Visma Tid Smart
Nu ska vi se till att du kommer igång!
|
|
|
||||
| Vanliga frågor | Boka personlig genomgång |
Gör rätt inställningar från början
Som systemadministratör kan du anpassa programmet och göra alla nödvändiga inställningar för att ni ska få bästa förutsättningarna att arbeta i programmet. Här är checklistan som hjälper dig att komma igång med dina inställningar.
Rensa konto
Rensa konto kan till exempel vara bra att använda om du har kört en prova-på-variant och vill rensa alla dina uppgifter och börja om igen. Har du använt ett övningsbolag med färdig testdata kommer all data i bolaget förutom den information som du lagt in under Inställningar att rensas bort.
Läs mer om hur du rensar ditt konto i Företagsinställningar.
Se över dina artiklar och priser
Innan du börjar registrera tid på kundprojekt som ska debiteras kund, är det bra att sätta ett grundpris på den tjänsteartikel som finns i programmet från början samt att lägga upp fler tjänsteartiklar med grundpris om det behövs. Det gör du under Inställningar - Artiklar & priser - Artiklar. Om du har befintliga artiklar från ett ekonomiprogram kan du importera artiklar.
I artikelregistret kan du även lägga upp eller justera artiklar för material, traktamente, bilresa, tillägg och maskin/utrustning. För att kunna använda funktionerna för tillägg, resa och material m m i tidsregistreringen bör det finnas grundpris även på dessa.
Läs mer i avsnittet Artiklar & priser.
Lägg upp aktiviteter och olika interntidsmoment
Lägg upp de aktiviteter som ska synas i tidsregistreringen när du registrerar tid på kundprojekt. Dessa kan visas på fakturaunderlaget som beskrivning på de arbetsmoment som kunden debiteras för. Du lägger upp aktiviteter under Inställningar - Tid & Kvitton - Aktiviteter. Du kan även passa på att se över interntidsmomenten, under Inställningar - Tid & Kvitton - Interntid. Dessa används vid rapportering av tid som inte debiteras kund, exempelvis mötestid, utbildning m m.
Läs mer i avsnitten Skapa aktivitet och Skapa interntidskod .
Förbered för dina anställda
Du kan styra hur dina anställda ska registrera sin tid och om särskilda krav ska gälla för aktiviteter och tidkoder.
Gå igenom inställningarna under Inställningar - Tid & kvitton - Inställningar. Där kan du exempelvis välja om medarbetarna ska kunna ändra fakturerbar tid och om klockslag ska vara tvingande. Du kan även styra om en viss aktivitet ska hänga ihop med en särskild artikel och/eller tidkod, så att användarna inte behöver komma att kombinera detta manuellt.
För att förenkla tidsregistreringen för dina anställda kan du arbeta med Rapporteringsprofiler. Med hjälp av dessa styr du vilka fält som ska visas i tidsregistreringen. Läs mer i avsnittet Rapporteringsprofiler.
Läs mer i avsnitten Inställningar, Aktivitet och Ange lönekoder.
Lägg upp och bjud in dina anställda
Under Inställningar - Generellt - Licenser & användare lägger du upp alla de medarbetare som ska ha åtkomst till programmet för att registrera tid mot projekt och/eller interntid/frånvaro. har du Visma Lön 300/600 som löneprogram kan du välja att importera användare genom att skapa en fil i löneprogrammet. Du väljer på respektive användare vilken licensnivå de ska ha, vem som ska vara attestansvarig eller om de ska vara sin egen attestant, beroende på deras arbetsuppgifter och behov. När du förberett programmet och vill bjuda in dina användare att logga in själva, trycker du på Skicka välkomstmejl och markerar de användare som du vill skicka till. Användarna som du markerat får då ett mejl med länken till programmet. Du kan också med fördel skicka en länk med filmen om hur de registrerar tid i programmet.
Läs mer i avsnittet Lägg till användare, Importera användare från Visma Lön 300/600 och titta på filmen Registrera tid i Visma Tid Smart/Pro.
Skapa projekt
Under Projekt skapar du de projekt du ska arbeta med. Du anger vem som är kund, vad uppdraget går ut på, startdatum och vilken status uppdraget har. Du kan också skapa egna checklistor för projektet som du kan använda under arbetets gång samt bestämma vilka av medarbetarna ska arbeta mot projektet.
På projektet styr du vilket pris som gäller för tid och artiklar med mera. Du kan även göra en kalkyl och följa utfallet. På projektet kan du alltid följa det som registrerats i form av till exempel tid, artiklar, resor och kvitton.
Lägg upp kontakter
I kontaktregistret hanterar du alla typer av kontakter, både företag och personer. På respektive kontakt kan du ange vilken relation ni har, till exempel om det är en kund eller en leverantör.
Du kan också importera befintliga kontakter via Excel eller direkt från Visma eEkonomi och Visma Administration.
Registrera tid
I programdelen Tid & kvitton registrerar den anställde till exempel sin tid, resor och traktamenten. Tiden kan registreras på projekt eller som interntid/frånvaro. Till tidsregistreringen kan den anställde lägga till material, bilresa och eventuellt traktamente, tillägg och maskin/utrustning beroende på vilka artiklar som finns upplagda i programmet.
När tiden och eventuella tillägg eller kvitton är registrerade och attesterade av den som är ansvarig får du ett komplett löneunderlag eller underlag för fakturering.
Tid och utlägg kan registreras både via datorn och via mobilen.
Registrera kvitton
I programdelen Tid & kvitton - Kvitton registrerar den anställde sina utlägg genom att ladda upp en bild på kvittot. I mobilappen går det ta ett foto på kvittot.
På kvittot anges om kostnaden ska debiteras ett visst projekt samt om det betalats med privat kort/kontanter eller med företagskort. Registrerade kvitton behöver attesteras av attestansvarig under Tid & Kvitton - Attest, om den anställde inte är sin egen attestansvarige.
Privata utlägg följer med på löneunderlaget, till din lönehantering och ersättning till den anställde.
Inköp mot företagskort bör bokföras som en kostnad. För detta finns underlag samt möjlighet att skapa verifikation om du har integration till Visma eEkonomi.
Skriv ut/exportera löneunderlag
Utifrån de anställdas registreringar kan du skriva ut eller spara löneunderlag som pdf. Du kan även exportera underlaget till fil för att importera till ditt löneprogram och betala ut lön till de anställda.
De program som du kan exportera fil för är Visma Lön Smart, Visma Lön 300/600, Fortnox, Crona lön, Kontek lön, Hogia Plus, Flex Payroll och Flex Lön. Filen sparas under dina hämtade filer på datorn.
Under Tid & Kvitton - Löneunderlag väljer du vilken period du vill skapa löneunderlag för och du kan göra urval på löneform och avdelning.
Skapa fakturaunderlag
Allt som registrerats på projektet kan sammanställas som fakturaunderlag för vidare fakturering i ditt ekonomiprogram. Under Fakturering - Att fakturera väljer du vilken period du vill skapa underlag för samt om du vill samfakturera flera projekt på ett och samma underlag. Du kan styra hur underlaget ska se ut, lägga till rader och information, välja uppställning och detaljnivå samt om något ska faktureras senare.
Har du integrerat Visma Tid Smart med Visma eEkonomi eller Visma Administration/Visma Fakturering så skapas fakturaunderlag automatiskt till ditt ekonomiprogram när du har godkänt underlaget.
Support
Arbeta smartare
Utbildning
Filmer 
Supportforum