Checklista när anställd slutar (anställningstypen Förenklad)

1. Välj Lön Smart - Anställda.
2. Markera den anställde i listan och välj fliken Anställning.
3. Ange datum då den anställde slutar vid fältet Anställd t.o.m.
4. Välj av vilken anledning den anställde slutar under Anställning avslutas p.g.a.

För arbetare behöver du avsluta månadsrapporteringen till Fora.

1. Välj Lön Smart - Anställda.
2. Markera den anställde i listan och välj fliken Rapportering.
3. Välj ett slutdatum vid Ansluten till Fora.
4. Klicka på Spara.

Om en löneadministratör slutar i företaget ska behörigheten tas bort i Visma Lön Smart och för Mina tjänster.

Gör så här:

1. Gå in på vismaspcs.se.
2. Välj Mina tjänster.
3. Byt administratör för Mina tjänster. Läs mer i avsnittet Byt administratör i hjälpen för Mina tjänster.

Slutlönen betalas ut på lönebeskedet månaden efter att den anställde slutar. Det görs för att alla avvikelser och händelser ska kunna justeras och betalas ut på slutlönen.

1. Välj Lön Smart - Lönekörningar.
2. Klicka på Ny lönekörning.
3. Se till att de anställda som ska vara med i lönekörningen har en markering i kolumnen till vänster.
4. Klicka på Skapa.

5. Klarmarkera lönebeskedet när du är klar med alla registreringar.
6. Klicka på Gå till Betala och bokför för att skicka betalningen till banken, bokföra och skicka lönebesked.

1. Välj Lön Smart - Anställda.
2. Markera den anställde i listan och välj fliken Anställning.
3. Markera rutan Har slutat och slutlön är utbetald.

Det går inte att ta bort uppgifterna för en anställd från löneprogrammet, men när rutan Har slutat och slutlön är utbetald kan du avidentifiera den anställdes uppgifter. Läs mer i avsnittet GDPR i Visma Lön Smart.

När uppgifterna är avidentifierade syns inte den anställde i anställningsregistret. Vill du ta med uppgifterna vid utskrift av rapporter kan du markera rutan Ta även med anställda som har slutat när du skapar rapporten.

Enligt GDPR får personuppgifter sparas så länge arbetsgivaren behöver uppgiften för att fullgöra rättsliga skyldigheter, lagar och förordningar. Personuppgifter som behandlas i löneprocessen anses som underlag som kan behövas för att styrka utfall i händelse av revision, tvist och kontroll av att rättsliga åtagande är uppfyllda. När personuppgifter finns registrerade och är kopplade till lönetransaktioner i löneprocessen kan den anställde därför inte hävda rätten till att få personuppgifter kopplade till lönehändelser raderade.

När en anställd slutar på företaget ska du dock radera information som inte är nödvändig att spara. Nedan följer vår rekommendation för vilken information som ska raderas.

Uppgifter att radera direkt när slutlönen är utbetald

Uppgifter i följande fält under Lön Smart - Anställda bör raderas när slutlönen är utbetald.

• Utbetalning till ska ändras till Kontant så att inställningar under Clearingnummer och Kontonummer raderas (fliken Lön)
• Anteckningar (fliken Personuppgifter, såsom exempelvis kontaktuppgifter till anhörig

Uppgifter att ta bort ett år efter att en anställd har slutat

Kontakt- och adressuppgifter ska sparas ett år efter att en anställd slutat på företaget. Informationen i följande fält under Lön Smart - Anställda på fliken Personuppgifter bör då raderas:

• Postadress
• Postnummer
• Ort
• Land
• Telefon
• Mobiltelefon
• E-postadress

Vi rekommenderar att du skapar en årlig rutin för att se över och radera information för anställda som har slutat under föregående år.