Utläggskategorier

Här gör du inställningar för utlägg såsom bland annat boendekostnader, parkering, resekostnader och sjukvård. Här kan du även lägga en årlig budget för friskvård, läs mer i avsnittet Kan den anställde få meddelande om beloppet för årlig friskvård överskrids?.

För den här kategorin är det endast möjligt att sätta ett kostnadskonto. Klicka på kugghjulet vid respektive utlägg för att göra avancerade inställningar.

Här gör du inställningar för utläggskategorier som rör representation. Det är här möjligt att ange konton för avdragsgill respektive ej avdragsgill representation. Klicka på kugghjulet vid respektive utlägg för att göra avancerade inställningar.

Här gör du inställningar för inrikes och utrikes traktamente.

Förutsättningar för att skattefritt traktamente ska betalas ut:

• den anställde gör en tjänsteresa med övernattning som ligger mer än 50 km utanför den vanliga verksamhetsorten och bostaden.
• det utbetalda beloppet får inte överstiga schablonbeloppen för traktamente som gäller vid inrikes respektive utrikes resa,
• arbetsgivaren har ett underlag, exempelvis en reseräkning, som innehåller uppgifter om den anställdes tjänsteresa.

Läs mer på skatteverket.se.

Om du klickar på Avancerade inställningar längst ned kan du göra ytterligare inställningar som rör traktamente:

Matavdrag skattepliktig del inrikes

Här kan du ange måltidsavdrag i procent av extra dygnsbelopp för inrikes resa. Avdraget är skattepliktigt.

Matavdrag skattepliktig del utrikes

Här kan du ange måltidsavdrag i procent av extra dygnsbelopp för utrikes resa. Avdraget är skattepliktigt.

Skattepliktig del per dag (utöver skattefri del)

Standardinställningen för traktamente är att endast den skattefria delen ska betalas ut. Om du även vill betala ut skattepliktig del klickar du på utläggskategorin Traktamente och väljer Avancerade inställningar. Välj alternativ under Skattepliktig del per dag (utöver skattefri del) och ange värden.

Tillåt användare att registrera traktamente med slutdatum framåt i tiden.

Om det här valet är markerat tillåts rapporterna att innehålla traktamente för framtida datum. Den här inställningen påverkar både endagsförrättningar och flerdagstraktamenten.

Tillåt endagsförrättning

Resa utan övernattning (även kallat endagsförrättning eller endagstraktamente) är skattepliktigt, precis som vanlig lön. För att endagsförrättning ska kunna användas i Visma Utlägg måste det här valet vara markerat.

När Tillåt endagsförrättning är aktiverat används beräkning enligt Skatteverkets regelverk för skattefria traktamenten för heldag och halvdag:

Heldag med ersättning	Heldag med ersättning - Avresedagen räknas som en hel dag om den anställde börjar resan före klockan 12.00. Hemresedagen räknas som heldag om den anställde kommer hem efter kl. 19.00.
Halvdag med ersättning	Som halv dag räknas avresedagen om den påbörjas klockan 12.00 eller senare och hemkomstdagen om resan avslutas klockan 19.00 eller tidigare.

Vill du anpassa företagets regler för traktamenten aktiverar du Anpassade timmar och belopp. Du kan ange regler för hur många timmar som definierar halvdag respektive heldag och ange ersättningsbelopp för dessa. De anpassade inställningar du gör överstyr då Skatteverkets regler.

Aktiverar du Anpassade matavdrag kan du ange belopp för frukost, lunch och middag.

Aktiverar du Anpassade regler utrikes får du möjlighet att ange specifika regler som ska gälla för utlandsresor. Vill du istället använda Skatteverkets schablonbelopp och deras definition av hel- och halvdag så markerar du Använd respektive lands normalbelopp.

När det gäller milersättning finns det stöd för respektive biltyp. Du kan ange vilka belopp som betalas ut samt mot vilket konto kostnaden för skattefri respektive skattepliktig del ska styras mot.

Standardinställningen är att endast den skattefria delen ska betalas ut. Beloppen för skattefri ersättning är förinställda och kan inte ändras.

Om du även vill betala ut en skattepliktig del gör du så här:

1. Klicka på tre prickarna och välj Redigera vid utläggskategorin Milersättning.
2. Välj Skattepliktigt i kolumnen Ersättningstyp.
3. Klicka på pilen längst ut till höger på raden så att detaljerad information om milersättningen visas.
4. I kolumnen Ersättning (per km) fyller du i den totala ersättningen (skattefri + skattepliktig del).
5. Klicka på Spara.

Utläggskategorin används för de utlägg som avser tjänster eller varor inköpta från utlandet men som är omsatta i Sverige. Här måste konton anges för ingående och utgående moms för den fiktiva momsen som ska rapporteras.

För att använda utläggskategorin Inköp från utlandet (omvänd skattskyldighet) klickar du först på Lägg till kategori.

För att använda utläggskategorin Förmån klickar du först på Lägg till kategori.

Klicka på Hantera flera inmatningsfält för att välja vilka fält som ska vara synliga respektive obligatoriska att fylla i för användaren.

För vissa inmatningsfält kan du även välja Lägg till undantag för en specifik utläggskategori. Valet visas till höger på raden när du för muspekaren över inmatningsfältet. Om du exempelvis väljer Lägg till undantag för inmatningsfältet Belopp inkl. moms kan du välja att göra inställningar vad det gäller belopp för en av utläggskategorierna.

Skapa nytt

Du kan lägga till egna inmatningsfält genom att klicka på Skapa nytt. Du kan då göra följande inställningar:

Fältvalidering

På vissa inmatningsfält kan du lägga till en validering, det vill säga ange krav som ska uppfyllas för att registreringen ska kunna sparas. Du kan välja mellan Ingen extra validering och Strängvalidering.

Ingen extra validering	Vid denna inställning görs ingen kontroll av vad som skrivs in i fältet och användaren kan ange valfritt värde eller text.
Strängvalidering	När du väljer Strängvalidering visas fälten Minsta tillåtna längd och Högsta tillåtna längd, där du ska ange lägsta respektive högsta antal tillåtna tecken som ska skrivas i valt fält. Du kan under Meddelande till användaren om ogiltig validering skriva ett meddelande som visas om dessa krav inte uppfylls vid registrering.

Beloppsbegränsning

När du väljer Beloppsbegränsning visas fälten Minsta tillåtna värde och Högsta tillåtna värde, där du ska ange lägsta respektive högsta antal tillåtna värde som ska skrivas i valt fält.

Momsvalidering

När du väljer Momsvalidering visas I förhållande till annat fält där du kan välja Belopp inkl. moms. Du kan också ange en maxgräns i procent för hur mycket moms som får anges i fältet vid Max tillåtna moms %.

Kontrolltyp

Varning (möjlig att skicka in)	När detta val är markerat kommer användaren att få en varning om värdet som anges i fältet ej uppfyller kraven enligt valideringen, men det går ändå att skicka in utlägget.
Spärr (ej möjlig att skicka in)	När detta val är markerat kan användaren inte skicka in utlägget om värdet som anges i fältet ej uppfyller kraven enligt valideringen.

Meddelande till användaren vid misslyckad validering

Här kan du skriva in en text som kommer att visas för användaren om värdet som anges i fältet ej uppfyller kraven enligt valideringen.