Överföring till Visma Lön 300/600

För att underlätta löneberedningen, och slippa dubbelarbete, finns det möjlighet att importera information från Visma Tid till Visma Lön300/600. Den information som kan läsas in är:

Importen till Visma Lön300/600 görs i samband med att en ny lönekörning ska skapas, eller till en befintlig lönekörning. För varje importerad anställd tas först alla kalendarieposter under den berörda perioden bort. Anställda där data inte importeras ligger kvar. Kalendarieposter som redan finns kopplade till en annan lönekörning ligger kvar.

Vid importen läses poster in t o m angivet avvikelsedatum för perioden.

Visma Lön 300 söker automatiskt efter importfiler i den mapp som Visma Tid föreslår för export. Om du i Visma Tid har valt att exportera filer till en annan mapp väljer du den sökvägen i stället i ditt löneprogram.

Inställningar i Visma Tid

För att du ska kunna exportera till Visma Lön 300 alt. Visma Lön 600 måste du göra följande inställningar i Visma Tid.

  1. Välj under Arkiv - Företagsunderhåll - Företagsinställningar - Integration.
  2. Markera Visma Lön 300 eller Visma Lön 600.
  3. Lägg in en sökväg för export av löneunderlag i fältet Sökväg för export av löneunderlag. Denna sökväg ska vara densamma som importkatalogen i Visma Lön 300/600 under Arkiv - Företagsunderhåll - Företagsinställningar - Import/Export.
  4. Markera Exportera fördelning per resultatenhet och/eller Exportera fördelning per projekt om du vill fördela arbetad tid i samband med export av lönefilen. I Visma Lön 600 kan fördelningen av ett belopp göras på flera olika resultatenheter och/eller projekt.

Läs mer om du du skapar löneunderlag i Visma Tid i avsnittet Om löneunderlag.

Inställningar i Visma Lön 300/600

Om du ska importera en fil från Visma Tid måste du göra följande inställningar i Visma Lön 300/600.

  1. Välj Arkiv - Företagsunderhåll - Företagsinställningar - Import/Export.
  2. Markerar Föreslå import vid ny lönekörning om du vill att programmet ska föreslå att tidsfilen ska läsas in och uppdatera de anställdas lönespecifikationer direkt när du skapar en ny lönekörning.
  3. Ange sökvägen till tidsfilen som sparas från Visma Tid i fältet Importkatalog.
  4. Klicka på Tidkoder för att se till vilka mallar respektive till vilka enskilda lönearter olika koder från Visma Tid är kopplade.
  5. Klicka på Utläggskoder för att lägga till egna utläggskoder och ändra kopplingar till lönearter och guider för de utläggskoder som är standard.
  6. Klicka på Spara.

Nu är inställningarna klara för att importera en tidsfil.

Import av tidsredovisning till Visma Lön 300/600

Om du ska exportera tidsredovisning från Visma Tid och sedan importera den till Visma Lön 300/600 gör du så här:

  1. Skapa en lönekörning i Visma Lön 300/600 genom att klicka på Ny lönekörning under Arbeta med - Lönekörning - Förstasida.
  2. Fyll i utbetalningsdatum och markera för vilka anställda du vill skapa en lönespecifikation m m i kolumnen Skapa lönespec.

Obs!

Du kan inte både registrera uppgifter i kalendariet i Visma Lön 300/Visma Lön 600 och i Visma Tid. De uppgifter du eventuellt gjort i kalendariet rensas när du importerar filen från tidsredovisningen.

  1. Klicka på Skapa.
  2. Markera den fil du vill importera och klicka på Öppna.
  3. Nu skapas lönespecifikationer.
  4. Klicka på Ja om du vill fortsätta importen. Om du vill skapa lönespecifikationerna utan att importera från tidsredovisningen klickar du på Nej.

Det går inte att välja vilka anställda i filen som ska importeras. Om en anställd finns i lönekörningen och i filen så importeras den. För anställda som finns i lönekörningen men inte i filen skapas en lönespecifikation med registreringar som hämtas från mallen för lönespecifikationen och/eller från kalendariet. Övriga lämnas opåverkade.

  1. Klicka på Skriv ut om du vill skriva ut informationen och sedan Stäng för att stänga dialogrutan.

Om det finns skillnad mellan fil och lönekörning får du en fråga om du vill fortsätta med importen trots skillnaderna.

  1. Klicka på Ja om du vill fortsätta och Nej om du vill avbryta importen.

Om det finns tidsregistreringar som inte går spara på lönespecifikationen får du får du information om det. Felet kan bero på att det inte finns kopplingar till lönearter eller snabbval för denna typ av avvikelse. Det kan också bero på att den som har registrerat tiden har valt fel kod.

Det är inte ovanligt att man de första gångerna man importerar från tidsredovisningsprogram får felmeddelanden. Allt går att korrigera manuellt på lönespecifikationen. Korrigera i löneprogrammet och i tidsredovisningsprogrammet så att inte samma fel uppstår vid nästa import.

  1. Klicka på Ja om du vill fortsätta att importera uppgifter för aktuell anställd, Nej om du istället vill importera uppgifter för nästa anställd och Avbryt om du vill avbryta importen.

Du får nu sammanfattning om vad som skett i samband med importen. I första hand gäller informationen sådant som du bör kontrollera och eventuellt korrigera på lönespecifikationen eller i anställningsregistret.

  1. Klicka på Skriv ut om du vill skriva ut informationen till skrivare och därefter på Stäng för att stänga dialogrutan.

Tidsregistreringarna har nu sparats på de anställdas lönespecifikationer.

Om du istället vill skapa lönekörningen först och sedan importera en fil från ditt tidsredovisningsprogram gör du så här:

  1. Klicka på knappen Importera från tidsredovisningen nere till vänster.

Välj fil att importera i den dialog som öppnas.

Obs!

Om du har registrerat lönearter manuellt på lönespecifikationen raderas de vid importen. Lönearter som hämtats från den mall för lönespecifikation som du skapat i anställningsregistret ligger däremot kvar.

På lönespecifikationen för en anställd är registreringarna från tidsredovisningen nu sparade.

Om det finns tidsregistreringar på projekt som inte är upplagda i löneprogrammet så får du en fråga om de nya projekten ska skapas.

  1. Välj Ja för att importera projektet/projekten eller Nej för att importera utan projektfördelning.