sätt som rekommenderas nedan.

Övernattning utanför vanlig verksamhetsort

Avdrag för ökade levnadskostnader med schablonbelopp får göras för tjänsteresor som varit förenade med övernattning utanför den vanliga verksamhetsorten. Med vanlig verksamhetsort menas ett område inom 50 kilometer från såväl tjänstestället (kontoret) som från den egna bostaden.

De schablonbelopp som används vid avdragsberäkningen är samma belopp som för anställda brukar kallas dygnstraktamenten.

Avdrag med schablon eller för utgiftsökning

Avdrag för ökade levnadskostnader för de tjänsteresor som hanteras i kalkylen får antingen göras med schablonbelopp eller med faktisk utgiftsökning, om det senare ger ett större avdrag än schablonbeloppen. Avdragsberäkningen är olika för svenska respektive utländska tjänsteresor. Se vidare nedan.

En tillfredställande utredning om tjänsteresan ska på förfrågan kunna lämnas till Skatteverket oavsett vilken avdragsmetod som används, dvs. uppgifter om datum för resan, syftet med resan, tidpunkter för avresa och hemkomst samt ort som besökts.

Schablonavdrag för ökade levnadskostnader

För att få göra avdrag för ökade levnadskostnader med schablonbelopp krävs att man gör sannolikt att man haft ökade levnadskostnader vid tjänsteresan för firman eller handelsbolaget. Att levnadskostnaderna ökat brukar dock normalt sett aldrig ifrågasättas av Skatteverket när en tjänsteresa med övernattning ägt rum.

Avdrag  med schablonbelopp kan göras för heldag eller halvdag. Uppgift om årets belopp för schablonavdrag per heldag i  Sverige och för de flesta europeiska länder finns i kalkylen. Du kan i kalkylen även ange ett eget belopp. I programmets Informationsbank finns uppgift om schablonbelopp (traktamenten) för samtliga länder i världen.

När du vill göra avdrag med schablonbelopp för en utländsk resa bokförs dessa avdrag regelbundet som en kostnad.

Faktisk utgiftsökning som alternativ till schablonbelopp

Den faktiska utgiftsökningen vid tjänsteresorna kan vara högre än vad avdrag med schablonbelopp beräknas till. Det är exempelvis dyrt att äta ute, inte minst kvällstid. Därför är det normalt sett tillåtet att göra avdrag för den faktiska utgiftsökningen under tjänsteresorna istället för att beräkna avdrag med schablonbelopp.

När du ska beräkna dina faktiska utgiftsökningar för ökade levnadskostnader vid tjänsteresorna sker det genom att de totala utgifterna under tjänsteresorna för kost etc minskas med normala levnadskostnader. Det är bara för utgifter utöver normala levnadskostnader som avdrag kan få göras.

Några närmare regler har lagstiftaren inte utfärdat för hur beräkningen av normala levnadskostnader ska gå till. De skatteexperter som behandlat frågan anser dock att värdet av de normala levnadskostnaderna kan bestämmas efter de värden av kostförmåner som årligen beräknas av Skatteverket enligt regler som finns i Inkomstskattelagen (IL) 61 kap 3 §. I programmet följer vi detta synsätt.

För varje måltidsutgift som ingår i de totala utgifterna under resorna ska avdrag göras med beloppet för den kostförmån som uppstår. Storleken på kostförmånen anges av programmet. Vad som sedan kvarstår är de faktiska utgiftsökningar som får dras av.  

Val av avdragsmetod olika för svenska resp. utländska tjänsteresor

Jämförelsen mellan avdrag för ökade levnadskostnader med schablonbelopp eller för faktisk utgiftsökning ska göras på olika sätt för svenska tjänsteresor respektive utländska tjänsteresor.

För svenska tjänsteresor får den som driver firma/handelsbolag bara göra avdrag för faktisk utgiftsökning när den totala faktiska utgiftsökningen för samtliga av årets svenska tjänsteresor överstiger de totala schablonavdragen för samtliga årets svenska tjänsteresor. Innan val av avdragsmetod kan göras måste uppgifter per resa för båda metoderna insamlas under hela året. Vid årets slut kan du därefter avgöra vilken metod som ger det bästa avdraget för de svenska tjänsteresorna.

För utländska resor görs motsvarande jämförelse mellan faktiska kostnader och schablonbelopp vid varje resa för sig. Avdragsbeloppen bokförs regelbundet och minskar det bokförda resultatet som tas upp i deklarationen.

När ska bokföring ske av faktiskt utgiftsökning vid svenska resor?

Vid vilken tidpunkt som ett avdrag för faktiskt utgiftsökning för svenska tjänsteresor ska bokföras kan diskuteras. Vi har dock funnit att praktiska skäl motiverar att man avvaktar med att ta in dessa kostnader i huvudbokföringen till årets slut. Det är först då som man kan veta vilket avdrag som får göras och hur ingående avdragsgill moms ska behandlas så att inga felaktiga momsavdrag riskeras.

Det ska påpekas att det kan vara möjligt att god redovisningssed ska tolkas som att regelbunden bokföring av utgifter vid tjänsteresor måste göras löpande under året, även om det kan upplevas som ett helt onödigt arbete. Programmet stöder dock inte hanteringen av avdrag med faktiska utgiftsökningar vid en sådan metod för bokföringen.

Avdrag för övernattning beräknas separat med faktisk kostnad eller med schablon

Avdrag för övernattningskostnader får göras med faktisk kostnad eller efter en schablon. Vilket avdrag som utnyttjas får bestämmas för varje resa för sig oavsett om det är svenska eller utländska resor.

I regel är avdrag för faktiska kostnader för övernattning det mest förmånliga, eftersom schablonen enbart ger avdrag med ett halvt schablonbelopp.

Avdrag för övernattning med schablonbelopp eller med faktiskt kostnad sker genom att vald kostnad bokförs och på så sätt minskar det bokförda resultatet, som sen tas upp i deklarationen.