Löneinställningar

Det går inte att välja Innevarande månad som löneperiod för timavlönade, eftersom den anställde får betalt för arbetade timmar under löneperioden. Vid utbetalning exempelvis den 25 januari vet man fortfarande inte för perioden 25-31 januari om en timavlönad kommer att arbeta eller vara frånvarande, vilket gör att det inte går att betala ut timlön för innevarande löneperiod.

Föregående månad

Om lönen ska betalas ut månaden efter att den har tjänas in ska valet Föregående månad vara valt. Exempelvis så betalas lönen för januari ut omkring den 25 februari vid detta val.

T.o.m. dag i månaden

Valet T.o.m. dag i månaden innebär att du själv kan välja löneperiod, till exempel från dag 15 i en månad till och med dag 14 i nästa månad. Exempelvis så betalas lönen för perioden 15 januari till 14 februari ut omkring den 25 februari vid detta val.

Här kan du inte välja innevarande månad eftersom det inte går att registrera avvikelser förrän de har skett.

Föregående månad

Valet Föregående månad innebär att på den lön som exempelvis betalas ut omkring den 25 februari finns avvikelser från januari månad registrerade.

T.o.m. dag i månaden

Valet T.o.m. dag i månaden innebär att du själv kan välja period. Om du sätter 14 som dag i månaden kan du ta med avvikelser från och med exempelvis den 15 januari till och med den 14 februari på den lön som betalas ut omkring den 25 februari. Fältet T.o.m. dag i månaden blir inte aktivt förrän du väljer den avvikelseperioden. Den dag i månaden du väljer bör inte ligga efter utbetalningsdatum.

Eftersom avvikelseperioden alltid sammanfaller med löneperioden för anställda med timlön, både för fast anställd personal och extra personal, går det inte att göra några inställningar vid detta fält. De val som görs vid Löneperiod - Timlön gäller även för avvikelseperioden och det är de inställningarna som visas här. Läs mer under Löneperiod.

Har du valt alternativet Export av betalningsfil blir det kontonummer som är knutet till ditt primära företagskonto under Inställningar - Kassa- och bankkonton automatiskt valt som utbetalningskonto på bokföringsunderlaget. Har du valt Manuell utbetalning kan du välja om utbetalningen ska göras från företagskontot eller kassakontot.

När de anställda registrerar sina tider och avvikelser i Visma Lön Anställd kan du importera registreringarna in till de anställdas lönebesked i Visma Lön Smart vid lönekörning.

Om du vill aktivera Visma Lön Anställd för företaget klickar du på knappen Aktivera vid Anställda registrerar tider/avvikelser i Visma Lön Anställd. Aktivera sedan tjänsten för respektive anställd under Anställda, fliken Anställning. Läs mer i avsnittet Lägg till eller redigera uppgifter för anställd.

När de anställda registrerar sina tider och avvikelser i Visma Utlägg kan du importera registreringarna in till de anställdas lönebesked i Visma Lön Smart vid lönekörning. Läs mer om Visma Utlägg på vismaspcs.se.

Markera Anställda registrerar utlägg i Visma Utlägg om du vill aktivera tjänsten för företaget. Aktivera sedan tjänsten för respektive anställd under Anställda, fliken Anställning. Läs mer i avsnittet Lägg till eller redigera uppgifter för anställd.

Markera rutan om du alltid vill importera registreringar från Visma Lön Anställd, Visma Tid Smart/Pro, Visma Utlägg eller Visma Advisor när du skapar en ny lönekörning.

Vill du istället välja om importen ska göras vid varje lönekörning eller när du registrerar lönehändelser kan du läsa om hur du gör i avsnittet Lönekörningar.

Avtalstiden är en genomsnittlig arbetstid per månad som bestäms av kollektivavtal och används för beräkning av timavdrag och timtillägg för anställda med fast månadslön. Under Lön Smart - Anställda, fliken Lön visas den timlön som automatiskt beräknas genom att månadslönen delas med avtalstiden.

Avtalstiden i svenskt arbetsliv varierar mellan drygt 150 till 175 timmar. Avtalstiden är densamma varje månad hela året oberoende av hur många arbetstimmar det är i respektive månad. Om ditt företag inte har något avtal och inte heller tillämpar ett visst branschavtal rekommenderar vi att du väljer 175 timmar som avtalstid.

Om avtalstiden inte är densamma för alla anställda kan du skriva in en egen avtalstid på fliken Anställning under Lön Smart - Anställda.

Ange regler för avrundning av nettobelopp på lönebesked. I lönesammanhang avrundar man alltid uppåt till den anställdes fördel. Om ditt avtal inte anger något annat rekommenderar vi att du väljer Avrunda uppåt till hel krona.

Markera rutan om du vill att lönearter som du använt flera gånger vid löneregistreringen ska slås ihop på utskriften av lönebeskedet. Lönearter med à-pris kan bara slås ihop om de har samma löneartsnummer och samma à-pris. För lönearter med belopp räcker det att löneartsnumret är detsamma. Lönearter för frånvaro kan inte slås ihop för anställningstypen Komplett i Visma Lön Smart.

Som standard är avtalsfaktorn 12. I fältet kan du lägga in om ditt avtal räknar med en annan avtalsfaktor, exempelvis 12,2.

Du kan även välja avtalsfaktor per anställd under Lön Smart - Anställda, fliken Anställning, genom att markera Egen inställning vid fältet Avtalsfaktor sjuklön dag 1-14 månadsavlönad.

Markera denna ruta om företaget ska betala 10 procent av sjuklönen dag 15-90 för tjänstemän.

Här anger du det sjusiffriga avtalsnummer för Fora som finns i ditt försäkringsavtal.

Som standard sorteras programmets rapporter utifrån anställningsnummer. Om du hellre vill sortera rapporterna utifrån för- eller efternamn ändrar du sorteringsordningen här. Läs mer om rapporterna i avsnittet Rapporter.

Semestervillkor 10 används både för tjänstemän och för arbetare som får semesterlön baserad på semestergrundande lön och semestergrundande frånvaro under intjänandeåret. Det kan både gälla personal med fast månadslön och personal med timlön. Vid semesterårsavslut lägger sig den framräknade semesterdaglönen i anställningsregistret och används sedan när den anställde tar ut semester. Även semesterdaglön för de sparade dagarna räknas ut.

Semesteråret börjar

Standardförslaget är att semesterperioden följer semesterlagens semesterår (den 1 april till den 31 mars). Ett annat vanligt alternativ för semesterperiod är kalenderår, men du kan också välja att semesteråret ska börja vilken månad som helst. Alla semesterperioder blir automatiskt ett år långa.

Pågående period

Pågående period uppdateras automatiskt om du byter period för semesteråret. För semestervillkor 10 ligger intjänandeåret före semesteråret eftersom det inte går att räkna ut en semesterdaglön förrän all semestergrundande lön och semestergrundande frånvaro är registrerad.

Använd snittimlön istället för beräknad timlön vid värdering av semestergrundande frånvaro

Om företaget vill att den semestergrundande frånvaron ska värderas med en snittimlön enligt beräkningen Semestergrundande lön/Semestergrundande arbetstid, timmar ska rutan markeras.

Om företaget vill att den semestergrundande frånvaron ska värderas med den anställdes beräknade timlön ska rutan inte markeras. För timavlönade används den anställdes timlön och för månadsavlönade används den anställdes beräknade timlön.

Semesterlön %

I fältet Semesterlön skriver du in den procentsats som programmet ska använda vid beräkningen. Du måste använda samma procentsats för alla anställda som går efter detta villkor. Standardförslaget är semesterlagens 12 procent. Procentsatsen kan via avtal förhandlas fram till att bli högre men enligt semesterlagen aldrig lägre än 12 procent.

Detta semestervillkor används både för tjänstemän och arbetare med fast månadslön. Semestervillkoret beräknar semesterdaglön och semestertillägg med en procentsats på aktuell månadslön och räknar även fram semesterskulden för eventuellt rörligt semestertillägg. Vid semesterårsavslutet lägger sig det framräknade rörliga semestertillägget i anställningsregistret och betalas sedan ut som ett engångsbelopp, oftast i samband med huvudsemestern.

Semesteråret börjar

Standardförslaget är att semesterperioden följer semesterlagens semesterår (den 1 april till den 31 mars). Ett annat vanligt alternativ för semesterperiod är kalenderår, men du kan också välja att semesteråret ska börja vilken månad som helst. Alla semesterperioder blir automatiskt ett år långa.

Pågående period

Pågående period uppdateras automatiskt om du byter period för semesteråret.

Intjänandeåret är

Du kan välja att intjänandeåret ska vara året före semesteråret eller samma som semesteråret. Inställningen används för beräkning av hur många betalda semesterdagar en anställd tjänat in när intjänandeåret är slut.

Semestertillägg %

Semestertillägg beräknas med en procentsats på lönevariabeln Månadslön. Standardinställningen för semestertillägget är i enlighet med semesterlagen 0,43 procent. Procentsatsen går att ändra om företaget tillämpar andra regler. 

Semestertillägget betalas ut vid uttagstillfället

Rutan ska vara markerad om semestertillägget ska betalas ut vid uttagstillfället. Om alla semestertillägg betalas ut i samband med huvudsemestern (även till de anställda som inte har semester), ska rutan inte vara markerad.

Rörlig semesterlön

Den rörliga semesterlönen räknas automatiskt ut vid semesterårsavslutet. Det är viktigt att betala ut den rörliga semesterlönen varje år eftersom den annars försvinner och ersätts av en ny framräknad rörlig semesterlön vid semesterårsavslutet. Exempel på semestergrundande rörlig lön är bonus och provision för tjänstemän och övertidsersättning för arbetare.

Om du markerar Beräknas med en procentsats per dag på semestergrundande rörlig lön och med hänsyn tagen till semestergrundande frånvaro föreslås 0,50 procent per dag i fältet Semesterlön, rörlig, men procentsatsen kan ändras om ditt företag tillämpar andra regler.

Om du markerar Beräknas med en procentsats på semestergrundande rörlig lön föreslås 12 procent i fältet Semesterlön, rörlig, men procentsatsen kan ändras om ditt företag tillämpar andra regler.

Ta hänsyn till sysselsättningsgrad och ej semestergrundande frånvaro för sparad semesterdaglön

Enligt semesterlagen ska hänsyn inte tas till vilken sysselsättningsgrad den anställde hade när de sparade semesterdagarna tjänades in. Om du inte markerar rutan kommer den sparade semesterlönen alltid att bli densamma som den betalda.

Om företaget vill att det tas hänsyn till sysselsättningsgraden under det år då dagarna tjänades in ska rutan vara markerad.

Läs mer i avsnittet Vad innebär det att ta hänsyn till sysselsättningsgrad för intjänandeåret av de sparade dagarna?.

Detta semestervillkor används för säsongs- och extraanställda som inte ska ha semesterledighet med semesterlön utan bara få semesterersättning. Semesterersättningen kan antingen betalas ut vid varje lönetillfälle eller en eller flera gånger per år till exempel när anställningen upphör för säsongen. I anställningsregistret på fliken Semester kan du ange att semesterersättningen ska betala ut automatiskt vid varje lönetillfälle.

Semesterersättning %

Standardförslaget 12 procent är den procentsats som semesterlagen anger att arbetsgivare minst måste betala i semesterersättning. Du kan ändra till en högre procentsats om ditt företag tillämpar andra regler, men aldrig lägre.

Använd snittimlön istället för beräknad timlön vid värdering av semestergrundande frånvaro

Om företaget vill att den semestergrundande frånvaron ska värderas med en snittimlön enligt beräkningen Semestergrundande lön/Semestergrundande arbetstid, timmar ska rutan markeras.

Om företaget vill att den semestergrundande frånvaron ska värderas med den anställdes beräknade timlön ska rutan inte markeras. För timavlönade används den anställdes timlön och för månadsavlönade används den anställdes beräknade timlön.

Markera Specificera ingående moms på utlägg om du vill fördela totalbeloppet för anställdas utlägg på kostnader och ingående moms. Då läggs kolumnen Varav moms till i snabbvalet Resor, kost och utlägg. Ingående moms bokförs på konto 2641 - Ingående moms via lönearten 1235 - Moms ingående.

Rutan Använd resultatenheter är aktiverad när du börjar arbeta med programmet. Det innebär att du i menyn under Bokföring - Resultatenheter kan lägga till resultatenheter och kostnadsbärare. Läs mer i avsnittet Resultatenheter om hur du kan arbeta med resultatenheter.

Genom att avmarkera rutan Använd resultatenheter inaktiveras alla inställningar för resultatenheter och menyvalet Bokföring - Resultatenheter är inte längre synligt. Alla uppgifter du lagt in under resultatenheter sparas om du vill aktivera funktionen igen.

När du markerar rutan Använd projekt visas menyvalet under Bokföring - Projekt.

Genom att avmarkera rutan Använd projekt inaktiveras alla inställningar för projekt och menyvalet Bokföring - Projekt är inte längre synligt. Alla uppgifter du lagt in under projekt sparas om du vill aktivera funktionen igen.

Läs mer i avsnittet Projekt och på vismaspcs.se.

Markera rutan om du vid varje lönetillfälle vill boka upp en semesterskuld och beräkna arbetsgivaravgift på beloppet. När du betalar ut semester till den anställde minskar då den bokförda skulden och kostnaden. Läs mer i avsnittet Uppbokning av semesterskuld.

All personalskatt bokförs på detta konto oavsett om det är tabellskatt, engångsskatt eller frivillig skatt.

Kontot för uppbokning av öresavrundning används på lönekörningens bokföringsunderlag.

Kontot som väljs här används för att boka bort avrundningen som kan uppstå vid beräkning av arbetsgivaravgiften på lönekörningens bokföringsunderlag.

Beräknade belopp för arbetsgivaravgift, särskild löneskatt och ålderspensionsavgift bokförs mot bokföringskontot i fältet.

Beräknad arbetsgivaravgift på utbetald bruttolön och förmåner bokförs på kontot i fältet.

Kontot används för att bokföra arbetsgivaravgifter för personer födda 1938-1956.

Kontot används för att bokföra särskild löneskatt för personer födda 1937 eller tidigare.

Det finns företag i vissa branscher som berättigas till ett regionalt stöd.

Det finns företag som har rätt att göra avdrag för arbete med forskning och utveckling.

Växa-stöd innebär att företaget betalar en lägre arbetsgivaravgift (10,21 procent) under 24 månader för den första anställda. Enligt en ny tillfällig regel så innefattas även den andra som anställs i företaget under perioden 1 juli 2021 - 31 december 2022.Läs mer i avsnittet Växa-stöd för första anställda.

Semesterskulden för tjänstemän och arbetare motkonteras mot kontot i Upplupna semesterlöner.

Arbetsgivaravgiften för semesterkulden motkonteras mot kontot i Beräknade upplupna arbetsgivaravgifter.

Kontot används för att boka semesterkostnaden för tjänstemän.

Kontot används för att boka semesterkostnaden för arbetare.

Kontot används för att bokföra arbetsgivaravgifter på den beräknade semesterskulden.

Här visas alla lönearter för anställda med anställningsstypen Komplett. Läs mer i avsnittet Lägg till eller redigera uppgifter för anställd.

Fliken Grunduppgifter

Löneart

Numret på alla standardlönearter består av fyra siffror och går inte att ändra.

Benämning

Löneartens namn går att ändra och/eller komplettera.

Typ

Här visas vilken kategori lönearten tillhör. Lönearterna är numrerade efter typ.

Enhet

Vilka enheter du kan välja mellan beror på vilken typ av löneart du arbetar med.

Skatt

För de flesta standardlönearter går det inte att ändra inställning i fältet Skatt, men det finns några undantag. Ett exempel är lönearten Bonus.

Ruta AGI

Fältet används för anställda som ska redovisas i individuppgiften i arbetsgivardeklarationen. Beloppet som anges när lönearten används på ett lönebesked redovisas sedan i den rutan när arbetsgivardeklarationen hämtas för redovisningsperioden.

De lönearter som ska redovisas på arbetsgivardeklarationen styrs till bestämda koder enligt Skatteverkets regler. Några av valen är kombinerade, vilket innebär att flera fält kan påverkas.

Ett snedstreck mellan fälten betyder "eller". Exempel: 011/131 innebär att 011 eller 131 kommer att användas. Koden som visas efter snedstrecket innebär att ersättningen inte kommer att ligga till grund för beräkning av arbetsgivaravgiften. Detta gäller dels när man använt en löneart som har en markering för Arbetsgivaravgift under Påverkar underlag för och dels om den anställde har inställningen Ingen arbetsgivaravgift under Arbetsgivaravgiftunder Anställda på fliken Skatt.

Ett kommatecken mellan fälten betyder "och". Exempel: 013/133, 048 innebär att 013 eller 133 och 048 kommer att användas.

Beräkningsformel

Resultatet av en beräkningsformel kan antingen visas som ett à-pris eller belopp på lönebeskeden.

Personalkategori

Här visas om lönearten ska användas för arbetare och/eller tjänstemän. När du registrerar lön för en anställd och söker efter lönearter visas bara de lönearter som är markerade för den anställdes personalkategori och löneform.

Löneform

Här visas också om lönearten ska används för anställda med fast månadslön och/eller för anställda med timlön. När du registrerar lön för en anställd och söker efter lönearter visas bara de lönearter som är markerade för den anställdes personalkategori och löneform.

Påverkar underlag för

Inställningar för lönearter påverkar inställningarna för ackumulatorer och kan påverkas så att belopp eller antal ökar eller minskar. Värden i ackumulatorer används för rapportering på utskrift eller på fil. Arbetsgivardeklarationen, frånvarolistan, skatteberäkningar med mera hämtar uppgifter från anställdas ackumulatorer.

Arbetsgivaravgift	Ackumulatorn Underlag för arbetsgivaravgift ökar eller minskar med löneartens belopp.
Rapportering till Fora	Ackumulatorn Fora, belopp ökar eller minskar med löneartens belopp. Värdet i ackumulatorn används för rapportering till Fora AB.
Avdrag för utgifter i arbetet	Ackumulatorn Underlag för tabellskattegrundande avdrag för utgifter i arbetet ökar eller minskar med löneartens belopp. Värdet i ackumulatorn används för beräkning av skatt för anställda som har skattejämkning för utgifter i arbete.
Semestergrundande lön	Ackumulatorn Semestergrundande lön ökar eller minskar med löneartens belopp. Värdet i ackumulatorn används för beräkning av semesterlön och semesterersättning.
Semestergrundande rörlig lön	Ackumulatorn Semestergrundande rörlig lön ökar eller minskar med löneartens belopp. Värdet i ackumulatorn används för beräkning av rörlig semesterlön.
Semestergrundande tid	Ackumulatorn Semestergrundande tid ökar eller minskar med löneartens kvantitet. Värdet i ackumulatorn används för beräkning av semesterdagar och semesterlön.
Semestergrundande frånvaro	Ackumulatorerna Semestergrundande frånvaro, timmar, Semestergrundande frånvaro, hela arbetsdagar och Semestergrundande frånvaro, hela kalenderdagar ökar eller minskar med löneartens kvantitet. Värdena i ackumulatorerna används för beräkning av semesterdagar och semesterlön.

Fliken Egna inställningar

Här kan du göra inställningar för standardlönearter och egna lönearter.

Ska visas på utskrift av lönebeskedet

Här kan du välja om lönearten ska skrivas ut på lönebeskedet eller ej. Rutan är markerad som standard, men om lönearten inte ska skrivas ut på lönebeskedet avmarkerar du rutan.

Ett exempel på när det kan vara bra att inte skriva ut lönearten på lönebeskedet är när semesteravdrag och semesterlön tar ut varandra. Då kanske du bara vill skriva ut lönearten för semestertillägget.

Bokföring

Alla lönearter har ett standardkonto för bokföring som hämtats från den kontoplan du valde när du skapade ditt företag.

Hämta i första hand personligt bokföringskonto

Om du per anställd vill välja vilket bokföringskonto de anställdas löner ska bokföras på anger du ett konto vid fältet Personligt bokföringskonto under Anställda, fliken Lön. När du sedan markerar Hämta i första hand personligt bokföringskonto här så används den anställdes personliga bokföringskonto istället för löneartens standardkonto.

Om rutan inte markeras används standardkontot för lönearten.

Resultatenhet och projekt hämtas utan att du behöver göra några markeringar på lönearten.

Välj vilket konto som ska användas om

Här väljer du bokföringskonto om Hämta i första hand personligt bokföringskonto inte är markerat och det inte finns något personligt bokföringskonto angivet i anställningsregistret. Om lönearten inte ska användas både för arbetare och tjänstemän behöver du bara välja konto för den personalkategori som lönearten ska användas för.

Egna anteckningar

Här kan du göra noteringar på standardlönearter och egna lönearter. Det är exempelvis bra att anteckna datum för när du har skapat en ny eller ändrat en löneart.

Här visas alla lönearter för anställda med anställningsstypen Förenklad. Läs mer i avsnittet Lägg till eller redigera uppgifter för anställd.

För personalkategori

Här visas om lönearten ska användas för arbetare och/eller tjänstemän. När du registrerar lön för en anställd och söker efter lönearter visas bara de lönearter som är markerade för den anställdes personalkategori.