Så växte de sin byrå rekordsnabbt

Allt började när de tre delägarna jobbade på större byråer men saknade att få jobba mer nära ägarna till bolagen de samarbetade med.

– För oss är det viktigt att lära känna kunden bakom företaget för att ta reda på hur de tänker kring sin verksamhet, men också hur de arbetar med sin administration och ekonomi idag - och hur kunden skulle vilja ha det. På så sätt kan vi anpassa våra tjänster och hur vi kan jobba tillsammans på bästa sätt.

Automatiserade processer och siffror live

– Vi vill ha en process där det flyter så bra som möjligt och där så mycket som möjligt är automatiserat. Helst ska inget komma in på papper utan underlagen kommer in via appar direkt in i Visma eEkonomi. Vi kommer aldrig scanna leverantörsfakturor på vårt kontor, utan istället hjälpa kunden att jobba bort papper från början. Eftersom vi jobbar automatiserat har kunderna många siffror “live” och vi brukar ha kontakt med kunden veckovis eller varannan vecka.

– Visma Advisor är kärnan i vår verksamhet, säger Johanna. Där har vi bevakningslistor, kundregistret, tidrapportering, fakturering och därifrån kommer vi åt alla program. Vi ser om allt är klart i slutet av en månad, att vi når målen och hur bokslutsarbetet går för hela byrån. Varje medarbetare har sina kunder som man är ansvarig för men vi hjälps åt och fördelar arbetet. 

Johanna berättar att Redo jobbar med fasta priser men att priset beror på vilka delar som kunden vill ha och volymen på leverantörs- och kundfakturor, vilken bank kunden har, om det finns lager osv. För lön har byrån ett fast pris per lönespecifikation och tillkommande kostnad för arbetsgivarintyg och liknande. Ett koncept som fungerar väl.

Redos nya kunder kommer nästan uteslutande via rekommendationer. 
– Vi vill gärna jobba med personer som trivs med våra värderingar, vill utvecklas och gillar förändring. Därför är det ganska naturligt att vi har många konsultbolag i olika former, allt från hantverkare som säljer sina tjänster till utvecklingsbolag som kommer från vårt samarbete med Science Park. 

Snabbare tillväxt än planen kräver flexibilitet

Byrån har vuxit mycket snabbare än delägarna hade tänkt från början. Tanken var att de skulle vara fem personer efter fem år men vid den tidpunkten hade antalet medarbetare passerat tio.

– Vi fick mycket mer att göra än vi trodde och hade underskattat hur mycket våra nöjda kunder skulle rekommendera oss vidare.

Att växa snabbt har sina utmaningar och det gäller att vara anpassningsbar, menar Johanna. Hon ger som exempel att de till en början inte ville ha någon byråledare men att de behövde tänka om när de blev fler medarbetare.

– Ju fler man blir, desto fler rutiner och processer behövs, säger Johanna. Det är både svårare och enklare för det är mer förarbete men också lättare om någon är frånvarande Därför är det viktigt att vi har gemensamma mål och gemensamma kunder, inte mina och dina kunder. 

Nycklarna till framgång

En framgångsfaktor är att Redo startades av tre delägare som kompletterar varandra och har samma grundvärderingar. Johanna anger också löpande ägarmöten som en viktig del av resan.

– Vi har alltid tagit oss tid för våra ägarmöten som vi har en gång i månaden, säger Johanna. Där satte vi vår värdegrund från början som är att vi vill att byrån ska ha engagemang, vara tillgänglig, öppen och nytänkande. Det genomsyrar allt, även val av lokal, att det ska vara tillgängligt och lätt att bara kunna komma förbi. På ägarmötena tar vi också upp allt från medarbetarutveckling till om vi behöver ett nytt IT-system och hur ekonomin går.

Arbetsklimatet i fokus

– Vi har valt att fokusera väldigt mycket på våra medarbetare. Trivs man på jobbet gör man ett bra jobb, menar Johanna. Det är viktigt med gemenskap och gemensamma mål. Därför har vi valt att ha en bonus till samtliga medarbetare som baseras på det totala resultatet för året. Vi är tydliga med att alla arbetsuppgifter är viktiga och vi har av den anledningen också ett rullande schema på receptionen som inkluderar alla anställda. Så att det blir allas uppgift att till exempel fixa fika. Vi är också tydliga med att vi är tre delägare idag men att det inte alltid kommer att vara så utan på sikt kommer vi att utöka antalet.

– Våra medarbetare har möjlighet att jobba hemma och just nu har vi en hybridvariant där varje person har en till två fasta dagar på kontoret varje vecka. Men vi utvärderar hela tiden hur vi vill ha det och om vi behöver göra förändringar.

Varje morgon har byrån ett REDO-för-dagen-möte på tio minuter där man går laget runt och checkar av läget, delar tips och trix och kollar av om någon behöver hjälp. Morgonmötet är viktigt för att stärka gemenskapen.

Johannas tips till dig som vill växa din byrå:

1. Skapa en trivsam arbetsplats och arbetsmiljö, trivs medarbetarna så trivs kunden. 
2. Våga testa ny teknik och använd så mycket automation som möjligt. 
3. Var engagerad i kunderna och skapa bra rutiner tillsammans med kunden.