Skapa eller redigera avtal

Alla anställda som arbetar måste ha ett avtal eftersom det bland annat styr reglerna kring hur OB och övertid ska beräknas. I filmen Avtal i Visma Lön Smart visar vi hur du gör inställningar för avtal.

Ett avtal kan redigeras så länge det inte används av någon anställd och ligger i en klarmarkerad eller låst period. Det går bara att skapa ett nytt avtal genom att kopiera ett befintligt.

Gör så här:

  1. Välj Inställningar - Löneinställningar.
  2. Välj fliken Avtal. Om du vill redigera ett avtal hoppar du till steg 7 i denna instruktion.
  3. Markera det avtal du vill utgå ifrån.
  4. Klicka på Kopiera avtalet längst ner till vänster.
  5. Ange Benämning.

Eftersom ett avtal kan användas till flera anställda är det bra om avtalets benämning är en tydlig beskrivning av dess upplägg.

  1. Klicka på Spara.
  2. Gör inställningar under Tidsregler, OB-regler och Övertidsregler.

Fliken Tidsregler visas bara om Visma Lön Anställd är aktiverat för företaget eftersom det bara är då du kan göra inställningar för flextid, tidssaldo och stämplingsavrundning.

Valen Hantera flextid och Hantera tidssaldo kan inte vara aktiva samtidigt.

Flextid ger medarbetarna möjlighet att variera sin arbetstid. Saldot för dagen ackumuleras och sparas som flexsaldo.

Flextid kan inte användas för anställda med timlön, månadsavlönade med oregelbunden arbetstid eller anställda med förtroendetid.

Gör så här om avtalet ska hantera flextid:

  1. Välj fliken Tidsregler.
  2. Markera Hantera flextid om det ska hanteras i avtalet.
  3. Skriv in timmar och minuter i fälten Flextiden får inte understiga och Flextiden får inte överstiga om företaget har regler för det.

Tidssaldo ger medarbetarna möjlighet att variera sin arbetstid. Saldot för avvikelseperioden ackumuleras och genererar ett löneavdrag eller överföring till kompsaldo på lönespecifikationen.

Tidssaldo kan inte användas för månadsavlönade med oregelbunden arbetstid eller anställda med förtroendetid.

Gör så här om avtalet ska hantera tidssaldo:

  1. Välj fliken Tidsregler.
  2. Markera Hantera tidssaldo om det ska hanteras i avtalet.

Avdrag görs med lönearter av typen Övrig frånvaro - Avdrag, Övrig frånvaro - Timavdrag, semestergrundande. Kompsaldot visas med lönearter av typen Tidbank - Komptid uppräkning på lönespecifikationen.

Stämplingsavrundning innebär att företaget kan sätta en gräns för hur många minuter före och efter den anställde får stämpla in och ut i förhållande till sitt arbetsschema. Tid arbetad före eller efter denna gräns kommer inte att räknas som arbetad tid, såvida det inte är övertid.

Gör så här om avtalet ska hantera stämplingsavrundning:

  1. Välj fliken Tidsregler.
  2. Markera Hantera stämplingsavrundning om det ska hanteras i avtalet.
  3. Skriv in antal minuter i fälten Före ordinarie arbetstids början och Efter ordinarie arbetstids början.

Exempel

Om den anställde ska jobba 08.00-17.00 enligt arbetsschemat och stämplingsavrundningen är 10 minuter, innebär det att stämplingar 10 minuter före och efter arbetstiden inte kommer att räknas som arbetad tid. Om den anställde exempelvis börjar jobba kl 07.45 visas en varning den aktuella dagen. Den anställde eller löneadministratören kan ändra registreringen till ett värde inom stämplingsavrundningen.

Gör så här om avtalet ska hantera obekväm arbetstid:

  1. Välj fliken OB-regler.
  2. Markera Hantera OB.
  3. Markera Procent eller Á-pris.
  4. Skriv in procentsats eller kronor för respektive OB-nivå för månadsavslönad och timavlönad.

I listan under OB-regler finns förslagna perioder utifrån vald typ av avtal. Så länge avtalet inte används av någon anställd eller ligger i en klarmarkerad eller låst period kan du lägga upp egna perioder, anpassa start- och sluttid och välja vilken OB-typ som ska gälla för perioden.

Om starttid ska vara vid midnatt anges tiden i formatet 00:00. Om sluttid ska vara vid midnatt anges tiden i formatet 24:00.

När du skapar nytt avtal och rutan Hantera OB är markerad kommer OB-regler enligt den typ av avtal du har valt att föreslås. Så länge avtalet inte används av någon anställd kan du enkelt lägga till/ta bort och ändra OB-regler så att det passar företaget. OB-timmar utfaller under schemalagd arbetstid för en månadsavlönad och under betald tid för en timavlönad. OB-timmarna förs automatiskt över till löneprogrammet vid synkroniseringen.

Om olika regler är valda för hel eller del av period, väljer Visma Lön Anställd den regel som ger högst ersättning.

Du kan lägga till perioder i avtal som inte används av någon anställd.

Det går bara att skapa egna perioder för händelser som infaller på samma datum varje år. För händelser där datumet inte är detsamma varje år måste de fördefinierade perioderna användas.

Gör så här för att lägga till en ny period:

  1. Klicka på plustecknet på sista raden i listan längst ner på sidan.
  2. Klicka i rutan under Perioder på den nya raden som har lagts till sist i listan.
  3. Välj fliken Skapa ny i dialogrutan som öppnas.
  4. Skriv in benämning för perioden.
  5. Välj för vilket datum regeln ska gälla om regeln infaller på samma datum varje år.
  6. Klicka på Lägg till.
  7. Markera perioden i listan på fliken Välj.

Listan på fliken Välj presenteras i bokstavsordning, så du kan behöva använda pilarna nere till höger i dialogrutan för att hitta perioden.

  1. Klicka på Spara.
  2. Ange start- och sluttid för den nya perioden.
  3. Klicka på Spara.

Du kan ta bort perioder i avtal som inte används av någon anställd. Klicka på minustecknet längst ut till höger på raden för den period du vill ta bort.

Gör så här om avtalet ska hantera övertid:

  1. Välj fliken Övertidsregler.
  2. Markera rutan Hantera övertid.

Nu visas val för vilka övertidsregler som ska gälla för avtalet. Valen som visas här styrs av vilket avtal som är valt under Typ av avtal.

  1. Skriv in hur många minuter efter ordinarie arbetstid som mertid och övertid ska registreras enligt företagets regler i fälten Mertid, Övertid 1, Övertid 2 och Övertid 3.

Exempel

En anställd har ett deltidsschema med ordinarie arbetstid 8.00 - 16.00. Deltidsschemat baseras på ett heltidsschema med arbetstiden 8.00-17.00.

I detta exempel har man bara skrivit in 30 minuter i fältet Övertid 1. Fälten Mertid och Övertid 2 lämnats tomma.

Om den anställde arbetar klockan 8.00 -17:30 blir resultatet så här:

Ordinarie tid 8.00-16.00
Mertid 16.00-17.00
Övertid 1 17:00 - 17:30
  1. Markera I pengar och/eller I komp beroende på hur den anställde ska kunna ta ut övertiden.
  2. Skriv in procentsats eller kronor i fälten för månadsavlönad och timavlönad.
  3. Skriv in timmar och minuter i fälten Komptiden får inte understiga och Komptiden får inte överstiga om företaget har regler för det.
  4. Markera Använd tvåtimmarsregeln om det ska hanteras.

Hantera mertid är markerat om det stöds av den typ av avtal som är valt.

För att arbetad tid ska registreras som övertid måste den deltidsanställde först ha fullgjort arbetstiden för heltid. Anställda som arbetar deltid får mertid tills arbetad tid uppgår till heltid. Arbetad tid därutöver registreras som övertid.

Tvåtimmarsregeln innebär att om en anställd med regelbunden arbetstid arbetar övertid inom två timmar direkt före eller efter ordinarie arbetstid så beräknas övertiden som Övertid 1 i max två timmar. Därefter övergår den arbetade tiden till Övertid 2. Samma regler gäller om arbetspasset sträcker sig över midnatt. För anställda med oregelbunden arbetstid beräknas tiden som Övertid 2 direkt.

Exempel

En anställd med regelbunden arbetstid har ordinarie arbetstid kl. 8.00-17.00. Om den anställde arbetar 6.00-19.00 så beräknas övertiden så här:

Övertid 1: 2 timmar (kl. 6.00 - 8.00)
Övertid 2: 2 timmar (kl. 17.00 - 19.00)

Du kan anpassa start- och sluttid och vilken övertids- och komptyp som ska gälla för perioden i listan Övertidsregler.

Du kan lägga till perioder i avtal som inte används av någon anställd.

Det går bara att skapa egna perioder för händelser som infaller på samma datum varje år. För händelser där datumet inte är detsamma varje år måste de fördefinierade perioderna användas.

Gör så här för att lägga till en ny period:

  1. Klicka på plustecknet på sista raden i listan längst ner på sidan.
  2. Klicka i rutan under Perioder på den nya raden som har lagts till sist i listan.
  3. Välj fliken Skapa ny i dialogrutan som öppnas.
  4. Skriv in benämning för perioden.
  5. Välj för vilket datum regeln ska gälla om regeln infaller på samma datum varje år.
  6. Klicka på Lägg till.
  7. Markera perioden i listan på fliken Välj.

Listan på fliken Välj presenteras i bokstavsordning, så du kan behöva använda pilarna nere till höger i dialogrutan för att hitta perioden.

  1. Klicka på Spara.
  2. Ange start- och sluttid för den nya perioden.
  3. Klicka på Spara.

Du kan ta bort perioder i avtal som inte används av någon anställd. Klicka på minustecknet längst ut till höger på raden för den period du vill ta bort.

Restid registreras vid tjänsteresor utanför schemalagd arbetstid. Om resan görs under schemalagd arbetstid räknas det in i arbetstiden och ska inte registreras som restid.

Fliken Restidsregler visas bara om Visma Lön Anställd är aktiverat för företaget.

Om företaget inte använder Visma Lön Anställd kan restid registreras via lönearter med snabbvalet Resor, kost och utlägg i kalendern eller direkt på lönekörningen.

Oberoende av om företaget använder Visma Lön Anställd eller ej så ska du ange á-pris på lönearterna 1186 - Restidsersättning vardag och 1187 - Restidsersättning helg under Inställningar - Löneinställningar, fliken Lönearter.

När rutan är markerad kan de anställda registrera restiden på webben eller i appen Visma Lön Anställd och registreringarna förs över till Visma Lön Smart.

För att kunna använda funktionen i appen måste version 4.1.6 eller senare (iOS) eller 4.1.2 eller senare (Android) vara installerad.

Skriv in minst antal minuter för tidsintervallet som måste uppfyllas för att restidsersättning ska betalas ut. Om restid registreras före och efter schemalagd arbetstid, ska tidsperioderna räknas ihop.

Exempel

30 minuter anges i fältet Restidersättning betalas ut med tidsintervallet.

  • Om den anställde registrerar 20 minuters restid före schemalagd arbetstid och 20 minuters efter schemalagd arbetstid kommer 30 minuter att räknas som restid. De resterande 10 minuterna räknas som restid utan ersättning.

  • Om den anställde registrerar 40 minuters restid före schemalagd arbetstid och 40 minuters efter schemalagd arbetstid, räknas 60 minuter som restid. Resterande 20 minuter räknas som restid utan ersättning.

Markera denna rutan om vill betala ut annan ersättning för restid under helgdagar.

Fältförklaringar

För anställda som registrerar sina tider själva styr valet av kollektivavtal i Visma Lön Smart vilken typ av kollektivavtal den anställde får i Visma Lön Anställd.

Du kan byta typ av kollektivavtal under Lön Smart - Anställda på fliken Anställning. Läs mer om detta i avsnittet Lägg till eller redigera uppgifter för anställd. Läs mer i avsnittet Koppla anställd till avtal om du vill koppla flera anställda till avtalet. Ändringen förs över till Visma Lön Anställd vid nästa import.

När du redigerar avtal har du val för att kopiera avtalet längst ner på sidan.

När du redigerar avtal har du val för att ta bort avtal längst ner på sidan. Observera att det inte går att ta bort avtal som används av någon anställd eller som ligger i en klarmarkerad eller låst period.

Här kan du koppla anställd till avtalet. Läs mer i avsnittet Koppla anställd till avtal.

Relaterade avsnitt

Beskrivning av perioder när du skapar nya avtal

Koppla anställd till avtal

Löneinställningar

Avtal i Visma Lön Smart

Arbeta smartare

Webbinarium - Teori Löneadministration

Boka kurs för att lära dig Visma Lön Smart

Löneskola - en gratis kurs i löneadministration

Filmer

Avtal i Visma Lön Smart

Se alla filmer om Visma Lön Smart

Lönehantering

Få hjälp med dina frågor om lönehantering i vårt forum

 

Supportforum

Upptäck Visma Lön Smart!