För över uppgifter från Visma Tid Smart till Visma Administration/Visma Fakturering

När du har fört över dina uppgifter till Visma Tid Smart jobbar du vidare här med att registrera tid, arbeta med kundens projekt och sammanställa fakturaunderlag. Fakturaunderlagen kan sedan föras över till Visma Administration/Visma Fakturering för vidarefakturering till kunden. Har du Visma Administration 1000/2000 kan du välja om underlaget ska läsas in som order eller faktura. Denna inställning gör du i Visma Administration under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Tidintegration.

1. Öppna Visma Tid Smart.
2. Välj Fakturering - Att fakturera.
3. Välj den kund eller projekt du vill skapa fakturaunderlag för.
4. Färdigställ fakturaunderlaget och klicka på Skapa underlag i Visma Tid och ladda ned för Visma Administration.
5. Klicka på Skapa underlag i Visma Tid.

6. Öppna Visma Administration/Visma Fakturering.
7. Välj Försäljning - Kundfakturor eller Försäljning - Order (Visma Administration 1000/2000).

8. Klicka på Läs in.
9. Klicka på Ja.

Varifrån hämtas informationen till fakturan?

Artiklar

Nya artiklar ska aldrig läggas upp i Visma Tid Smart utan istället läggas till i Visma Administration/Visma Fakturering. Därefter görs en import till Visma Tid Smart.

Om artikelnumret redan finns i Visma Administration/Visma Fakturering, men där benämningen skiljer sig åt mellan programmen, kommer benämningen från fakturaunderlaget att användas på fakturan, men artikeln i registret kommer inte att uppdateras .

Bokföringsprojekt

Bokföringsprojekt som inte redan är upplagda i Visma Administration/Visma Fakturering läggs till automatiskt vid import av fakturaunderlaget.

Om projektet redan finns upplagt i Visma Administration/Visma Fakturering, men om uppgifter som till exempel Start och Slutdatum skiljer sig åt från fakturaunderlaget, ändras inga uppgifter i registret.

Enheter

Enheter som inte redan är upplagda i Visma Administration/Visma Fakturering kommer att importeras som enhet på fakturan, men läggs inte till i enhetsregistret.

Er referens

Er referens hämtas från fakturaunderlaget i Visma Tid Smart

Fakturadatum

Då fakturadatumet ska återspegla det faktiska datum när fakturan skapades. Därför blir fakturadatum alltid dagens datum.

Fakturatext

Den fakturatext du anger på fakturaunderlaget i Visma Tid Smart läggs in som en textrad på fakturan i Visma Administration/Visma Fakturering.

Kunder

Om en ny kund lagts till på fakturaunderlaget i Visma Tid Smart kommer kundens uppgifter att läggas till i kundregistret vid en import av underlaget.

Finns kunden redan upplagd i Visma Administration/Visma Fakturering, men information såsom adress skiljer sig åt, kommer informationen att hämtas från fakturaunderlaget i Visma Tid Smart. Uppgifterna för kunden uppdateras även i kundregistret i Visma Administration/Visma Fakturering.

Kundens referensmärkning

Kundens referensmärkning på projekt i Visma Tid Smart förs över till fältet Ert ordernummer på fakturan i Visma Administration.

Moms

Om momsuppgifterna skiljer sig åt mellan Visma Administration/Visma Fakturering och underlaget från Visma Tid Smart, kommer den slutliga momsen att beräknas utifrån uppgifterna i Visma Administration/Visma Fakturering.

Referenskod

Referenskoden hämtas från kunden i kundregistret i Visma Administration/Visma Fakturering.

Resultatenheter

Resultatenheter som inte finns upplagda i Visma Administration/Visma Fakturering sedan tidigare, läggs till automatiskt vid import av fakturaunderlaget.

Om resultatenheten redan finns upplagd i Visma Administration/Visma Fakturering, men uppgifterna skiljer sig åt mellan programmen, kommer inte uppgifterna att ändras i Visma Administration/Visma Fakturering.

Språk

Språk hämtas från kunden i kundregistret i Visma Administration.

Valuta

Valutan hämtas från fakturaunderlaget i Visma Tid Smart och det sker ingen omräkning vid import av underlaget även om kunden i Visma Administration har en annan valuta angiven. Du får en upplysning vid importen att valutan i underlaget skiljer sig från det som är angivet på kunden i registret

Vår referens

I Visma Administration 500 hämtas Vår referens alltid från Visma Administration. Om du arbetar med Visma Administration 1000/2000 hämtas Vår referens istället från fakturaunderlaget i Visma Tid Smart.

Kvitton

När ett kvitto är registrerat i Visma Tid Smart kan du ladda ner det som en sie-fil som du sedan kan importera i Visma Administration.

1. Välj Tid & Kvitton - Kvitton.

2. Markera de kvitton som du vill skapa verifikationer av, du hittar dem under flikarna Privat utlägg och Inköp företagskort. Du kan endast skapa verifikationer från en flik i taget.

3. Klicka på Skapa SIE-fil.

Personalkostnader

Genom att använda rapporten Personalkostnader per projekt kan du få ut ett bokföringsunderlag för dina personalkostnader som du kan läsa in i Visma Administration via en sie-fil.

1. Välj Rapporter - Personalkostnader per projekt.

2. Ange för vilken tidsperiod rapporten ska gälla.

3. Klicka på Visa underlag.

4. Klicka på Ladda ner (SIE).

För att konteringen ska bli korrekt behöver du ange kostnadskonto och verifikationsserie under Inställningar - Projekt - Inställningar.

Projekt kan läggas upp både i Visma Administration och Visma Tid Smart, men det är projektregistret i Visma Administration som programmen utgår ifrån.

Har du lagt upp ett nytt projekt i Visma Tid Smart, behöver det läggas till även i Visma Administration för att hålla projektregistret uppdaterat. För att göra detta använder du kommandot Hämta nya projekt från Visma Tid Smart/Pro.

Projekt som förs över läggs till under Bokföring - Projekt och får en markering för Visma Tid Smart/Pro. Du når kommandot i programdelarna för Bokföring - Projekt och Inköp - Leverantörsfakturor.

Kunder du skapart i Visma Tid Smart förs över till Visma Administration i samband med att fakturaunderlaget förs över.