Visma Tid Smart

Nu ska vi se till att du kommer igång!

Vi vet att det kan ta tid att lära sig ett nytt program. Därför vill vi guida dig genom de viktigaste stegen för att du ska komma igång så smidigt som möjligt. Behöver du hjälp under resans gång kan du klicka på frågetecknet uppe till höger i ditt program, så får du den hjälp du behöver.

I filmen Visma Tid Smart - det kompletta systemet för tidredovisning får du en kort genomgång av programmet.

Om du vill djupdyka ytterligare i programmet bokar du en personlig genomgång med en av våra konsulter.

Gör rätt inställningar från början

Som systemadministratör kan du anpassa programmet och göra alla nödvändiga inställningar för att ni ska få bästa förutsättningarna att arbeta i programmet. Här är checklistan som hjälper dig att komma igång med dina inställningar.

Skapa order

Under Ordrar skapar du de ordrar du ska arbeta med. Du anger vem som är kund, vad uppdraget går ut på, startdatum och vilken status uppdraget har. Du kan också skapa egna checklistor för ordern som du kan använda under arbetets gång samt bestämma vilka av medarbetarna ska arbeta mot ordern.

På ordern styr du vilket pris som gäller för tid och artiklar med mera. Du kan även göra en kalkyl och följa utfallet. På ordern kan du alltid följa det som rapporterats i form av till exempel tid, artiklar, resor och kvitton.

Ordrar
Skapa order
Ladda upp dokument, fil eller e-post till order
Skriv ut order
Skapa order i Visma Tid Smart

Lägga upp kontakter

I kontaktregistret hanterar du alla typer av kontakter, både företag och personer. På respektive kontakt kan du ange vilken relation ni har, till exempel om det är en kund eller en leverantör.

Du kan också importera befintliga kontakter via Excel eller direkt från Visma eEkonomi och Visma Administration.

Skapa kontakt
Importera kontakt

Registrera tid

I programdelen Tid & kvitton registrerar den anställde till exempel sin tid, resor och traktamenten. Tiden kan rapporteras på order eller som interntid/frånvaro. Till tidsregistreringen kan den anställde lägga till material, bilresa och eventuellt traktamente, tillägg och maskin/utrustning beroende på vilka artiklar som finns upplagda i programmet.

När tiden och eventuella tillägg eller kvitton är rapporterade och attesterade av den som är ansvarig får du ett komplett löneunderlag eller underlag för fakturering.

Tid och utlägg kan registreras både via datorn och via mobilen.

Inställningar
Rapportera tid och frånvaro för dag
Rapportera tid och frånvaro för vecka
Registrera tid i Visma Tid Smart

Registrera kvitton

I programdelen Tid & kvitton - Kvitton registrerar den anställde sina utlägg genom att ladda upp en bild på kvittot. I mobilappen går det ta ett foto på kvittot.

På kvittot anges om kostnaden ska debiteras en viss order samt om det betalats med privat kort/kontanter eller med företagskort. Registrerade kvitton behöver attesteras av attestansvarig under Tid & Kvitton - Attest, om den anställde inte är sin egen attestansvarige.

Privata utlägg följer med på löneunderlaget, till din lönehantering och ersättning till den anställde.

Inköp mot företagskort bör bokföras som en kostnad. För detta finns underlag samt möjlighet att skapa verifikation om du har integration till Visma eEkonomi.

Utläggskategori
Kvitton
Registrera kvitton i Visma Tid Smart

Skriv ut/exportera löneunderlag

Utifrån de anställdas registreringar kan du skriva ut eller spara löneunderlag som pdf. Du kan även exportera underlaget till fil för att importera till ditt lönesystem och betala ut lön till de anställda.

De system som du kan exportera fil för är Visma Lön 300/600, Fortnox, Crona lön, Kontek lön och Hogia Plus. Filen sparas under dina hämtade filer på datorn.

Under Tid & Kvitton - Löneunderlag väljer du vilken period du vill skapa löneunderlag för och du kan göra urval på löneform och avdelning.

Skriv ut löneunderlag

Skapa fakturaunderlag

Allt som rapporterats på order kan sammanställas som fakturaunderlag för vidare fakturering i ditt ekonomisystem. Under Fakturering - Upparbetat väljer du vilken period du vill skapa underlag för samt om du vill samfakturera flera ordrar på ett och samma underlag. Du kan styra hur underlaget ska se ut, lägga till rader och information, välja uppställning och detaljnivå samt om något ska faktureras senare.

Har du integrerat Visma Tid Smart med Visma eEkonomi eller Visma Administration/Visma Fakturering så skapas fakturaunderlag automatiskt till ditt ekonomiprogram när du har godkänt underlaget.

Skapa fakturaunderlag
Integration mot Visma Administration/Visma Fakturering
Integration mot Visma eEkonomi

 

Se fler filmer om Visma Tid Smart