Så blev de medarbetarnas bästa byrå

Vi backar bandet till 2016. Branschen mådde inte bra och på våren jobbades det alldeles för mycket. Jerry själv hade 300 timmars övertid och insåg att han inte ville jobba så mycket. Det behövdes en förändring och Ebit Sverige gick med i Visma Spcs affärsutvecklingsprogram.

I programmet fanns det olika fokusområden att jobba mot varav ett var livsstilsfokus.
– Vi visste direkt att vi ville ha livsstilsfokus, berättar Jerry. Vi tror stenhårt på att livet måste vara i balans för att man ska kunna prestera. Du presterar bättre när du är i harmoni och arbetsliv, socialt liv och hälsa hör ihop.

Mjuka värden ger resultat

Sedan dess har Ebit Sverige gjort en väldigt medveten satsning på mjuka värden. Jerry beskriver det som att medarbetarna på en byrå är lika viktiga som det är för en människa att dricka vatten.
– Det är det vi har innanför våra väggar som kunderna köper in sig på och även de nya medarbetarna. Det är hur vi beter oss innanför våra väggar som skapar känslorna.

– Vi har satsat så hårt på mjuka värden att lönsamheten har varit sekundär, fortsätter Jerry. Vi budgeterar och riktar mot ett resultat och vi har tagit av resultatet för att stimulera mjuka värden. Prickar vi in mjuka värden når vi så småningom resultat. Ett resultat som dessutom kommer vara hållbart på lång sikt.

En tyst överenskommelse

Jerry beskriver hur det mjuka går hand i hand med affärsmässiga resultat som en tyst överenskommelse.
– Har jag en arbetsgivare som berikar mig kommer jag att göra det lilla extra för att resultaten ska komma. Självklart har vi koll på vår affärsmodell och resultatet men fokus ligger på mjuka värden. Att förstå vårt why och att alla ska förstå varför varje tjänst är viktig.

Att få vara sig själv

På Ebit Sverige får varje anställd vara sig själv och det är good enough att vara den du är. Kunderna har gett kommentarer om att det är avslappnat, härligt och kul att komma till sin redovisningsbyrå.
– Det är våra anställda som gör att kunden trivs och den som jobbar hos oss får vara sig själv. Vi arbetar också med respekt för varandras olikheter. När vi har rekryterat har vi velat ha en bred grupp i personligheter och kompetens.

Utmaningen i branschen

Rekryteringen och att attrahera rätt personer är det största problemet för många redovisningsbyråer. En stor del av aktörerna jobbar på fel sätt och många vill lämna branschen.
– Personligen hade jag inte varit kvar i branschen om det inte hade funkat att jobba på ett sätt som också ger en bra arbetsmiljö, säger Jerry. 

– Det betyder inte att vi alltid gör rätt, det är ingen rosa fluffig tillvaro hos oss. Det senaste vi har pratat om är hur vi kan öka delaktigheten kring just rekryteringen. För närvarande är det ledningen, vilket avser mig själv och byråledaren Sara Gunnstam, som håller i de flesta intervjuerna men vi har också provat lite andra modeller där en utav dem är att de hetaste kandidaterna har fått ta en fika med teamet för att se hur både kandidat och team fungerar ihop. Detta har dock varit en stor anspänning för kandidaten, så här behöver vi utvärdera hur vi kan få delaktighet på ett lättsammare sätt. En annan modell är att låta någon annan från teamet ersätta en ur ledningen under intervjuerna.

Nätverkandet viktigt

Ebit Sverige använder sig ofta av sociala medier för rekrytering men Jerry berättar att nätverkandet pågår hela tiden ute i olika miljöer. Nätverkandet möjliggör till exempel att han träffar någon som är anställd på en ekonomiavdelning idag, en person vars barn söker jobb eller att man sår frön för framtida tankar om förändringar i arbetslivet hos människor.

Alla ska bli sedda och hörda

Byrån består av tre teamledare som också är redovisningskonsulter men som har ett teamledaransvar i att vara bryggan mellan teamet och ledningen. Alla ska bli sedda och hörda. Som en del i den ambitionen har Ebit Sverige en Daily Huddle varje dag där de går två varv laget runt där varje medarbetare får berätta vad han eller hon jobbar med just nu och vad hen behöver hjälp med. 
– Daily Huddles är magiskt för att hantera arbetsbelastning, säger Jerry. 

En gång i veckan har byrån Weeklys där varje medarbetare får dela hur de mår, arbetsbelastning och på mötet diskuterar man också arbetssätt och informationsflöde för att säkerställa att all information verkligen når alla.

En gång i månaden byts Weeklyn ut mot en Ebit Sverige Challenge där hela arbetslaget får jobba med en specifik fråga. Det kan till exempel vara “Vad är världens bästa arbetsplats?” eller “Vilken tjänst skulle vi vilja utveckla/sluta med?”. Här finns det utrymme för viktiga reflektioner som kanske annars lätt hamnar i skymundan i vardagen.

Platt organisation och lyhördhet

Ledarskapet på Ebit Sverige bygger på en relativt platt organisation där alla får och förväntas ta ansvar. Jerry betonar att ledaren är en människa precis som medarbetarna och ledningen kommer inte ha svar på allt.
– Som ledare behöver vi vara lyhörda och jobba mycket med att pusha ut ansvar och kompetens. Jag tror på fria tyglar där varje medarbetare får ta personligt ansvar. Vi jobbar också mycket med förändring och förväntansbilder så att förväntan och verklighet möts så bra det bara går.

Jerrys sju viktiga steg för ett mer hållbart arbetsliv:

1. Ha koll på byråns SWOT.
2. Dokumentera och kommunicera vision, mål och aktiviteter för att nå dit, så att alla i teamet ser att vi tar oss framåt.
3. Digitalisering genom att ligga i rätt mjukvara och börja förändra och påverka hur material kommer till oss redan hos kund och deras leverantörer.
4. Standardisering av arbetssätt internt. Det minskar ner starttider, men effektiviserar också när det kommer till att hjälpa en kollega vid sjukdomar, överbelastning etc.
5. Se över affärsmodellen. Tar vi betalt på rätt sätt, för rätt saker, och för allt vi gör?
6. Mäta debiteringsgrad och AHR. Debiteringsgraden för Ebit Sverige låg på 93% 2016, och nu strax under 80%. Man måste säkerställa att man frigör intern tid för förändringar och utbildning, annars spelar det ingen roll vad man ber teamet om ifall tid inte finns. Genom att också mäta AHR så har vi stenkoll på lönsamheten i respektive uppdrag och för byrån i stort. Så vi ser att våra förändringar ger rätt effekter även om vi under omställningen satsar mycket pengar på minskad debiteringsgrad.
7. Identifiera vår ”optimala kund”. Alla företagare är inte för oss att jobba med. Vilka är vi bra på? Vilka är energitjuvar och olönsamma? Vilka har vi roligast med? Etc.