Räkenskapsinformation - vad behöver du lagra och hur?

Vad är räkenskaps-
information?

Till räkenskapsinformation räknas verifikationer såsom kvitton, fakturor, låneavier, bankinsättningsuppgifter, avtal (t ex hyresavtal) med mera. I regel ska alla mottagna uppgifter användas som verifikationer, även om du bara tar emot enstaka uppgifter och själv kompletterar med egna uppgifter för att uppfylla de krav på en verifikations innehåll som anges i bokföringslagen.

En följesedel kan till exempel bli en del av en verifikation om det är så att fakturan/kvittot inte innehåller de obligatoriska uppgifterna, men följesedeln gör det. Årsbokslut, årsredovisning och förenklat årsbokslut utgör också räkenskapsinformation, likaså behandlingshistorik och systemdokumentation.

Hur ska den lagras?

Räkenskapsinformationen ska lagras varaktigt och lätt åtkomligt i Sverige och får inte försvinna eller blir oläslig. Det senare kan innebära att du kan behöva ta kopior av till exempel kvitton.

Informationen ska lagras på ett sätt som ger ett giltigt skydd ur brand- och säkerhetssynpunkt. När det gäller lagring av digital information är det viktigt att du regelbundet tar säkerhetskopior.

Du får dock inte glömma att det är den som är bokföringsskyldig som är ansvarig för att arkivering av räkenskapsinformation sköts enligt lagen och att informationen kan tas fram vid behov. Du kan avtala med någon annan part om att sköta arkiveringen, men det befriar inte dig från ansvaret. Du måste alltid försäkra dig om att reglerna kring arkivering följs och att du kan få tillgång till all räkenskapsinformation under hela arkiveringstiden.

Ska den sparas elektroniskt eller på papper?

För att avgöra om räkenskapsinformationen ska sparas på papper eller elektroniskt (t ex pdf), skiljer man på om informationen skapats av företaget eller skickats till företaget.

Systemdokumentation

Oavsett om du använder ett molnbaserat eller lokalt installerat program så ska det finnas en systemdokumentation över ditt program. Systemdokumentation ska omfatta beskrivningar, instruktioner och annan dokumentation som gör det möjligt att förstå hur programmet är uppbyggt och hur du arbetar med det.

När det gäller systemdokumentation för Visma Administration 2000 kan du ta hjälp av den skrivna hjälpen för att få information om hur ditt program fungerar.

I systemdokumentationen är det inte bara sådant som rör själva programmet som ska redovisas, utan även uppgifter som till exempel hur räkenskapsinformationen arkiveras, om särskilda konton används eller hur arbetsfördelningen ser ut mellan dig och din eventuella redovisningsbyrå.

Exempel på information som ska lagras

• Verifikationer - underlag som förklarar affärshändelsen och dess innebörd (kvitton, fakturor, avtal, skuldebrev, även i vissa fall prislistor, bankkontoutdrag och följesedlar etc).

• Årsbokslut , årsredovisning och förenklat årsbokslut men även specifikationer av balansräkningsposter, som till exempel lagerinventeringslistor, kassaintyg m m.

• Manualer och andra beskrivningar av hur bokföringsprogrammet fungerar. Vilka automatkonteringar som utförs, hur de olika delsystemen påverkar varandra, vilken kontoplan som används, vilka verifikationsserier som används osv.

• Beskrivning av vilka redovisningsprinciper samt värderingsprinciper som används.

Frågor att ställa sig

• Hur tog jag emot underlaget, vilket var “originalformatet” - elektroniskt eller pappersformat?

• Hur ska informationen presenteras i bokföringen - elektroniskt eller pappersformat?

• Uppfyller underlagen bokföringslagens krav på verifikationer?

• Hur länge måste informationen sparas?

• Hur kommer jag åt informationen under hela arkiveringstiden?

• Kan jag ta fram informationen under hela arkiveringstiden?

• Riskerar informationen att bli oläslig innan arkiveringstidens utgång?

• Kan informationen överföras utan att väsentlig information förloras?