Registrera utläggsrapporter med företagskort

Detta avsnitt gäller för dig som är användare och inloggad i privat läge.

När du registrerar utlägg med företagskort kan du göra det på olika sätt.

Registrera kvitto direkt vid kortköp

För att inte riskera att tappa bort kvittot är det bra att lägga in kvittot i Visma Utlägg direkt vid köptillfället.

Får du ett kvitto via mejl kan du vidarebefordra det direkt till [email protected], då läggs kvittot in automatiskt i Visma Utlägg under Ej inskickade utlägg.

Får du ett papperskvitto gör du så här:

Logga in i Visma Utlägg.
Skapa ett nytt utlägg och fota kvittot.

När du sparar utlägget hamnar kvittot under Ej inskickade utlägg. När transaktionen sedan läses in vid nattens import av korttransaktioner blir det lätt att matcha korttransaktionen mot det redan skapade utlägget under Ej inskickade utlägg.

Klicka på rapporten under Ej inskickade utläggsrapporter.
Justera de utlägg/korttransaktioner som visar att de behöver kompletteras.
Klicka på kamerasymbolen och välj Hämta från befintligt utlägg.
Koppla det sedan tidigare skapade utlägget till transaktionen.
Klicka på Spara.

Korttransaktioner – Företaget har betalansvar

När det görs ett köp med företagskortet skickas transaktionen till Visma Utlägg under natten och en utläggsrapport skapas automatiskt under Ej inskickade utläggsrapporter. Rapporten fylls på med månades kortköp och går inte att skicka in förrän fakturan för företagskortet har kommit från banken.

Du behöver komplettera ditt kortköp med en bild på ditt kvitto. Gör så här:

Klicka på rapporten som ligger under Ej inskickade utläggsrapporter.
Klicka på de utlägg som visar att de behöver kompletteras.
Klicka på kamerasymbolen och välj Ta bild för att komplettera transaktionen med en bild på ditt kvitto. Det går också att hämta en bild från telefonens bildbibliotek. På webben lägger du till en bild från din dator i rutan Underlag för utlägg.

Bilden tolkas automatiskt. Förutom den redan förifyllda kortköpsinformationen (beskrivning, datum, belopp, moms och valuta) sätts nu också en utläggskategori.

Kontrollera att appen har tolkat ditt kvitto korrekt och komplettera eller ändra om det behövs.
Klicka på Spara.

När fakturaperioden är avslutad och fakturan har kommit, låses rapporten upp och du kan skicka in din utläggsrapport som då matchar fakturan.

Korttransaktioner – Privat betalansvar

När det görs ett köp med företagskortet skickas transaktionen till Visma Utlägg under natten och hamnar som enskilda utlägg under Ej inskickade utlägg.

Gör så här:

Gå igenom utläggen för att avgöra vad som avser privata kortköp och kortköp som ska ersättas av företaget.
Radera de kortköp som är privata.
Komplettera de kortköp som ska ersättas av företaget.
Klicka på de utlägg som visar att de behöver kompletteras.
Klicka på kamerasymbolen och välj Ta bild för att komplettera transaktionen med en bild på ditt kvitto. Det går också att hämta en bild från telefonens bildbibliotek. På webben lägger du till en bild från din dator i rutan Underlag för utlägg.
Skapa en utläggsrapport och markera de utlägg som ska läggas till i rapporten.
Klicka på Skicka.

Privata kortköp – Företaget har betalansvar

När företaget har betalansvar för ditt företagskort och du har gjort privata inköp med kortet, så kan du välja att markera utlägg/korttransaktioner som privat.

Klicka på utlägget i rapporten under Ej inskickade utläggsrapporter.
Vid fältet Kopplad till korttransaktion väljer du att markera utlägget som privat.

Utlägget registreras då som ett privat kortköp och transaktionen blir en skuld till företaget, som vanligtvis korrigeras genom avdrag på din lön.