Ta emot e-fakturor

När du aktiverar att ta emot e-fakturor läggs ditt företag till bland Vismas register av e-fakturamottagare. Det innebär att dina leverantörer kan se att ditt företag är redo för att ta emot e-fakturor. För att aktivera funktionen, följ stegen nedan.

1. Gå till Appar och tillval och välj Ta emot fakturor.
2. Välj knappen Aktivera.
3. Fyll i uppgifterna.

Genom att be dina leverantörer skicka e-fakturor snabbar du på övergången till ett mer effektivt sätt att hantera dina leverantörsfakturor.

1. Gå till Inköp - Leverantörer.
2. Välj länken Bjud in leverantör till att skicka e-fakturor nere i fönstrets vänstra hörn, eller redigera en leverantör och välj samma länk därifrån.
3. Välj vilka leverantörer du vill bjuda in till att skicka e-fakturor.
4. Välj Nästa.
5. Redigera meddelandet om du vill lägga till eller ändra något.
6. Välj Skicka inbjudan.

Du får en notifiering när en leverantör har skickat en e-faktura till dig.

1. Välj länken i notifieringen eller gå till Inköp - Leverantörsfakturor och fliken Utkast.
2. Välj den leverantörsfaktura du vill registrera.
3. Välj Åtgärder - Öppna.

4. Välj konton mot vilka fakturan ska bokföras.

5. Välj Bokför.

Om dina leverantörer inte kan skicka e-fakturor kan du fortfarande ta emot leverantörsfakturorna digitalt i Visma eEkonomi Smart. Du kan välja mellan två alternativ.

Alt. 1. Ta emot leverantörsfakturor via e-post direkt till programmet (rekommenderat)

Låt dina leverantörer skicka pdf-fakturor direkt till Visma eEkonomi Smart genom att använda en unik e-postadress. Programmet kommer automatiskt att tolka fakturauppgifterna i realtid så att du kan betala och bokföra fakturan med bara ett par klick.

1. Gå till Inköp - Bildunderlag.

2. I det nedre vänstra hörnet, välj länken Vill du ta emot e-post under Bildunderlag? .

3. Välj Aktivera för att aktivera tjänsten.

Under aktiveringen skapas en unik e-postadress som du kan dela med dina leverantörer. E-postadressen visas i det nedre vänstra hörnet under Bildunderlag.

Du kan hantera alla avsändare genom att välja länken Hantera avsändare, som du hittar i det nedre vänstra hörnet bredvid din unika e-postadress. Här kan du godkänna eller blockera specifika e-postadresser genom att använda växlingsknappen som finns bredvid varje adress. Listan innehåller de e-postadresser du har registrerat under Grunduppgifter och Kontaktperson på dina leverantörer.

Alt. 2. Använd scanningstjänsten för att ta emot digitala fakturor via brev och/eller e-post

1. Gå till Inställningar - Företagsinställningar och fliken Faktureringsuppgifter.
2. Välj kryssrutan Aktivera scanningstjänsten och få pappersfakturor och mejlade fakturor från leverantörer som e-fakturor.
3. Be dina leverantörer skicka fakturor till nedanstående adresser.

Du kan ladda ner en pdf-fil med adressinformation under Appar och tillval - Ta emot fakturor.

När du tar emot en scannad faktura hanterar du den precis som en e-faktura i Visma eEkonomi Smart.

Leveranstid

Pdf-fakturor som kommer in till scanningstjänsten innan kl 12:00 behandlas och kan läsas in i ditt program senast kl 09:00 följande arbetsdag. Pdf-fakturor som kommer in efter kl 12:00 dag 1, är tillgängliga för inläsning senast kl 09:00 dag 3 (gäller vardagar).

Pappersfakturor som kommer in till scanningstjänsten före kl 12:00 behandlas och kan läsas in i ditt program kl 12:00 följande arbetsdag.

Det kan ta längre tid än det som står ovan beroende på hur IT-miljön ser ut på ditt företag.